Erfolgreich Projekte planen und umsetzen mit dem LogFrame

29.10.2014 / Prioritäten, ZieleHinterlasse einen Kommentar

Bei der Planung und der Umsetzung eines Projektes steht man häufig vor Fragen, wie: „Habe ich an alles wichtige gedacht?“, „Wie kann ich Schwachstellen meines Projektes besser erkennen?“ oder auch „Wie erkenne (sprich: messe) ich, ob mein Projekt auch wirklich erfolgreich verläuft?“.

In diesem Artikel geht es um die Frage, wie du systematisch an eine Projektplanung herangehen kannst, um erfolgreich Projekte zu planen!

 

Der LogFrame – systematische Projektplanung „leicht“ gemacht.

Um das Ziel einer systematischen Projektplanung zu erreichen, ist der LogFrame (oder: Logical Framework) ein ausgezeichnetes Hilfsmittel! Er wurde Ende der 60er Jahre entwickelt und gilt bis heute als einer der Standards im Projektmanagement (gerade im Kontext der Entwicklungszusammenarbeit).

Der LogFrame besteht aus einer 4×4 Matrix. Das heißt aus 4 Zeilen und 4 Spalten und sieht damit folgendermaßen aus:

LogFrame

 

 

Die Vorteile des LogFrame-Ansatzes:

An sich sieht der LogFrame bisher ja recht simpel aus, aber was macht ihn so effektiv?

  • Der LogFrame basiert im Grunde „nur“ auf „gesundem Menschenverstand“ und dieser „gesunde Menschenverstand“ wird klar und übersichtlich strukturiert. Man benötigt dafür keine jahrelange Erfahrung und alle Beteiligten können das Projekt und dessen Logik verstehen!
  • Außerdem zeigt der LogFrame-Planungsprozess – sofern er „ehrlich“ und gewissenhaft ausgeführt wird – wo das Projekt-Design noch Schwächen oder Ungenauigkeiten hat und vor allem, wo sich im Projektverlauf die größten Risiken „verstecken“.
  • Er zeigt auch genau, was ein Projekt „liefern“ kann und von was du (nur) hoffen kannst, dass es eintreten wird. So hilft dir der LogFrame dabei, keine „unhaltbaren Versprechen“ abzugeben und erhöht auf lange Sicht dadurch deine Glaubwürdigkeit.

 

Die vertikale Logik:

Da ein Projekt meistens an einem existierenden Problem ansetzt (oder auch an einem noch nicht gedeckten Bedarf), ist es beim Ausfüllen des LogFrames in den meisten Fällen sehr empfehlenswert in der linken Spalte und dort in der Outcomes-Zelle zu beginnen.

  • OUTCOMES – What
    In diese Zelle kommen deine Projekt-Resultate. Diese Resultate kannst du direkt durch dein Handeln hervorbringen und beeinflussen und sie setzen direkt an dem von dir identifizierten Bedarf bzw. dem Mangel an.
    TIPP: Du musst dich in dieser Zelle nicht für ein einzelnes Resultat entscheiden. Je nach Größe deines Projektes kann es natürlich auch mehrere Resultate (u.a. Workshops, Kampagnen, etc.) geben. Auf dieser Ebene ist jedoch zu beachten, dass du für diese Outcomes „direkt“ verantwortlich bist (denn du bringst sie ja hervor und kannst sie direkt beeinflussen).
    Beispiel: „Workshop für Kinder zum Thema Händewaschen und Hygiene“.

Jetzt gehst du eine Zelle weiter nach oben und kümmerst dich um dein Projektziel, also dem (kleinen) Warum deines Projektes:

  • PURPOSE – Why
    Warum machst du dieses Projekt eigentlich? In dieser Zelle beschreibst du das „kleine“ Warum. Du beschreibst, welche Veränderungen du (aufgrund deiner Outcomes) erwartest? Diese Veränderungen kannst du jedoch nicht direkt – sondern nur indirekt durch deine Outcomes – beeinflussen.
    Beispiel: „Die Kinder wissen, wie sie sich richtig die Hände waschen und wenden dieses Wissen auch an. Deshalb erkranken sie seltener!“.

Im dritten Schritt geht es wieder eine Ebene höher, nämlich zum Oberziel, also dem großen Warum:

  • GOAL – WHY
    Zu was willst du einen Beitrag leisten? Hier geht es um das „große Ganze“ (also sozusagen um das „big picture“). Auf dieser Ebene ist ganz wichtig zu beachten, dass du nur einen Beitrag zu diesem Oberziel leisten kannst. Auf dieser Ebene spielen nämlich viele verschiedene Faktoren zusammen und dein Projekt ist nur ein – wahrscheinlich recht kleiner – Teil des Ganzen.
    Beispiel: „Reduktion der Kindersterblichkeit“.

Nachdem du nun die 3 Zellen (Outcomes – Purpose – Goal) beschrieben hast, kannst du ganz nach unten springen und die notwendigen Aktivitäten planen:

  • INPUTS – How
    Hierbei handelt es sich um Projekt-Aktivitäten & -Ressourcen, die du benötigst, um zu deinen Resultaten (den Outcomes) zu gelangen. Wie kommst du also dorthin, wo du hinwillst?
    Beispiel: „Materialien für einen Workshop erstellen, etc“.

 

Die vertikale Logik des Logframes (Wenn-Dann-Logik) ergibt sich nun aus dem Zusammenspiel dieser 4 Zellen:

  • Wenn die INPUTS vorhanden sind, dann ergeben sich die OUTCOMES.
  • Wenn die OUTCOMES da sind, führen sie zum PURPOSE.
  • Wenn der PURPOSE eintritt, dann trägt er zum GOAL bei.

 

Die horizontale Logik (was ist „Erfolg“ und wie wird dieser gemessen?):

In jeder der 4 Zeilen (INPUT, OUTCOMES, PURPOSE und GOAL) legst du nun fest, was „Erfolg“ bedeutet und wie du ihn messen willst/kannst. Wenn einer deiner Outcomes beispielsweise die Durchführung eines Workshops ist, dann könntest du den „Erfolg“ anhand der Teilnehmerlisten messen. Zusätzlich könntest du auch abfragen, wie gut der Workshop-Inhalt von den Teilnehmern verinnerlicht wurde.

 

Annahmen und Risiken – Welche externen Faktoren müssen berücksichtigt werden?

In diesem letzten Schritt entfaltet sich die wirkliche Stärke des LogFrames, denn durch diese „ZickZack-Muster“-Vorgehensweise, bindest du (externe) Annahmen und Risiken in deine Projektplanung mit ein. Diese sind zwar immer und auf jeden Fall vorhanden, werden aber ohne eine solch systematische Vorgehensweise meist nicht genügend Berücksichtigung finden oder gleich ganz vergessen.

05b_logframe_zick_zack

Du startest links unten bei deinen Inputs, gehst eine Zeile höher zu den Annahmen (ganz rechts) und von dort aus zurück in die erste Spalte (also zu deinen Outcomes). So arbeitest du dich Zeile für Zeile nach oben durch den LogFrame, und bekommst so folgenden logischen Projekt-Narrativ:

  • Wenn du die INPUTS (also: Vorbereitungen, Aktivitäten, etc.) durchführst und die ASSUMPTIONS eintreten, dann solltest du in der Lage sein die geplanten OUTCOMES zu „produzieren“.
  • Wenn du die OUTCOMES „produziert“ hast und die damit verbundenen ASSUMPTIONS zutreffen, dann sollten sich folgende Veränderungen (PURPOSE) einstellen.
    In diesem Planungsschritt zeigt sich oft schon, ob man die richtigen Outcomes gewählt hat und auch ob deren „Umfang“ ausreichend ist, um die geplanten Veränderungen überhaupt zu ermöglichen, etc.
  • Wenn dann also die Veränderungen (PURPOSE) eintreten und die ASSUMPTIONS zutreffen, dann sollte ein Beitrag zum GOAL erreicht werden können.
    Auf dieser Ebene fallen unter die Assumptions häufig auch Ergebnisse anderer Projekte und nationale, regionale und/oder globale Entwicklungen, die bei der Erreichung des Oberziels mithelfen.

 

Wenn du all diese Planungsschritte

  • gewissenhaft,
  • mindestens einmal, besser aber mehrmals
  • und vor allem ohne den unbequemen Fragen, die sich stellen, aus dem Weg gegangen zu sein

durchgegangen bist, dann bist du auf dem Weg zur einer erfolgreichen Projektumsetzung schon sehr weit fortgeschritten!

ACHTUNG!
Wichtig zu beachten ist aber auch, dass ein LogFrame dem Projektverlauf angepasst werden muss und immer wieder aktualisiert und „hinterfragt“ gehört. Denn wenn der gut geplante LogFrame kurz nach Projektstart in der Schublade verschwindet, dann kann er dir auch nicht bei einer erfolgreichen Projektumsetzung helfen…

 

Der „Logical Framework Quick Start“-Guide

Wenn du jetzt noch Lust und Zeit hast, empfehle ich dir dieses Video von Terry Schmidt, das einen schönen Überblick (mit guten Beispielen) über den LogFrame bietet.

Hast du noch Fragen zum LogFrame? Oder weitere Tipps und Tricks aus deinen eigenen Erfahrungen? Dann würde ich mich über einen Kommentar freuen!

 


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