7 Faktoren einer guten eMail

29.04.2015 / ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

Dieser Artikel ist Teil 3 von 4 der Serie eMails im Griff

Letzte Woche – im zweiten Teil der Serie “eMails im Griff” ging es um die Frage, wann eMails das richtige Kommunikationsmittel sind und wann wir uns mit Ihnen beschäftigen sollten. Falls du die ersten beiden Teile verpasst hast, dann kannst du sie hier (Teil 1) und hier (Teil 2) nachlesen.

Heute geht es nun um die Frage, was eine gute eMail ausmacht. Wie kannst du sichergehen, dass der Empfänger auch ohne Probleme versteht, was du von Ihm willst.

 

1) Wähle die Empfänger sorgfältig aus

Eine gute eMail beginnt natürlich immer beim Empfänger deiner Nachricht, denn was du sagst soll ja auch von den richtigen Personen gehört werden. Frage dich also: Wer soll diese Nachricht bekommen bzw. wer benötig sie wirklich?

Als wir noch Briefe verschickt haben war uns der richtige Adressat klar und wichtig. Wir haben den Brief ja nicht einfach noch an 5 weitere Personen verschickt. Bei eMails fällt uns das aber deutlich schwerer und so verschicken wir viele Nachrichten, die für die Empfänger nicht relevant sind.

Grundsätzlich solltest du also nur diejenigen Personen in “CC” nehmen, für welche die Nachricht auch wirklich wichtig ist. Gleiches gilt für das Weiterleiten von Nachrichten. Überlege dir gut, ob du deinem Gegenüber einen Gefallen damit tust, oder ob du einfach einen weiteren Tropfen in die eMail-Flut gibst.

 

2) Schreibe die eMail FÜR den Empfänger!

Klar, in vielen eMails willst DU etwas von deinem Empfänger. Trotzdem solltest du dich aber darauf konzentrieren, dass du die eMail FÜR den Empfänger schreibst. Mache es ihm leicht, deine eMail “aufzunehmen”.

Versetze dich also in seine Lage und überlege dir, welche Informationen ihr beide habt und über welche Informationen nur du verfügst. Viele Nachrichten werden so geschrieben, dass der Gegenüber – aufgrund von fehlenden Informationen – die eMail gar nicht richtig verstehen kann. Daraus ergeben sich viele Rückfragen und Missverständnisse, die weitere eMails nach sich ziehen.

Mit einer gut formulierten eMail kannst du mindestens zwei weitere eMails vermeiden (die Rückfrage und die darauf folgende Antwort). Frage dich also immer, ob deine eMail verständlich ist und ob auch klar ist, was die nächsten Schritte sein sollten (und wer für diese die Verantwortung trägt).

 

3) Antizipiere – Welche Fragen wirft deine eMail auf?

Dieser Punkt ist gerade schon einmal angeklungen. Er ist aber so wichtig, dass er einen eigenen Unterpunkt bekommt!

Frage dich immer, welche Fragen deine eMail aufwirft und versuche diese gleich zu beantworten. Falls du beispielsweise per eMail eine Termineinladung für eine Besprechung verschickt, dann hänge möglichst gleich die Agenda an und schreibe auch klar, wer bis wann welche Vorbereitungen erledigen sollte.

 

4) Wähle einen sinnvollen Betreff!

Nachdem du den Ihnalt deiner eMail fertig hast, kannst du dich um einen weiteren extrem wichtigen Punkt kümmern: den Betreff.

Warum ist der Betreff so wichtig? Du kennst es sicherlich aus Erfahrung. Du stehst unter Zeitdruck und in deinem Postfach stapeln sich unzählige ungelesene (und unbearbeitete eMails). Da dir aber die Zeit fehlt, alle eMails gründlich durchzusehen, überfliegst du nur die Betreff-Zeilen, um zu erkennen, welches die wichtigsten eMails sind.

Ein Betreff wie “Fwd: Re: Re: Fwd: Re: Es geht um das Meeting das wir am Mittwoch angesetzt haben” wirst du mit größter Wahrscheinlichkeit links liegen lassen, auch wenn die Information in der eMail noch so wichtig sein mag.

Aus diesem Grund solltest du aussagekräftige Berteffzeilen schreiben, die dem Empfänger gleich klar machen, um was es sich dreht. Fasse wenn möglich die gesamte eMail zusammen, so dass der Empfänger (zur Not) die Details gar nicht mehr lesen muss (Beispiel: Ich nehme am Treffen am 23.8. teil!).

Zudem kannst du auch Schlagworte in den Betreff schreiben, wie beispielsweise ERLEDIGEN, INFO oder ENTSCHEIDEN. Hier solltest du auch – zumindest, wenn es um deine Kollegen geht – auf Höflichkeitsfloskeln wie “BITTE ERLEDIGEN” verzichten.

Schreibe den Betreff auch immer erst am Ende einer eMail, dann weißt du nämlich genau, um was es geht. Manchmal ändert sich der Fokus einer eMail ja während des Schreibens. Wenn du dann schon den Betreff hast, passt dieser möglicherweise nicht mehr ganz zur eMail.

 

5) Optimiere den Inhalt der eMail für “scanning”.

Nachdem du nun den Betreff optimiert hast, solltest du das auch für deinen eMail-Text machen. Gib deinem Leser die Chance die wichtigen Informationen durch “scanning” – also überfliegen der Nachricht – zu erfassen.

Nutze also Überschriften für wichtige Absätze, verwende Aufzählungspunkte und setze wichtige Wörter fett, oder färbe sie sogar rot ein.

Je einfacher und schneller dein Leser die wichtigen Punkte erkennen kann, desto wahrscheinlicher ist es auch dass er diese erledigen oder beantworten kann. Damit machst du also ihm und dir das Leben leichter!

 

6) Eine eMail = ein Anliegen

Kurz und knapp: schreibe immer eine eMail für ein Anliegen! Nicht mehr…

Denn wenn in einer eMail mehrere verschiedene Aufgaben enthalten sind, dann ist es für den Empfäger schwer den Überblick zu behalten. Welche der Aufgaben sind schon erledigt und welche nicht? Gerade bei umfangreicheren Anfragen wird das schnell zum Problem. Außerdem steigt so auch die Gefahr, dass etwas übersehen wird.

Also: eine eMail sollte immer nur eine Aufgabe (oder Anliegen) enthalten!

Durch dieses Vorgehen bekommt dein Gegenüber zwar mehr eMails, er kann diese aber viel einfacher erledigen und den Überblick behalten. Wenn eine eMail nämlich aus nur einer Aufgabe besteht, dann kann man diese beispielsweise direkt als Aufgabe an seine ToDo-Liste weiterleiten. So behält man viel einfacher den Überblick.

 

7) Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Kommunikation

Jeder von uns bekommt immer wieder ähnliche eMail-Anfragen. Wenn du nun für diese wiederkehrenden Anfragen verschiedene Antwort-Vorlagen erstellst, dann kannst du dir extrem viel Zeit ersparen.

Bei vielen Anfragen musst du nämlich nicht die ganzen Antwort neu verfassen. Meist reicht es schon aus, wenn du an einer Vorlage kleine Anpassungen vornimmst. Dies könnte das Einfügen des Empfängernamens oder das Ändern kleiner inhaltliche Details sein.

Deshalb würde ich dir empfehlen über eine (oder mehrere Wochen) darauf zu achten, welche Muster du in deinen eMails erkennen kannst. Du wirst erstaunt sein, wie viele ähnliche eMails du bekommst.

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – veggiegretz


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