Wie du Ordnung in dein Postfach bringst (mit Bonus: GTD für eMails)

06.05.2015 / ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

Dieser Artikel ist Teil 4 von 4 der Serie eMails im Griff

Was passiert eigentlich mit deinen eMails, die du zwar schon gelesen aber noch nicht ganz abgearbeitet hast? Und wohin kommen Informations-eMails, die du später lesen willst?

Bei den meisten Menschen bleiben sie meist alle einfach im Posteingang. Warum du das aber möglichst vermeiden solltest, erfährst du hier!

 

Wenn du (halb) bearbeitete eMails in deinem Posteingang liegen lässt, dann erreichst du nie die – wie ich finde – sehr befreiende “ZeroInbox”, in der keine einzige eMail mehr liegt. Im Gegenteil, es stapeln sich nach und nach immer mehr:

  • unbearbeitete eMails,
  • eMails, die nur Informationen enthalten, die wir später lesen wollen und
  • täglich neue eMails.

Das führt dann auch dazu, dass du viele dieser eMails mehrfach öffnest und auch mehrfach lesen musst. Das ist aber reine Zeitverschwendung!

 

eMails: lesen, handeln und aus dem Posteingang entfernen

Grundsätzlich gibt es bei jeder eMail, die du bekommst nur drei Optionen, was du damit machen musst: Bearbeiten, Archivieren, Löschen.

  • Bearbeiten
    Hier solltest du dich an einer Vorgabe der “Getting Things Done”-Methode orientieren. Alles, was in wenigen Minuten erledigt werden kann (meist etwa 2 Minuten) solltest du sofort erledigen.Deshalb macht es auch Sinn, alle seine eMails immer zu einer bestimmten Zeit des Tages zu bearbeiten, denn dann kannst du diese Kleinstaufgaben auch abarbeiten (mehr dazu in Teil 2 dieser Serie).Alles, was aber nicht sofort erledigt werden kann sollte auf deine To-Do-Liste. Dann kannst du auch die eMail aus dem Posteingang löschen (bzw. archivieren).
    INFO: eMails an die ToDo-Liste weiterleiten
    Viele Task-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Aufgaben per eMail zu erstellen. Das heißt du kannst eMails, die du später bearbeiten willst, ganz einfach an deine ToDo-Liste weiterleiten und sie dann aus deinem Posteingang verbannen.

 

  • Archivieren
    eMails, die Informationen enthalten, auf die du später noch einmal zurückgreifen willst, solltest du direkt archivieren. Sie sollten auch möglichst nicht in deinem eMail-System abgelegt werden, sondern in deinem Task-Manager oder in einem Ablage-System, wie Evernote o.ä.

 

  • Löschen
    Enthält eine eMail keine offenen Aufgaben, oder wichtigen Informationen mehr? Dann klicke doch einfach auf das große “X” und lösche sie. Ja, das geht – und tut gut! 🙂

 

Egal, wie du eMails mit Aufgaben oder wichtigen Informationen ablegst. Dein Ziel sollte immer sein, diese eMails nur einmal zu lesen, sofort zu entscheiden, was damit geschehen soll und sie dann aus dem Posteingang zu verbannen!

 

BONUS: Zero-Inbox und GTD mit GMail

Als ich diese Artikelserie geschrieben habe, bin ich über einen sehr interessanten Tipp auf Life Hacker gestoßen. Darin wird erklärt, wie man das eben beschriebene – an die “Getting Things Done”-Methode angelehnte – System in seinem Gmail-Account einrichten kann.

Ich finde diesen Tipp super und habe ihn selbst gleich eingerichtet. Leider ist die Anleitung aber sehr knapp gehalten und das hat mir beim Einrichten des Systems einige Probleme bereitet. Damit es dir nicht ebenfalls so ergeht, hier nun meine einfache und ausführlichere Schritt für Schritt Anleitung:

Als erstes musst du die Tabs im Posteingang deines Gmail-Accounts deaktivieren. Die Option dazu findest du in den Einstellungen (Klick auf das Zahnrad) und dann im Bereich Posteingang und dort wiederum im Abschnitt Kategorien.

Gmail - 01 - Tabs

Deaktiviere alle Tabs, wie beispielweise “Soziale Netzwerke” und “Werbung”. Der “√ ” bei “Allgemein” kann nicht verändert werden.

Gehe nun in den Bereich Allgemein und dort in den Abschnitt Sterne und ziehe (bis zu) 5 Symbole in die Zeile “In Verwendung”. Die Symbole, die ich nutze siehst du im folgenden Bild:

Gmail - 02 - Sterne

Gehe nun in den Bereich Labs, aktiviere dort “Mehrere Posteingänge” und klicke ganz unten auf der Seite auf “Änderungen speichern”.
Nachdem du die Änderungen gespeichert hat, findest du dich im Posteingang wieder. Um die letzten Einstellungen vorzunehmen, gehe nun erneut in die Einstellungen (über das Zahnrad) und dort in den neuen Bereich “Mehrere Posteingänge”.

Hier kannst du nun bis zu 5 “Posteingänge” konfigurieren. Meine Einstellungen siehst du wieder im folgenden Bild:

Gmail - 03 - Posteingänge

Wenn du andere Symbole verwendet hast, dann musst du in der Spalte Suchanfrage “has:” + “Symbolname” eingeben. In diesem Beispiel siehst du, dass ich die Symbole wie folgt nutze:

  • Important To-Do! = Rotes Ausrufezeichen (red-bang)
  • To-Do! = Gelbes Ausrufezeichen (yellow-bang)
  • Auf Antwort warten = Lila Fragezeichen (purple-question)
  • Delegiert = Orange Doppel-Pfeile (orange-guillemet)
  • Referenzen = Blaues „i“ (blue-info)

In der Spalte Feldtitel kannst du die Beschriftung des jeweiligen Postfachs verändern.

Jetzt solltest du noch die Nachrichtenzahl pro Seite auf 5 und die Positionierung der Zusatzfenster auf Rechte Seite des Posteingangs stellen und speichern. Nun findest du rechts neben deinem Posteingang die gerade konfigurierten Zusatzfenster.

Wenn du nun eMails in deinem Posteingang mit der jeweiligen Kategorie markierst (über mehrfaches Klicken auf den Stern), dann taucht diese eMail in der jeweiligen Kategorie auf.

ACHTUNG: Manchmal zeigt Gmail dies erst an, nachdem die Seite neu geladen wurde (einsortiert sind sie aber schon vorher). Nachdem du eMail markiert hast, kannst du sie archivieren (NICHT löschen) und sie so aus deinem Posteingang verbannen.

So kommst du dem Ziel der ZeroInbox näher und nutzt Teile der GTD-Methode für deine eMails.

 

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – veggiegretz


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