In 6 Schritten richtig delegieren

01.06.2016 / Prioritäten, ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

In 6 Schritten richtig delegieren

Wer die Kunst des Delegierens beherrscht, kann sich enorme zeitliche Freiräumen schaffen und sich so besser auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren. Richtiges Delegieren ist zudem eine Möglichkeit der Mitarbeitermotivation und der Personalentwicklung.

Wie wir letzte Woche im Artikel “3 Top Mythen rund ums Delegieren” bereits gesehen haben, erfordert richtiges Delegieren zwar Mut, Vertrauen, Geduld, Disziplin und anfänglich auch etwas Mehrarbeit, letztlich hilft es aber allen Beteiligten.

Welche Schritte du beim richtigen Delegieren beachten solltest, erfährst du hier.

 

Was kann man delegieren

Häufig hört man die Aussage: “Ich kann aber nichts delegieren!”. Zugegeben, nicht jeder kann im gleichen Maße Aufgaben delegieren. Trotzdem haben wir – wenn wir es genau betrachten – meist mehr Spielraum als wir auf den ersten Blick meinen.

So können viele Routineaufgaben, wie etwa die Steuererklärung, ausgelagert werden. Auch kann es sinnvoll sein, einen “Arbeitspaketetausch” mit einem Kollegen zu vereinbaren. So kann im besten Falle jeder ein ungeliebtes gegen ein angenehmeres Arbeitspaket eintauschen. Denn nicht alles, was du ungern machst, machen andere auch ungern.

 

Wie lernt man delegieren – Die 6 Schritte des richtigen Delegierens

1) Finde eine Aufgabe, die du delegieren kannst

Der erste Schritt zum richtigen Delegieren liegt in der Auswahl der zu delegierenden Aufgabe. Denn nicht jede Aufgabe eignet sich dafür.

Am meisten Sinn macht das Delegieren von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, denn so zahlt sich die Anfangsinvestition aus und du kannst langfristig profitieren. Bei einmalig anfallenden Aufgaben kann sich das Delegieren zwar auch lohnen, es muss jedoch genau abgewogen werden, ob es sich wirklich lohnt. Hierzu sollte man die geschätzte Zeitersparnis mit dem Aufwand des Delegierens verrechnen.

Wichtig! Nicht nur “unangenehme” Aufgaben abgeben.
 Die Entscheidung, ob du eine Aufgabe abgeben solltest, darf nicht (nur) davon abhängen, ob sie dir lästig ist. Vielmehr solltest du auch mal “Lieblingsaufgaben” abgeben. Die Fragen, die du dir stellen solltest, sind:

  • Muss ich diese Aufgabe wirklich selbst erledigen?
  • Kann ich meine Zeit besser nutzen, indem ich anderen Aufgaben nachgehe? und
  • Wer kann diese Aufgabe besser/schneller erledigen?

 

2) Finde den Menschen, zu dem die Aufgabe passt

Diese letzte Frage führt uns auch gleich zum zweiten Schritt des richtigen Delegierens. Es geht nämlich darum, für die zu delegierende Aufgabe auch die richtige Person zu finden.

Was für dich eine langweilige, nervtötende Aufgabe ist, kann für deinen Kollegen eine Lieblingsaufgabe sein. Denke nur mal an Buchhaltung, Budgetplanung, Ausarbeitung von Workshop-Konzepten, etc. Was dir Spaß macht, kann für andere ein Graus sein (und umgekehrt).

Suche also am Besten nach Personen, die die zu delegierende Aufgabe gerne machen und sie auch noch gut (bzw. besser als du) machen können.

 

3) Achte auf eine klare Kommunikation

In Schritt drei geht es darum, ein klares Anforderungsprofil zu vermitteln. Auf was kommt es bei der Aufgabe an, was ist das Problem / die Fragestellung, welches Ziel wird verfolgt und warum. Welche Qualität muss die Lösung haben und wann muss sie in welcher Form vorliegen.

Um die Aufgabe klar zu kommunizieren bietet sich die SMART-Formel an. Mit ihrer Hilfe formulierst du die Aufgaben: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert.

Je genauer dein Gegenüber weiß was erwartet wird, desto besser wird das Ergebnis und desto weniger Ärger und Stress wirst du (und der Aufgabenempfänger) bei der Umsetzung haben.

Wichtig ist hierbei, dass du möglichst präzise und umfassend kommunizierst. Überlege auch genau, was du deinem Gegenüber erklären musst und was du als bekannt voraussetzen kannst. Denn keiner will später den Satz “Ich dachte das wäre klar gewesen” hören.

 

4) Gib den Weg frei (Verantwortung und Ressourcen)!

Wie wir ja bereits letzte Woche gesehen haben, bedeutet Delegieren das Übertragen “von Zuständigkeiten und damit Handlungskompetenzen”. Es ist also wichtig, dass du nicht nur die Aufgabe abgibst, sondern auch den Weg dazu frei machst.

Wer also nur Aufgaben abgibt, nicht aber gleichzeitig die nötigen Ressourcen bereitstellt und auch Verantwortung abgibt, der darf sich über schlechte Ergebnisse nicht wundern.

Natürlich solltest du deinen Gegenüber auch nicht überfordern und mit der ganzen Verantwortung alleine lassen. Vielmehr solltet ihr euch gemeinsam und Schritt für Schritt an die neue Situation gewöhnen. Das macht es für beide Seiten einfacher!

Informiere auch das Umfeld
 Wichtig ist auch, dass alle betroffenen Personen im Umfeld wissen, wer der neue Ansprechpartner für diese Aufgabe ist. Das stärkt und motiviert den Delegationsempfänger, da er auch ganz offiziell diese Aufgabe übernommen hat. Zudem schützt es dich davor immer wieder in die Aufgabe “gezwungen” zu werden. Denn wenn klar ist, wer der neue Ansprechpartner ist, dann wirst du seltener mit Anfragen zu diesem Thema “belästigt”.

 

5) Nicht (nur) kontrollieren, sondern unterstützen!

Gerade am Anfang, wenn du beginnst Aufgaben abzugeben, wird der Drang groß sein, alles genau zu kontrollieren und auch steuernd einzugreifen. Vor allem dann, wenn etwas nicht so läuft, wie du es dir vorstellst. Denn du bist ja schließlich der Experte und weißt, wie “man das macht”.

So verständlich das auch ist: Du solltest diesem Gefühl auf keinen Fall nachgeben! Natürlich kann eine gewisse und regelmäßige Kontrolle von Zwischenergebnissen sinnvoll sein, den Weg dahin solltest du deinen Gegenüber aber (möglichst) frei wählen lassen.

Wichtig ist sich klarzumachen, dass es nicht nur den einen Weg zum Ziel gibt. Außerdem kann es ja auch sein, dass dein Weg (1) für den Anderen gar nicht der richtige ist und (2) muss es ja auch nicht zwingend der beste Weg zum Ziel sein.

WICHTIG: Lasse auch Fehler zu!
 Gerade für den langfristigen Erfolg ist es auch wichtig, dass dein Gegenüber sich “ausprobieren” und seine eigenen Erfahrungen machen darf. Gerade Experten müssen beim Delegieren akzeptieren, dass die Qualität erst einmal schlechter werden kann/muss, bevor es wieder besser wird. Denn auch du warst, als du diese Aufgabe zum ersten mal gemacht hast, noch kein Experte. Erwarte es also dementsprechend auch nicht von anderen.

 

6) Auch mal “Danke” sagen!

Anerkennung ist eine der stärksten Kräfte, wenn es um Motivation und Leistung geht. Deshalb geht es beim letzten Schritt darum, dass du du dich bei deinem Gegenüber – nach getaner Arbeit – auch bedankst.

Dazu bedarf es meist nicht viel. Ein einfaches, öffentliches und ernst gemeintes “Dankeschön!” reicht oft schon aus. Und natürlich darf dieses “Dankeschön” auch aus ein paar ganzen Sätzen bestehen. 🙂

 

Schaffe Win-Win-Situationen

Das sind sie also – die 6 Schritte zum richtigen Delegieren:

  • Finde eine Aufgabe, die du delegieren kannst!
  • Finde den Menschen, zu dem die Aufgabe passt!
  • Achte auf eine klare Kommunikation!
  • Gib den Weg frei (Verantwortung und Ressourcen)!
  • Nicht (nur) kontrollieren, sondern unterstützen!
  • Auch mal “Danke” sagen!

Sie erfordern zwar Mut, Vertrauen, Geduld, Disziplin und anfänglich auch etwas Mehrarbeit. Letztlich profitieren aber alle davon. Und je öfter du diesen Prozess durchläufst, desto einfach wird es dir auch fallen.

Wenn du diese Schritte befolgst und dir die Zeit für die Anfangsinvestitionen nimmst, dann schaffst du eine Win-Win-Situation, die Entlastung auf der einen und höhere Motivation und Leistungsbereitschaft auf der anderen Seite hervorbringt.


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