Wie ich die Dinge geregelt kriege (Getting Things Done – GTD)

18.03.2015 / Buchtipp, Prioritäten, ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

Bist du auch schon mal Nachts aufgewacht und hast dir gedacht: “Verdammt, ich wollte doch noch einen Freund anrufen, um unseren Wochenendausflug zu planen.”? Oder bist du schon mal im Getränkeladen gestanden und plötzlich fällt dir auf, dass du vorher im Supermarkt den Zucker vergessen hast?

Beispiele für diese störenden Gedankenblitze gibt es leider in allen Bereichen und in allen Lebenslagen. Das einzig Positive daran ist: Du bist damit nicht allein! Es geht uns allen so!

Doch wie bekommen wir diese Gedankenblitze in den Griff und schaffen in unserem Kopf endlich wieder schönes und sonniges Wetter?

 

Die Grundannahme

Das Problem ist, dass dein Gehirn nicht gut darin ist dich zur richtigen Zeit an die richtigen Dinge zu erinnern. Es kann sich zwar viel merken und ist hervorragend dafür geeignet Dinge zu planen und zu konzipieren. Es taugt aber wenig, wenn es als To-Do-Liste gebraucht wird.

Wenn dein Kopf nun aber schon vollgestopft ist mit deinen verschiedenen To-Do-Listen und sonstigen Aufgaben und Prioritäten, dann hast du ja gar nicht mehr die Möglichkeit wirklich kreativ und konzeptionell zu arbeiten.

Wie willst du denn in einem solchen vollgestopften Kopf noch mit den ganzen Ideen und Lösungsansätzen jonglieren? Wo soll denn noch der Platz sein für die “kreative Unordnung”, die du für die Lösung von Problemen schaffen musst?

Dein Kopf ist überlastet und du wirst also daran gehindert, dein geistiges Potenzial wirklich auszunutzen.

Genau hier setzt David Allen mit seiner “Getting Things Done”-Methode an. Für ihn ist es zentral, dass du deinen Kopf frei bekommst, um wirklich produktiv arbeiten zu können.

In GTD geht es also nicht darum, wie du arbeitest, sondern darum, wie du deine Aufgaben erfasst, organisierst und entscheiden kannst, was – in einem bestimmten Augenblick – deiner Aufmerksamkeit bedarf!

 

Die 5 Säulen des Getting Things Done (GTD)
Gleich dieser erste Punkt ist absolut zentral für die Methode. Alles muss aus deinem Kopf raus:

Erfasse! Alles! Überall und immer! Jede Idee. Jede Aufgabe. Einfach alles.
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Um das zu erreichen, musst du natürlich immer in der Lage sein, deine Ideen auch wirklich schnell aufzuschreiben. Deshalb sollte das bzw. die System(e), die du für GTD nutzt, auch in deinen verschiedenen Lebensbereichen funktionieren.

Während der Arbeit, kann es natürlich dein online Task-Manager sein. Wie sieht es aber in Besprechungen oder beim Spaziergang aus? Kannst du dort dein Handy mit der Taks-Manager-App nutzen, oder musst du hier einen kleinen Block und einen Stift bei dir haben?

Ganz egal für welches System, oder welche Kombination du dich entscheidest, du solltest nie an den Punkt kommen, an dem du sagst: “Ich schreibe mir das später auf.” Nur dann wird GTD auf lange Sicht für dich funktionieren können.

Was muss genau gemacht werden? Schreibe nicht einfach auf: “Frühjahrsputz”. Überlege dir, was die nächste wirkliche Aktion in diesem Projekt (oder dieser Aufgabe) ist. Für den Frühjahrsputz könnte es sein: “Im Supermarkt Fensterreiniger und Putzlappen kaufen”.

Wenn du etwas in weniger als 2 Minuten erledigen kannst, dann erledige es möglichst sofort. Denn das Eintragen einer Aufgabe sollte natürlich nicht länger dauern, als die Bearbeitung der Aufgabe selbst.

Frage dich auch: Muss ich diese Aufgabe wirklich selbst erledigen? Oder gibt es nicht jemanden, der sie für mich besser erledigen kann? Wenn möglich, dann delegiere die Aufgabe.

Im nächsten Schritt geht es um die systematische Einordnung dieser Aufgaben in Listen, sowie die Zuordnung von Prioritäten. Dort wo es möglich ist, solltest du auch ein Fälligkeitsdatum festlegen und Erinnerungen einstellen.

In diesem Schritt geht es also (noch) nicht darum, etwas von den Projekten zu bearbeiten. Nein, es geht darum diese ganzen Aufgaben und Ideen in die richtigen Schubladen zu legen. Und das so, dass du sie zur richtigen Zeit auch findest.

ACHTUNG:
Wichtig ist, dass du deine Inputs, die du über den Tag verteilt aufgeschrieben hast, auch wirklich in dein System einordnest. Denn nur, wenn in diesem System wirklich alles eingearbeitet ist, kannst und wirst du ihm vertrauen. Wenn du aber mehrere “Paralleluniversen” pflegst, dann wird das System früher oder später in sich zusammenbrechen.
Nun geht es an das regelmäßige (!) Überprüfen deiner Aufgaben-Listen. Dies kann täglich am Abend – zur Planung des nächsten Tages – sein. Du solltest aber mindestens einmal pro Woche eine ausführliche Überprüfung deiner Listen vornehmen.

ACHTUNG:
Dieser Schritt ist – wie auch der Erste – extrem wichtig. Leider wird seine Wichtigkeit aber immer wieder unterschätzt und dadurch wird das gesamte System (mehr oder weniger) wirkungslos.
Im letzten Schritt geht es nun an das wirkliche Abarbeiten. Suche dir also deine “nächsten Schritte” und setze sie um. Wenn du ein für dich passendes System erstellt hast, dann dürfte die Auswahl dieser Aufgaben auch kein größeres Problem mehr darstellen.

 

Los gehts! Nur wie? – Am besten ganz einfach.

David Allens System ist natürlich deutlich ausgefeilter und komplexer, als ich es hier dargestellt habe. Er nutzt beispielsweise – zusätzlich zu den Projektlisten – auch noch Kategorien für verschiedene Lebenskontexte, wie beispielsweise “Aufgaben am PC”, “Aufgaben am Telefon”, etc. Mehr dazu findest du u.a. in seinem Buch, das ich unten verlinkt habe.

Ich persönlich bin aber der Meinung, dass man die GTD-Methode gerade am Anfang nicht gleich zu kompliziert werden lassen sollte. Denn schon der gewissenhafte Umgang mit den oben genannten fünf Schritten ist – zumindest zu Beginn – eine gewisse Herausforderung.

 

Aus diesem Grund empfehle ich dir erst einmal mit 4 Oberkategorien zu starten:

DIE MONATS TO-DO-LISTE
Auf diese Liste kommen alle Aufgaben, die du im nächsten Monat erledigen willst. Sie sollte relativ überschaubar bleiben und möglichst nicht mehr als 25 offene Punkte beinhalten.
Diese Liste solltest du auch nicht leichtsinnig erstellen. Überlege dir gut, was auf die Liste kommt und warum. Denn wenn auf der Liste alles mögliche, nur nicht die wirklich wichtigen Dinge stehen, dann wirst du mit dieser Liste auch nicht wirklich arbeiten!

 

DIE TAGES TO-DO-LISTE
Diese Liste ist relativ schnell erklärt. Sie speist sich aus deiner Monats-To-Do-Liste sowie aus den sonstigen ungeplant und spontan anfallenden Aufgaben. Wichtig bei dieser Liste ist, dass:

  • Sie nicht zu lang wird.
    Sie sollte möglichst immer am Ende des Tages leer sein.
  • Du dir Prioritäten setzt.
    Welche Aufgaben muss ich zwingend erledigen? Was sind die drei Aufgaben, die ich erledigen muss, damit mein Tag erfolgreich war? Und so weiter…

 

DIE PROJEKTLISTEN
Die zweite Listen-Kategorie enthält deine verschiedenen Projekte. In jeder dieser Projektlisten kannst du dann die für dieses Projekt wichtigen Aufgaben und Informationen notieren. Aus diesen Listen nimmst du dann auch die Aufgaben für deine Monats-To-Do-Liste.

David Allen spricht in seinem Buch zwar davon, dass die meisten Menschen etwa 100 laufende Projekte haben, aber von denen ist mir zumindest noch keiner begegnet. Ich komme meist “nur” auf etwa 20–30 offene Projekte, obwohl ich ja glaube schon relativ viele offene Projekte zu haben.

 

DIE IRGENDWANN-LISTE
Diese Liste (bzw. Oberkategorie) ist für alles, was du möglicherweise einmal angehen willst, wofür du dich aber noch nicht wirklich entschieden hast. Hier kannst du also alles von einer möglichen Weltreise, bis zum Bungee-Sprung aufschreiben. Sei kreativ und sammle zukünftige Ideen 🙂

 

TÄGLICHE UND WÖCHENTLICHE ÜBERPRÜFUNG
Ganz wichtig ist nun, dass du JEDEN TAG – möglichst bevor du die Arbeit verlässt – sowie JEDEN FREITAG NACHMITTAG – bevor du ins Wochenende gehst – eine Überprüfung dieser Listen vornimmst:

  • Welche Aufgaben müssen von den Projektlisten auf deine Monats- oder Tages-To-Do-Liste?
  • Welche neuen Ideen müssen in dein System eingearbeitet werden?
  • Welche Ideen sollen von der Irgendwann-Liste in ein laufendes Projekt überführt werden?
  • Und welche Aufgaben sind möglicherweise nicht mehr relevant?

 

Zum Abschluss hier noch ein sehenswertes Video vom Meister selbst – David Allen – unter anderem zur Frage: Warum dreht sich ‘Getting Things Done’ nicht um getting things done!

 

Ich hoffe ich konnte dir mit dieser Einführung und mit meiner angepassten und vereinfachten Methode helfen deinen Kopf zu “entrümpeln”! Wenn du nun Lust auf mehr Getting Things Done hast: hier findest du noch David Allens Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege” und hier seine Webseite.

Wenn du Fragen oder eigene Erfahrungen zu GTD hast, freue ich mich natürlich immer über einen Kommentar! Viel Spaß nun beim Dinge geregelt bekommen. 🙂

Bildquelle (Titelbild): FreeImages.com/St. Mattox


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