Projektmanagement mit Asana 
(+ Bonus PDF)

01.07.2015 / Premium, Tooltipp

Gleich zu Beginn: Nein, heute geht es nicht darum, wie dir „überwiegend ruhende Körperstellungen im Yoga“ (= Asanas) beim Projektmanagement helfen können. Obwohl, das Thema wäre auch mal einen Blog-Artikel wert. 🙂

Heute geht es um das online Projektmanagement-Werkzeug Asana, das entwickelt wurde, um „Teams eine mühelose Zusammenarbeit“ zu ermöglichen.

 

WAS IST ASANA?

Einfach ausgedrückt handelt es sich bei Asana um eine Art System zur Verwaltung deiner verschiedenen ToDo-Listen. Dieses System wurde jedoch mit vielen ungeheuer nützlichen Funktionen so erweitert, dass es Teams eine effizientere Koordination ihrer verschiedenen Aufgaben ermöglicht.

Richtig genutzt kann es Teams dabei helfen:

  • weniger Zeit für arbeitsrelevante Koordinierungs-Tätigkeiten (wie Team-eMails lesen, Status-Meetings abhalten, etc.) aufzuwenden und
  • mehr Zeit mit der Erreichung der eigentlichen Ziele zu verbringen.

Asana ist also ein internetbasiertes Teamwork- und Projektmanagement-System und ist für kleinere Teams bis 15 Personen (Stand: Juli 2015) sogar kostenlos ist. Zu den bekanntesten Kunden von Asana gehören u.a. DropBox, Pinterest, Uber und AirBNB.

 

Ein kurzer Überblick – Die Hierarchieebenen in ASANA

Asana hat verschiedene Hierarchieebenen, die dir dabei helfen den Überblick über deine Arbeitsbereiche und Projekte zu behalten:

Ganz oben stehen die Arbeitsplätze (Workspaces) bzw. Organisationen (Organizations). Darin befinden sich deine Projekte, die wiederum aus Aufgaben bestehen. Aufgaben können wiederum in Unteraufgaben unterteilt werden.

  • WAS IST DAS BESONDERE AN„ORGANIZATION“?
    Wenn du dich mit einer eMail-Adresse deiner Firma oder Organisation (d.h. also dein.name@deineorganisation.de) anmeldest hast, dann wird Asana bereits automatisch eine Organisation für dich erstellt haben. Alle Personen, die sich mit einer eMail-Adresse der selben Organisation anmelden (d.h. mit einer eMail-Adresse, die auf @deineorganisation.de endet), werden automatisch ebenfalls zu dieser Organisation in Asana hinzugefügt.
  • TEAMS – ZUR WEITEREN UNTERTEILUNG EINER ORGANISATION
    Jede Organisation kann in verschiedene sogenannte „Teams“ unterteilt werden. Jedes dieser Teams hat seine eigenen Mitglieder und Projekte. Sie sind also so etwas wie Abteilungen. Also beispielsweise Buchhaltung oder Öffentlichkeitsarbeit, etc.
  • WAS IST EIN „WORKSPACE“?
    Arbeitsplätze (in Asana „Workspaces“ genannt) sind ganz ähnlich wie Organisationen. Sie sind auch auf der gleichen Hierarchieebene angesiedelt. Arbeitsplätze werden für diejenigen Personen erstellt, die sich mit einer „allgemeinen“ eMail-Adresse (wie beispielsweise von Anbietern wie Google, Yahoo, Web.de, etc.) bei Asana anmelden. Der Hauptunterschied zu Organisationen besteht darin, dass die Arbeitsplätze nicht weiter in Teams unterteilt werden können, d.h. „nur“ noch eine Liste einzelner Projekte beinhalten. „Workspaces“ bieten sich also hervorragend für die verschiedenen privaten Arbeitsbereiche an.

 

DEN ÜBERBLICK BEHALTEN – My Tasks, My Inbox & My Dashboard

Nachdem wir nun geklärt haben, was der Unterschied zwischen Organisationen und Arbeitsplätzen ist, können wir uns näher mit den Möglichkeiten innerhalb eines solchen Bereichs beschäftigen:

  • MY TASKS
    In diesem Bereich werden dir alle deine (dir zugewiesenen) Aufgaben angezeigt. Diese Liste kannst du nach verschiedenen Regeln – wie beispielsweise anhand ihres Fälligkeitsdatums oder nach Projekten, etc. – sortieren.
 Diese Liste hilft dir also dabei, all deine Aufgaben immer im Blick zu behalten und deshalb solltest du dir hier auch am Besten jeden Morgen einen Überblick über anstehende Aufgaben verschaffen.
  • MY INBOX

    Wie es der Name schon andeutet, handelt es sich bei diesem Bereich um die Nachrichtenzentrale in Asana. Ähnlich wie bei deiner eMail-Inbox landen hier alle für dich interessanten Nachrichten.

 Das Gute an der Asana-Inbox ist, dass sie keine „aufdringlichen Bemerkungen“ von sich gibt und dich somit auch nicht aus deiner Konzentration reißt. Die Nachrichten warten also so lange auf dich, bis du für sie „bereit“ bist und sie dir „abholst“.
  • MY DASHBOARD

    In diesem Bereich kannst du dir schnell einen Überblick über die wichtigsten Projekte verschaffen.
U.a. siehst du dort wer für das Projekt verantwortlich und wie der aktuelle Status ist. Zudem siehst du, bis wann das Projekt abgeschlossen sein muss und wie viele Aufgaben noch offen sind.

 In der kostenlosen Version von Asana kannst du bis zu drei Projektdashboards nutzen. Wenn du mehr benötigst, dann musst du auf die Premiumversion upgraden.

Asana - My Inbox, etc

 

Projekte

Projekte bestehen an sich „nur“ aus einzelnen Aufgaben bzw. Aufgaben-Paketen. Es gibt aber – im Vergleich zu „normalen“ To-Do-Listen – einige hilfreiche Zusatzfunktionen:

Jedem Projekt kann beispielsweise ein Projektverantwortlicher (PROJECT OWNER), ein Fälligkeitsdatum (DUE DATE) sowie eine Projektbeschreibung (DESCRIPTION) hinzugefügt werden.

Zudem gibt es den Projektstatus (der aus drei Farben – grün, orange, rot – und einer Statusnachricht besteht). Als letztes gibt es noch einen „Progress“-Bereich, der dir über ein sogenanntes „Burndown Chart“ anzeigt, wie sich dein Projekt entwickelt.

 

Aufgaben (Tasks)

Jetzt kommen wir zum eigentlichen Herzstück von Asana – den Aufgaben.

Innerhalb von Projekten kannst du deine Aufgaben eintragen. Soweit nichts außergewöhnliches, aber: Asana ist aufgebaut, wie ein ganz normaler Texteditor und es wurde viel Wert auf Geschwindigkeit gelegt!

Das heißt, sobald du etwas in eine Zeile schreibst, wird dies von Asana als Aufgabe gespeichert. Du musst also nichts weiteres machen! Nur wenn du eine neue Zeile für eine neue Aufgabe erstellen willst, musst du die Enter-Taste drücken.

Diese Art des Eingebens von Aufgaben macht es dir wirklich einfach – gerade am Anfang eines Projektes – eine ganze Liste von Aufgaben in kürzester Zeit in Asana „hineinzubrainstormen“.

Für jede Aufgabe kannst du weitere Details hinzufügen. U.a. sind dies:

  • der Verantwortliche,
  • ein Fälligkeitsdatum (Due Date) sowie
  • einen Fälligkeitszeitpunkt (Due Time), sowie
  • eine Aufgabenbeschreibung und
  • Unteraufgaben (falls du die Aufgabe noch weiter unterteilen willst).

Zudem kannst du Dateien anhängen und unter der Aufgabenbeschreibung findest du das Feld für die Kommentare und den sogenannten „activity feed“. Hier werden alle Entwicklungen protokolliert, so dass du und deine Kollegen immer nachverfolgen können, wie sich diese Aufgabe entwickelt hat.

Asana - Project + Task

 

Die Suchfunktion

Die Suchfunktion ist ein wichtiges und sehr mächtiges Werkzeug in Asana. Du kannst ganz einfach die Namen von Aufgaben, Projekten, Tags und Mitarbeitern in das Suchfeld eingeben und bekommst sofort die passenden Ergebnisse angezeigt.

Um eine Volltextsuche durchzuführen – d.h. die Suche auch auf Notizen und Kommentare auszuweiten – klicke auf „Advanced Search“ und gebe dann deine Suchanfrage innerhalb des „Contains the words“-Feldes ein. Als Ergebnisse werden dir dann die Namen der jeweiligen, zur Suche passenden Aufgaben und Unteraufgaben angezeigt.
Wenn du ausgefeiltere, komplexere Suchanfragen nutzen willst, dann kommen die sogenannten „Search Views“ ins Spiel. Hier kannst du deinen Wünschen freien Lauf lassen.

Um eine Suchansicht zu erstellen, klicke wieder auf „Advanced Search“ und fülle die für die Suche notwendigen Suchkriterien ein und klicke auf „Search“. Die Suchansicht erscheint dann in der mittleren Spalte.

Jede Suchansicht kann dann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Dies sind u.a. Verantwortlicher (Assignee), Projekt, Fälligkeitstermin (Due Date), letzte Veränderung, Datum der Erstellung oder der Erledigung.

Um eine Suchansicht zur regelmäßigen Nutzung zu speichern, klicke einfach auf den Stern und gib der Suchansicht einen Namen.

  • FINDE AUFGABEN, DIE KEINEN VERANTWORTLICHEN HABEN
    Jede Aufgabe sollte eigentlich einen Verantwortlichen haben, so dass die Aufgabe nicht „unter die Räder“ kommt. Um nach Aufgaben zu suchen, die keinen Verantwortlichen haben, gebe im „Assigned to“-Feld „nobody“ ein.
  • BEHALTE DELEGIERTE AUFGABEN IM BLICK

    Wer viele Aufgaben an seine Kollegen delegiert, muss sicherstellen, dass er den Status dieser Aufgaben auch im Blick behält. Um hierfür eine Suchansicht zu erstellen, wähle im Feld „Assigned to“ „Not Me“ aus. Danach klickst du auf „Search by Another Field“, wählst dort „Assigned by“ und trägst dich nun in dieses Feld ein. Wenn du dann das Ergebnis beispielsweise nach Fälligkeitstermin sortierst, dann erkennst du sofort, wo du evtl. noch um ein Statusupdate bitten musst.
  • SUCHE ALTE AUFGABEN

    Welche deiner Aufgaben warten schon lange auf Erledigung? Um das herauszufinden, erstelle eine Suchansicht und wähle „Tasks I Created by Creation Time“.

 

Mit Asana mobil unterwegs

Wer sich seine Aufgabenverwaltung nach Getting Things Done (GTD) oder ähnlichen Systemen organisiert, wird wissen, dass es essenziell für eine Aufgabenverwaltung ist, dass sie zu jeder Zeit und an jedem Ort verfügbar ist. Da wir in unserer heutigen Zeit fast alle immer unser Smartphone in der Tasche haben, macht es Sinn sich auch die kostenlose Asana-App (für Android oder iOS) zu installieren.

 

FAZIT: ASANA – (Virtuelle) Teamarbeit leicht gemacht

Asana hilft dir dabei deine Projekte und Aufgaben zu planen und jederzeit den Überblick zu behalten. Die Möglichkeit des Teamworks ist meines Erachtens sehr gut gelöst und – gerade international verstreute – Teams können ihre Zusammenarbeit über Asana sehr effizient gestalten.

Hier noch kurz die wichtigsten Vor- und Nachteile von ASANA:

  • Schnelle Arbeitsabläufe durch viele Shortcuts (siehe dazu auch das Premium-PDF).
  • Plattformübergreifend und mit Apps (für Android und iOS).
  • Jede Aufgabe hat einen eigenen „activity feed“ – so können deren Entwicklungen nachverfolgt werden und es erleichtert die Zusammenarbeit im Team.
  • Ständige Weiterentwicklung des Systems (mit neuen und guten Funktionen).
  • Asana-Guide – sehr umfangreiche Hilfeseiten mit vielen Beispielen und Videos.
  • Projekte können als Vorlagen gespeichert werden (ideal für Checklisten).
  • KOSTENLOS (für bis zu 15 Personen).

  • Kein Offline-Zugang (ohne Internetzugang kommst du nicht an deine Daten).
  • Datenschutz? – Wie immer bei Online-Diensten (aus Amerika) sollte jeder für sich entscheiden, welche (sensiblen) Daten er speichern will. Da Asana aber auch viele zahlende Kunden hat, wird das Unternehmen beim Thema „Datenschutz“ versuchen keine „groben Fehler“ zu begehen.
  • Für Anfänger ist der Funktionsumfang zu Beginn „überwältigend“.
9 Experten-Tipps für maximalen Erfolg!

Mit diesen 9 Experten-Tipps für maximalen Erfolg kannst du noch mehr aus ASANA herausholen und deine Produktivität weiter steigern. So kannst du mit weniger Stress zu mehr Erfolg in deinen Projekten gelangen.


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