Terminplanung im Projekt (Grundlagen des Netzplans)

09.09.2015 / Premium, Prioritäten, Zeitmanagement1 Comment

Dieser Artikel ist Teil 1 von 3 der Serie Terminplanung im Projekt

Wie lange dauert es noch bis das Projekt abgeschlossen ist? Wann muss es spätestens starten, damit es rechtzeitig fertig wird? Welche Aufgaben dürfen sich auf keinen Fall verzögern und wo haben wir noch etwas Puffer?

Diese Fragen begleiten Projektleiter ständig in ihren Projekten. Doch leider können die wenigsten von ihnen auch klare Antworten geben.

Wie geht es dir dabei? Kannst du die Zeitpläne deiner Projekte immer richtig einschätzen?

Wenn nicht, dann wird dir die Netzplantechnik und die damit verbundenen Planungsschritte Antworten und damit auch mehr (Planungs-)Sicherheit geben!

Aber auch wenn du glaubst deine Projektzeitpläne ganz gut zu überblicken, wird dich die Netzplantechnik überraschen, denn sie zeigt dir Optimierungsmöglichkeiten, die du so sicherlich noch nicht gesehen hast!

 

Die Netzplantechnik – die Grundlagen

Um was geht es denn hier eigentlich genau? Das ist eigentlich ganz einfach: Mit der Netzplantechnik werden verschiedene Aufgaben eines Projektes anhand ihrer zeitlichen Abfolge in einem Netzplan verbunden und dargestellt. Wie schon in der Einleitung beschrieben, kann dann anhand dieses Netzplans die Terminplanung von Projekten ganz einfach und übersichtlich vorgenommen werden.

BEISPIEL: Zubereitung eines Mittagessens
Um die Netzplantechnik anhand eines einfachen Beispiels zu verdeutlichen, werden wir zusammen ein leckeres Mittagessen kochen: nämlich Spaghetti mit Soße.
Warum solltest du den Netzplan auch heute noch von Hand erstellen?
Das ist eine berechtigte Frage! Fakt ist, dass die Termin- und Pufferplanung für unsere Projekte heute von den gängigen Projektmanagement-Programmen automatisch durchgeführt wird. Fakt ist aber auch, dass es dennoch sehr sinnvoll ist, eine solche Planung zumindest einmal selbst durchzuführen. So verstehst du nämlich die Hintergründe dieser Terminplanung und nur so kannst du dann auch die automatisch erstellten Netz- und Gantt-Pläne wirklich vollständig verstehen und das Maximum für dich herausholen!

 

Die Vorgangsliste

Um nun einen Netzplan zu erstellen, musst du zuerst die sogenannte Vorgangsliste erstellen. Hierzu listest du einfach alle Aufgaben auf, die in deinem Projekt erledigt werden müssen. Jeder dieser Aufgaben weist du dann einen Buchstaben (oder eine Nummer) zu.

BEISPIEL: Vorgangsliste für unser Mittagessen
Für die Zubereitung unseres Mittagessens müssen wir uns um zwei größere Aufgabenpakete kümmern. Zum einen müssen wir die Nudeln kochen und zum anderen die Soße zubereiten.
Wenn wir alle Aufgaben auflisten, entsteht somit folgende Vorgangsliste:

Netzplan - 02 - Vorgangsliste

Dauer der einzelnen Aufgaben abschätzen

Im nächsten Schritt musst du dir für jede Aufgabe überlegen wie lange du brauchst, um sie zu erledigen. Diese Vorgangs-Dauer schreibst du dann in eine neue Spalte direkt hinter die jeweilige Aufgabe.

Bist du unsicher beim Abschätz der Vorgangs-Dauer? Hier kann dir der “Schubladentrick” helfen:

Kannst du am Anfang eines Projektes gut einschätzen, wie lange es dauern wird, bis alle Aufgaben erledigt sind? Falls nicht, dann bist du in bester Gesellschaft, denn den meisten Menschen – mich eingeschlossen – fallen solche Schätzungen für einen Projekt-Zeitplan immer wieder schwer.
Folgende – überraschend einfache – Methode der Zeitplanung, hat mir jedoch sehr zuverlässig zu guten Schätzungen verholfen.


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BEISPIEL: Vorgangs-Dauer für unsere Spaghetti
Für unser Mittagessen sieht die Abschätzung der Vorgangs-Dauer wie folgt aus:

Netzplan - 03 - Vorgangsdauer

Zwiebeln schneiden (1 Minute) und anbraten (2 Minuten) ist in unserem Plan recht schnell erledigt, aber die Soße einkochen oder das Nudeln kochen dauert mit 15 bzw. 9 Minuten schon recht lange.

 

Logischen Ablauf planen (Vorgänger und Nachfolger)

Im nächsten Schritt musst du nun den logischen Ablauf planen. Hier solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • welche Aufgaben können erst begonnen werden, wenn eine andere abgeschlossen ist?
  • welche Aufgaben können parallel durchgeführt werden?

Diese Verbindungen solltest du dann in einer neuen Spalte “Vorgänger” (und optional einer weiteren Spalte “Nachfolger”) eintragen.

BEISPIEL: Logischer Ablauf unseres Koch-Projektes
Im Arbeitspaket “Nudeln zubereiten” haben wir eine ganz klare zeitliche Abfolge der Aufgaben:

  • Zuerst muss das Wasser kochen.
  • Erst, wenn das Wasser kocht, können die Nudeln hinzugefügt werden.
  • Erst nachdem die Nudeln fertig gekocht wurden, können wir sie abgießen.

Soweit so gut und auch einfach!

Im Arbeitspaket: “Soße zubereiten” sieht die Abfolge schon ein wenig komplizierter aus:

  • Zuerst sollten wir die Zwiebeln schneiden.
  • Dann können wir die Zwiebel(-Stückchen) anbraten. Klar, denn umgekehrt würde es nicht wirklich Sinn ergeben!
  • Nachdem wir die Zwiebeln geschnitten haben, können wir beginnen die Tomaten in kleine Stücke zu schneiden. Dieser Vorgang kann jedoch parallel zum Anbraten der Zwiebeln erfolgen.
    Folglich hat unser Vorgang “D – Zwiebeln schneiden” zwei Nachfolger: nämlich die Vorgänge “E – Zwiebeln anbraten” und “F – Tomaten schneiden”.

Der fertige logische Ablauf unseres Koch-Projektes sieht dann wie folgt aus:

Netzplan - 04 - Vorgänger und Nachfolger

Netzplan erstellen

Wenn du nun die Vorgänger und Nachfolger in deine Vorgangsliste eingetragen hast, kannst du daraus relativ einfach einen Netzplan erstellen. Hierfür gehst du einfach deine Vorgangsliste von oben nach unten durch und erstellst für jeden Vorgang einen sogenannten Vorgangs-Knoten. Von diesem führt dann ein Pfeil zum nächsten Vorgangsknoten.

Netzplan - 05 - 1 Nachfolger

Wenn ein Knoten mehrere Nachfolger hat, dann werden natürlich auch mehrere Pfeile vom Vorgänger-Knoten gezeichnet:

Netzplan - 06 - 2 Nachfolger

BEISPIEL: Netzplan für unsere Spaghetti
Für unser Beispiel würde der Netzplan nun wie folgt aussehen:

Netzplan - 07 - Netzplan - Koch-ProjektNetzplan - 04 - Vorgänger und Nachfolger

Das waren auch schon die Grundlagen des Netzplans. Nächste Woche können wir auf dieser Vorarbeit aufbauen und uns um Fragen kümmern wie:

  • Was ist der früheste Anfangs- und Endzeitpunkt einer Aufgabe (oder des gesamten Projektes)?
  • Wann müssen Aufgaben spätestens angefangen oder beendet werden, um den Projektzeitplan einzuhalten?
  • Wo habe ich welche Pufferzeiten?
  • Und was ist eigentlich der kritische Pfad?

Bis dahin wünsche ich dir viel Spaß bei der Erstellung von Vorgangslisten und Netzplänen!

Bildquelle (Titelbild): FreeImages.com/Simon Cataudo


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One Comment on “Terminplanung im Projekt (Grundlagen des Netzplans)”

  1. Was kann ich sagen… Dieser Artikel ist einfach genial! Der Kern des Problems von Projekt- und Zeitmanagement liegt darin, dass man die Aufgaben in Vorgänge teilen soll. Logischer Plan ermöglicht uns, die Leistung schneller zu erbringen. Im Wald von Werkzeugen, die uns solche Möglichkeiten bieten, findet man sich nicht mehr zurecht. Als Ergänzung von diesem Beitrag empfehle ich ihnen, Artikel auf dieser Webseite: https://kanbantool.com/de/visuelles-projektmanagement zu lesen. Da finden Sie viele praktische Informationen. Was will man mehr! 🙂

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