Kooperation zwischen Organisationen verbessern

14.09.2016 / Probleme, StakeholdermanagementHinterlasse einen Kommentar

In fast allen Projekten arbeiten verschiedene Organisationen oder zumindest Abteilungen zusammen. Aber leider funktioniert diese Zusammenarbeit oft mehr schlecht als recht:

  • Die beteiligten Einheiten haben beispielsweise unterschiedliche Ziele,
  • es ist nicht klar, welche Ansprechpartner in welcher Einheit zur Verfügung stehen,
  • Konflikte werden nicht offen angesprochen (und so verschärft)
  • und manchmal fühlt sich eine oder sogar beide Seiten durch die Zusammenarbeit benachteiligt.

Schlechte Kooperationsbeziehungen zwischen den am Projekt beteiligten Organisationen bzw. Abteilungen führen so sehr häufig zu Frustration, Ärger und reduzierter Leistungsfähigkeit und gefährden damit den Erfolg des Projektes.

Doch wie können schlecht funktionierende Kooperationsbeziehungen verbessert werden?

 

Die Grundvoraussetzung: Interesse sich konstruktiv mit der aktuellen Kooperationssituation auseinanderzusetzen.

Um die Kooperationsbeziehung zwischen den beteiligten Organisationen / Abteilungen zu analysieren und zu verbessern, muss als erstes die Bereitschaft der jeweiligen Führungsebene vorhanden sein.

Nur wenn auf beiden Seiten die Bereitschaft existiert die – teils wahrscheinlich sehr unterschiedlichen – Wahrnehmungen der anderen Seite (a) anzuhören und (b) sich selbst auch kritisch zu hinterfragen, macht die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise Sinn.

 

Vorbereitung: Was soll angesprochen werden?

Im ersten Schritt sollte nun geklärt werden, welche Aspekte der Kooperation eigentlich genauer analysiert (und welche möglicherweise ausgeklammert) werden sollten. Für diese Vorbereitung bietet es sich an, aus jeder Organisation / Abteilung eine oder mehrere Personen abzustellen.

Klassische Aspekte, die hier berücksichtigt werden können sind u.a.:

  • Ziele: z.B. Ziele werden gemeinsam definiert (und regelmäßig überprüft)
  • Vertrag: z.B. die Kooperation basiert auf klaren (vertraglichen) Abmachungen (die beiden Seiten bekannt sind)
  • Vorteile / Nachteile: die Kooperation hat für Seite A / Seite B folgende Vor- / Nachteile
  • Vertrauen: Absichten werden klar und offen kommuniziert
  • Kommunikation: Kommunikationswege und Ansprechpartner sind klar
  • Konflikte: Konflikte werden offen angesprochen und können gelöst werden.

 

Durchführung: Bewertung der Aspekte und Austausch

Nachdem die zu besprechenden Themen ausgewählt (und möglichst von den jeweiligen Führungskräften ergänzt und/oder abgesegnet) wurden, sollten sich nun die betroffenen Mitarbeiter der beiden kooperierenden Organisationen / Abteilungen zu einem Workshop treffen.

Im ersten Schritt werden den Mitarbeitern gemeinsam die zu besprechenden Aspekte der Kooperation vorgestellt und erklärt um was es sich hierbei genau handelt.

Im zweiten Schritt werden die Teilnehmer anhand ihrer Organisationszugehörigkeit getrennt und bewerten die einzelnen Aspekte anhand einer Skala, wie beispielsweise ++, +, -, – (wobei “++” für “trifft voll und ganz zu” und “–” für “trifft überhaupt nicht zu” steht).

Im dritten Schritt werden die Ergebnisse anhand folgender Fragen verglichen:

  • Wo besteht Einigkeit, dass etwas gut funktioniert?
  • Wo besteht Einigkeit, dass etwas nicht gut funktioniert?
  • Wo besteht Uneinigkeit und welche Gründe gibt es hierfür?

Analyse der Kooperationsbeziehungen - Beispiel

 

Warum ist diese Vorgehensweise so erfolgreich?

Viele Probleme in Projekten und besonders in Kooperationsbeziehungen zwischen Organisationen und/oder Abteilungen entstehen durch unterschiedliche Bewertung der selben Situation.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass:

  • Seite A zwar das Gefühl hat, dass beide Seite von der Zusammenarbeit profitieren, klare Kommunikationswege und Ansprechpartner vorhanden sind und dass Konflikte angesprochen und gelöst werden können.
  • Seite B empfindet die Kooperation jedoch als einseitig negativ und weiß nicht, wie Konflikte angesprochen werden sollen und vor allem mit wem.

Durch die oben beschriebene Analyse können solche unterschiedlichen Bewertungen ein und derselben Kooperationsbeziehung aufgedeckt und besprochen werden.

Damit kann – sofern auf beiden Seiten der Wille dazu vorhanden ist – ein besseres Verständnis für die Sichtweise der anderen Seite erreicht werden. Im besten Falle kann sogar eine gemeinsame Sichtweise gefunden werden.

Dieses bessere Verständnis der aktuellen Situation sowie des Kooperationspartners kann dann dazu führen, dass eine bisher schlecht laufende Kooperationsbeziehung drastisch verbessert wird und so zu einem erfolgreich durchgeführten Projekt und zufriedenen Kooperationspartnern führt.

Denn wie sagte schon Henry Ford:

Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des anderen zu verstehen. – Henry Ford
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