Was du für deine Arbeitsweise vom US-Militär lernen solltest!

01.04.2015 / FührungHinterlasse einen Kommentar

Du bist unzufrieden mit deiner Jobsituation. Fühlst dich eingeengt und hast das Gefühl, dass du deine Ideen nicht wirklich einbringen kannst?

Dann könnte es dir helfen, wenn du dich bei deiner Arbeit am us-amerikanischen Militär orientierst, um so mehr Motivation, Zufriedenheit und Freiheit im Job zu erreichen.

 

US-Militärdoktrin: Completed Staff Work

Der Schlüssel zu mehr Freiheit und Verantwortung liegt im Ansatz des Completed Staff Work. Es handelt sich hierbei um eine Management-Methode, die schon früh im US-Militär angewendet wurde. Sie findet aber auch darüber hinaus im “zivilen” Bereich viel Beachtung.

Completed Staff Work sieht vor, dass Angestellte ihre Vorschläge immer so ausarbeiten, dass die Vorgesetzten nur noch zustimmen oder ablehnen müssen. Das heißt also, dass Führungskräfte ohne große Diskussionen und weiterer Detailarbeit einfach “Ja” oder “Nein” sagen können.

Um nun an einen solchen Punkt zu kommen, musst du vorher folgende 5 Schritte durchlaufen:

  1. Analyse des Problems
  2. Eine Alternative präsentieren und Lösungen vorschlagen
  3. Aktionsplan – zur Umsetzung der Lösung – entwickeln
  4. Umfeld analysieren (politische, soziale, ökonomische Gegebenheiten einbauen)
  5. Vorschlag unterschriftsreif präsentieren

 

Was bringt dir – als Angestellter/m – Completed Staff Work?

Die fünf Schritte erscheinen nun erstmal nicht wirklich revolutionär. Manche würden sogar sagen, dass sie einfach nur nach mehr Arbeit für dich – und Entlastung für deine Chefin – klingen. Warum solltest du deine Arbeit aber trotzdem am Completed Staff Work ausrichten?

Ganz einfach: Wenn wir ein Problem erkennen, trauen wir uns oft nicht es selbst zu lösen (auch wenn wir die Befugnisse dazu hätten). Wir informieren dann lieber unsere Vorgesetze und erwarten von ihr eine Lösung präsentiert zu bekommen. In vielen Fällen wird die Chefin jedoch einfach nur uns mit der Problemlösung beauftragen.

Was würde jedoch passieren, wenn wir in solchen Situationen – wo die Problemlösung in unserem Einflussbereich liegt – gleich mit einer fertigen Lösungsstrategie zu unserer Chefin gehen würden? Was wenn wir sie einfach nur noch fragen müssten, ob sie uns für die Umsetzung dieser Lösung grünes Licht gibt?

Deine Chefin würde erkennen, dass du:

  • Initiative zeigst,
  • Probleme erkennst und
  • dann proaktiv gute Lösungen entwickelst (die auch ihr das Leben erleichtern).

Als Folge wird dir deine Chefin nach und nach immer mehr vertrauen und dir als weitere Folge immer wichtigere Aufgaben übertragen. Sie wird dir zudem mehr Freiraum in deiner Arbeit geben und es kann sogar sein, dass sie dich bei wichtigen Entscheidungen in Zukunft immer um Rat fragen wird.

 

Was bedeutet Complete Staff Work nun für dich?
Wenn du an einem Problem arbeitest, dann wirst du häufig an den Punkt kommen, an dem du denkst: “Das schaffe ich nicht” oder “Das ist unmöglich”. Diese Sätze solltest du jedoch direkt aus deinem Kopf verbannen. Ebenfalls solltest du das Wort “ABER” löschen, denn damit beginnen meist einfach nur Ausreden, warum du etwas nicht machen kannst.

Zu Beginn einer Lösungsfindung tritt diese Art der Frustration relativ häufig auf, aber nur wer sich dieser Frustration stellt, kann daran wachsen und Großes erreichen. Denn schon Cicero wusste:

“Je größer die Schwierigkeit, die man überwand, desto größer der Sieg.” – Cicero
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FRAGE NACH HILFE, WENN DU SIE BRAUCHST!
Zu Beginn solltest du also immer erst selbst versuchst das Problem zu lösen. Traue dir zu über dich selbst hinauszuwachsen. Rufe nicht vorschnell nach Hilfe, sondern versuche zuerst dein Bestes zu geben.

Diese Herangehensweise sollte aber natürlich nicht zu Selbstüberschätzung führen. Erkenne, wann du wirklich Hilfe benötigst und nehme sie dann auch in Anspruch. Frage jedoch nicht schon ganz am Anfang deine Vorgesetzte nach (schnellen) Lösungen. Es wäre zwar bequem, aber es bringt dich nicht weiter und deine Chefin wird dir so nie wirklich viel Verantwortung übertragen.

Wenn du neu an einem Problem arbeitest, dann wirst du vor vielen Fragen stehen. Je weiter deine Recherche jedoch vorankommt, desto mehr Fragen werden beantwortet.

Da deine Chefin später, wenn du deinen Lösungsansatz präsentierst – aller Wahrscheinlichkeit nach – ähnliche Fragen hat, solltest du am besten alle deine Fragen aufschreiben und – ganz wichtig – auch überlegen, welche speziellen Fragen sie haben wird. Versetze dich also auch in ihre Lage.

Versuche nun all diese Fragen zu beantworten.

Jedes Problem ist in einen Kontext eingebunden. Deshalb solltest du diesen auch genau untersuchen und dich u.a. fragen:

  • Gibt es jemanden, der von einer Problemlösung “bedroht” wird (oder sich auch nur bedroht fühlt)?
  • Gibt es andere Mitarbeiter oder Abteilungen die denken, dass die Lösung des Problems in ihrem Aufgaben- oder Einflussbereich liegt? Wenn ja, welche Beziehung hast du zu ihnen?
  • Gibt es “Experten” auf diesem Gebiet, die du verärgerst, wenn du sie nicht mit einbeziehen würdest?
Auf der Basis all deiner Fragen sowie der Umfeldanalyse, geht es nun an die Erarbeitung einer “umfassenden Lösung”, die folgendes enthalten sollte:

  • Problembeschreibung
  • Bewertung des Umfeldes
  • verschiedene Lösungsansätze (mit ihren Vor- und Nachteilen)
  • Empfehlung (welcher Lösungsansatz gewählt werden sollte)
  • Umsetzungsplan für diesen Lösungsansatz
  • Anhang (mit allen wichtigen Dokumenten)

Gerade dieser letzte Punkt ist wichtig. Denn wenn nicht alle wichtigen Unterlagen – auf die du in deinem Dokument verweist – im Anhang vorhanden sind, dann muss deine Vorgesetzte diese mühsam zusammensuchen.

ANTIZIPIERE DIE NÄCHSTEN SCHRITTE!
Für eine umfassende Lösung – im Sinne des Completed Staff Work – ist es wichtig, dass du vorhersiehst welche Arbeitsschritte deine Vorgesetzte zu diesem Thema noch zu erledigen hat. Diese Aufgaben solltest du dann möglichst gut vorbereiten und sie so entlasten.

Wenn das fertige Dokument beispielsweise von deiner Vorgesetzten an andere Entscheidungsträger weitergeleitet werden muss, dann solltest du schon das passende Anschreiben aufsetzen sowie die Adressen der Empfänger mitliefern.

Wenn du nun glaubst, dass du deine Arbeit erledigt hast, dann solltest du dich fragen:

“Wenn ich Entscheidungsträger wäre – und mich noch nicht detailliert mit diesem Problem beschäftigt hätte – könnte ich durch das vorbereitete Dokument mit gutem Gewissen eine Entscheidung treffen und voll dahinter stehen?”

Wenn nicht, solltest du das Dokument unbedingt nochmals überarbeiten, weil es nicht dem Completed Staff Work entspricht.

Du bist mit deinem Dokument zufrieden? Dann musst du es jetzt noch deiner Chefin präsentieren.

Wähle hierzu einen passenden Zeitpunkt für deine Präsentation. Versuche also nicht deiner Vorgesetzten zwischen Tür und Angel zu erklären, worum es geht. Lasse dir möglichst einen Termin geben und plane auch genügend Zeit für die Präsentation und mögliche Fragen ein!

Zu diesem Treffen solltest du auch alle Projektdokumente mitbringen. Nichts ist schlimmer, als wenn du während deiner Präsentation aus dem Zimmer rennen musst, um ein wichtiges Dokument zu holen.

ACHTUNG: Completed Staff Work unbedingt auch auf kleine Probleme anwenden!
Du musst nicht immer nur große Probleme mit Completed Staff Work angehen. Gerade im Kleinen kann die Methode ihre wirkliche Macht entfalten, denn wenn du deiner Chefin regelmäßig proaktiv gute Lösungen vorlegst und ihr so “den Rücken” freihältst, dann wirst du für sie immer wichtiger werden!
ZUSAMMENFASSUNG: WAS IST ALSO FÜR DICH DRIN?
Wenn du Completed Staff Work konsequent anwendest, wirst du:

  • deinen Einflussbereich Schritt für Schritt erweitern können (egal auf welcher Hierarchie-Ebene du stehst),
  • zudem deine Ideen besser einbringen können und
  • dadurch zufriedener in deinem Job sein.
  • Letztendlich könnte es sogar sein, dass DU deine Chefin führst (und nicht umgekehrt).

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – taliesin (http://www.maryrvogt.com)


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