Was du gegen ineffektive Meetings tun kannst (Teil 1 – Die Vorbereitung)

15.10.2014 / AllgemeinHinterlasse einen Kommentar

Was empfindest du, wenn du den Termin für die wöchentliche Teambesprechung in deinen Kalender einträgst?

Freust du dich darauf, weil diese zwei Stunden dich und dein Team wirklich weiterbringen? Oder merkst du schon, wie dir allein der Gedanke an diese Besprechung deine Kraft raubt? Bist du dir jetzt schon fast sicher, dass es wieder einmal keine wirklichen Fortschritte und Ergebnisse geben wird und du die Zeit doch besser für deine anderen Aufgaben nutzen könntest?

Wenn letzteres der Fall ist, dann bist du (leider) in guter Gesellschaft. Die meisten Menschen empfinden nämlich Besprechungen als unbefriedigend, ineffektiv und ineffizient und viele sehen Besprechungen deshalb sogar als reine Zeitverschwendung an.

Genau mit diesem Thema werde ich mich in den nächsten beiden Artikeln beschäftigen. Ich werde der Frage nachgehen, wie man mit relativ einfachen Mitteln die Qualität von Besprechungen deutlich steigern kann. In diesem 1. Teil geht es um die richtige Vorbereitung, denn nicht bzw. schlecht vorbereitete Meetings führen meist unweigerlich auch zu schlecht durchgeführten Meetings ohne gute Ergebnisse!

Ist die Besprechung wirklich nötig?

Bevor du eine Besprechung anberaumst, überlege dir genau, ob sie wirklich nötig ist. Das klingt zuerst mal wie eine Binsenweisheit, denn du setzt ja ein Meeting nicht an, weil du nichts besseres zu tun hättest. ABER, häufig sind Besprechungen schlicht und ergreifend gar nicht das beste Hilfsmittel, um deine Ziele zu erreichen. Gerade bei regelmäßigen Statusmeetings, würden manchmal auch kurze Reports per eMail ausreichen.

Überlege dir immer gut, was der Mehrwert der Besprechung sein soll und stelle den Mehrwert den Kosten gegenüber. Denn, wenn beispielsweise 10 Personen eine zweistündige Besprechung abhalten, dann sind das insgesamt schon 20 Arbeitsstunden (also eine halbe Woche Arbeitszeit einer Person). Wenn du das jetzt noch mit den Arbeitskosten deiner Kollegen multiplizierst, dann kostet eine Besprechung schnell einige hundert Euro.

Das soll nun natürlich nicht dazu führen, dass du dich mit deinem Team nur noch in digitaler Form austauschst, ganz und gar nicht! Es gibt sehr gute Gründe, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen und gemeinsam Lösungen zu erörtern, aber viele Besprechungen verkommen leider zu einem reinen Informationsaustausch, ohne großen Mehrwert für die verschiedenen Beteiligten. In diesen Fällen wären womöglich eMails (1) die bessere und (2) die günstigere Wahl gewesen!

Was ist das Ziel der Besprechung?

Die Frage nach der Notwendigkeit einer Besprechung ist eng mit der Frage nach dem Ziel verknüpft. Du solltest für jedes Meeting das genaue Ziel bzw. die Erwartungen kennen. Wenn hier Unklarheit herrscht, woran willst du dann eigentlich messen, ob die Besprechung auch “zielführend” war und was du das nächste Mal verbessern könntest?

Hier liegt leider aber häufig eine der größten Schwachstellen überhaupt und das Problem spiegelt sich auch schon im deutschen Wort “Besprechung” wieder. Das Ziel einer Besprechung ist nämlich nicht, dass man sich am Ende zu einem Thema besprochen hat. Damit ist nicht viel gewonnen! Das Ziel einer Besprechung sollte (fast) immer eine klare und eindeutige Entscheidung sein!

So schreibt u.a. auch Fred Kofman in seinem Artikel Cut Your Meeting Time by 90%: “The only goal for a meeting is ‘to decide and commit.’”. Um zu entscheiden, muss man natürlich Informationen teilen sowie Ideen und mögliche Optionen besprechen, aber am Ende sollte dann ganz klar eine Entscheidung stehen.

Mache dir also vor jedem Meeting klar, was das Ziel sein soll und kommuniziere dieses Ziel auch mit deinen Kollegen (oder Frage bei dem Initiator einer Besprechung nach)!

Welche Teilnehmer benötigst du?

Wenn du dir nun also über die Ziele der Besprechung im Klaren bist, dann solltest du dir gut überlegen, wer an der Besprechung alles teilnehmen sollte. Es geht also darum das richtige Team zu versammeln!

Die Gruppe sollte immer so klein wie möglich (aber so groß wie nötig) sein. Je größer die Teilnehmerzahl, desto schwieriger sind effektive Diskussionen zu erreichen. Eine Gruppengröße von ca. 10 Personen sollte – meines Erachtens nach – nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Zudem solltest du schon bei der Auswahl der Teilnehmer darauf achten, dass Personen, die “nicht miteinander können” – wenn möglich – nicht im selben Meeting anwesend sind. Wenn das jedoch nicht möglich ist, dann solltest du dir schon im Vorfeld über die möglicherweise daraus resultierenden Probleme im Klaren sein (und Gegenmaßnahmen vorbereiten).

In der Praxis sitzen in vielen Meetings aber leider standardmäßig (fast) alle Teammitglieder an einem Tisch. Zum einen, weil man ja meist keine klaren Ziele hat, welche eine Auswahl rechtfertigen würden und zum anderen, weil man ja wegen der “political correctness” nicht einfach einzelne Teammitglieder von einer Besprechung ausschließen kann, oder?

Doch das geht (und es geht ja auch gar nicht darum jemanden “auszuschließen”)! Denn es gibt wohl wirklich nur wenige Mitarbeiter, die gerne mehrere Stunden in einem Meeting sitzen das sie nicht interessiert und zu dem sie nichts beitragen können. Ich zumindest kann mir nur wenig kraftraubenderes als solche Besprechungen vorstellen!

Sicherlich sollte man aber eine solche geänderte “Einladungspraxis” (wie auch alle anderen hier genannten Veränderungen) nicht still und heimlich einführen, sondern es sollte zuerst im gesamten Team ein Konsens über diese “neuen” Regeln für Besprechungen erzielt werden.

Wenn dieser Konsens dann erreicht ist, werden dir deine Kollegen sogar eher dankbar dafür sein, dass sie nicht an jeder Besprechung teilnehmen müssen.

Grundsätzlich gilt bei der Teilnehmerauswahl:

An Besprechungen sollten man nur teilnehmen, wenn man (a) etwas beitragen oder (b) etwas lernen kann!
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Ist das nicht der Fall, dann sollte man sich schnellstmöglich wieder den wirklich wichtigen Dingen widmen!

Hast du ein Drehbuch für die Besprechung? (die Agenda)

Wie bei einem guten Film, ist auch bei einer Besprechung das Drehbuch (die Agenda) ein zentraler und nicht zu unterschätzender Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg einer Besprechung entscheidet.

Meistens reicht es hier schon, wenn du das Ziel der Besprechung, sowie die verschiedenen Tagesordnungspunkte auflistest (und diesen dann noch jeweils ein Zeitfenster zuweist).

Realistische Schätzungen für den Zeitbedarf sind Erfahrungswerte und werden dir besser gelingen, je mehr Übung du darin hast! Als Faustregel kann man jedoch immer eher etwas weniger Zeit einplanen, denn sonst kommt unweigerlich das das parkinsonsche Gesetz zur Geltung:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. (Parkinsonsches Gesetz)
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Natürlich solltest du aber auch nicht zu wenig Zeit einplanen, denn sonst musst du spätestens ab der Mitte der Besprechung durch die verbleibenden Tagesordungspunkte hetzen und erzielst nicht die gewünschten Ergebnisse. Wie bereits gesagt: Hier musst du (1) selbst Erfahrungswerte sammeln und (2) auf dein Gefühl hören!

Wichtig ist nun auch das “Drehbuch” rechtzeitig an deine “Darsteller” zu verschicken, denn nur so können sie sich auch auf ihren “Auftritt” vorbereiten. Hier bietet es sich auch an, den verschiedenen Personen spezielle, auf sie zugeschnittene Aufgaben zur Vorbereitung zu geben. Bei Meetings sollte nämlich gelten:

Bringe zu einem Meeting Lösungen mit! (denn die Suche nach Lösungen in einem Meeting ist meist Zeitverschwendung)
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Genau wie die Agenda sollten auch die zu besprechenden Inhalte möglichst frühzeitig an die Teilnehmer verschickt werden. Das bedeutet, dass du also mindestens 24 Stunden vor der Besprechung die Präsentationen verschicken solltest. So ermöglichst du den Teilnehmern, dass sie sich mit dem Thema auseinandersetzen und auch wirklich Lösungen mit in die Besprechung einbringen können.

Das Verschicken der Präsentationen heißt natürlich leider nicht, dass diese dann auch von allen gelesen werden. Um aber sicher zu gehen, dass jeder Teilnehmer weiß, worum es geht, kannst du zu Beginn der Besprechung eine ganz knappe Kurzpräsentationen halten (ca. 2–3 Minuten). Insgesamt solltest du aber dringend darauf Achten, dass Präsentationen nur dann gehalten werden, wenn sie (a) unbedingt nötig, (b) gut vorbereitet und (c) nicht länger als 2–3 Minuten lang sind (Tipp: Kurzzeitwecker benutzen!)

Wie lange soll nun aber die gesamte Besprechung dauern? Das kommt natürlich immer auf die Art und den Umfang der Besprechung an, aber mit einem Richtwert von 30–60 Minuten solltest du bei den meisten Besprechungen auskommen (natürlich nur, wenn sie gut vorbereitet sind und alle ihre “Hausaufgaben” gemacht haben). Bei Bedarf können auch deutlich längere Meetings angesetzt werden. Dann sollte es aber immer eine gute Begründung geben!

2–3 Minuten für eine Präsentation und 30–60 Minuten für ein ganzes Meeting klingt jetzt erst einmal nach sehr wenig Zeit. Sicherlich wird das auch nicht gleich beim ersten Meeting mit den “neuen” Regeln perfekt funktionieren. Aber gerade hier solltest du dich an das parkinsonsche Gesetz erinnern (siehe oben). Und gerade bei vielen “Spontan”-Präsentationen in Besprechungen, wird leider viel zu lange um den heißen Brei herumgeredet und die Zuhörer werden mit unnötigen Informationen gelangweilt.

 

Soweit nun also die Vorbereitungen für ein effektives und motivierendes Meeting.

Hier noch einmal die wichtigsten Fragen, die du dir bei der Vorbereitung einer Besprechung stellen solltest:
  • Ist die Besprechung wirklich nötig?
  • Was ist das Ziel der Besprechung?
  • Welche Teilnehmer benötigst du?
  • Hast du ein Drehbuch für die Besprechung? (die Agenda)
    (Wichtig: das frühzeitige Verschicken der notwendigen Informationen nicht vergessen!)

Im nächsten Artikel geht es dann weiter mit der Frage, was bei der Durchführung einer Besprechung alles zu beachten ist.

Wie bereitest du deine Besprechungen vor? Hast du noch weitere Tipps und Trick parat? Dann würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!


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