Der Problembaum

18.02.2015 / Premium, Probleme5 Comments

Dieser Artikel ist Teil 1 von 4 der Serie Vom Problem zum Ziel in 4 Schritten

Jedes Projekt beginnt mit einem Problem, das gelöst werden muss. Und deshalb sollte auch jede Projektplanung mit einer ausführlichen Problemanalyse beginnen. Denn nur, wer das Problem, dessen Ursachen und Auswirkungen, detailliert verstanden hat, kann auch wirklich gute Lösungen entwickeln.

Im Folgenden erfährst du, wie du mithilfe des Problembaums das zu lösende Problem besser verstehen und systematisch die Ursachen sowie die Auswirkungen analysieren kannst.

Das PDF zur Serie gibt’s am Ende des Artikels!

 

Der Problembaum – Logik und Aufbau

Beginnen wir mit der grundsätzlichen Frage: Was ist der Problembaum und wie wird er für eine systematische Problem(-Umfeld-)Analyse genutzt?

Der Problembaum ist eine grafische Darstellung des Problems, dessen Ursachen und Folgen anhand eines Baumes. Die verschiedenen Teile des Baumes stehen für folgende Problem-Ebenen:

  • der Stamm stellt das Problem dar,
  • die Wurzeln sind die Ursachen für das Problem und
  • die Äste stehen für die Folgen bzw. Auswirkungen, die vom Problem ausgehen.

Im Grunde genommen musst du beim Problembaum immer die “Was”-Frage stellen:

  • Was ist das Problem (der Stamm)
  • Was sind dessen Ursachen (die Wurzeln)
  • Was sind die Auswirkungen (die Äste)

Problembaum - Schema

 

Wie vorgehen? Die systematische Analyse
Eine Problemanalyse sollte möglichst nicht alleine, sondern in einer Gruppe durchgeführt werden. Denn gerade durch die verschiedenen Blickwinkel kann das Problem von verschiedenen Seiten betrachtet und so besser analysiert werden.

Die Auswahl der Analyse-Teilnehmer ist folglich ein zentrales Qualitätsmerkmal für das spätere Ergebnis!

Aus diesem Grund sollten bei der Auswahl der Analyse-Gruppe auch die Key-Stakeholder des Problems berücksichtigt werden. Stell dir also die Frage: Wer kennt sich mit dem Problem aus bzw. ist von diesem betroffen?

Nachdem das Analyse-Team versammelt ist, geht es nun an die Problemdefinition. Diese sollte so präzise wie möglich sein und so formuliert werden, dass sie für sich selbst stehen kann und keiner weiteren Erklärung bedarf!

TIPP:
Bei der Definition des Problems kann es hilfreich sein zuerst – mithilfe der 5W1H-Methode – die Problemsituation zu beschreiben und sich dann erst um die präzise Problemformulierung kümmern.

Die fertige Problemdefinition kann dann auf eine Karte geschrieben und in die Mitte einer Flip-Chart – sozusagen als Baumstamm – geklebt werden.

Im dritten Schritt kommen – durch Brainstorming und Diskussion – die verschiedenen Blickwinkel der Gruppe zum Tragen und so entfaltet die Problembaum-Methode ihre Kraft!

Das Brainstorming solltest du zuerst für die Problem-Ursachen durchführen und danach dann für die Auswirkungen wiederholen:

  • Die Teilnehmer des Analyse-Workshops sollen nun also möglichst ungefiltert alle für sie wichtigen Ursachen aufschreiben. Für jede Ursache sollte eine Karten verwendet werden und auch hier gilt, wie bei der Problemdedinition: je präziser, desto besser!
  • Danach können die Karten diskutiert, soweit möglich gruppiert und dann in einer MECE-Anordnung auf der Flip-Chart (unterhalb des Problems) aufgeklebt werden.
MECE steht für Mutually Exclusive und Collectively Exhaustive
  • Mutually Exclusive (zu dt.: sich gegenseitig ausschließend) bedeutet, dass sich die Ursachen (bzw. Auswirkungen) auf einer Ebene nicht überschneiden dürfen. D.h. beispielsweise, wenn zwei Ursachen des Problems nicht aufeinander aufbauen bzw. voneinander abhängen, werden sie nebeneinander auf einer Ebene platziert.
  • Collectively Exhaustive (zu dt.: gemeinsam erschöpfend) bedeutet, dass die Ursachen (bzw. Auswirkungen) auf einer Ebene die Ursache auf der darüber liegenden Ebene erschöpfend beschreiben.

An diesem Punkt stellt sich natürlich die Frage, wie detailliert ein Problembaum werden sollte. Grundsätzlich können natürlich so viele Wurzeln und Äste (mit so vielen Ebenen) wie nötig im Problembaum abgebildet werden. Nach meiner Erfahrung sollte man sich aber auf bis zu 5 Wurzeln bzw. Äste konzentrieren, welche dann wiederum in 2–3 Ebenen aufgeschlüsselt werden.

Wichtig zu beachten ist also, dass bei der Analyse die 80–20-Regel beachtet wird!

TIPP: Projekt-Umfang möglichst früh eingrenzen!
Falls es am Ende dieses Analyseschrittes schon ersichtlich wird, dass sich das Projekt nur um bestimmte Wurzeln des Problembaums kümmern kann/wird, sollte dieses auch auf den jeweiligen Karten markiert werden. So kann der Projekt-Umfang schon zu Beginn eingegrenzt werden.

 

Beispiel-Problem: Systematisches Projektmanagement wird nicht genutzt

Wenn die oben beschriebenen Schritte erfolgreich durchlaufen wurden, ist das Problem mit seinen Ursachen und Auswirkungen nun detailliert beschrieben. Das macht eine darauf aufbauende Lösung deutlich einfacher.

Als Beispiel habe ich hier noch einen Problembaum zum Thema “Unsere Projekte verlaufen nicht so, wie wir uns das wünschen” erstellt. Natürlich handelt es sich um ein stark vereinfachtes Beispiel, das keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt 🙂

Problembaum-Beispiel - Systematisches Projektmanagement wird nicht genutzt

Im Abschnitt „Wie vorgehen? Die systematische Analyse“ habe ich schon davon gesprochen, dass du dir am Besten schon frühzeitig Gedanken über den möglichen Projekt-Umfang machen solltest.

In diesem Beispiel könnte das für ein mögliches Projekt „Einführung eines systematischen Projektmanagements“ dann wie folgt aussehen:

  • in der ersten Phase soll das Projekt nur an der Ursache “Führungspersonen legen wenig Wert auf Planung-Monitoring-Evaluation (PME)” ansetzen, da dies der möglicherweise kritischste Ansatzpunkt ist.
  • Andere Ursachen, wie “Überlastung der Mitarbeiter” oder “Keine Fortbildungen zum Thema PME” werden möglicherweise nicht oder erst in einer zweiten Projekt-Phase angegangen.

 

Das PDF zur Serie:

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5 Comments on “Der Problembaum”

  1. Pingback: Projektmanagement - christianfege | Pearltrees

  2. Pingback: Der Problembaum als Erweiterung gängiger Analyse (z.B. Risikoanalyse) – Projektmanager & Projektleiter

  3. Pingback: Der Problembaum als Erweiterung gängiger Analysen (z.B. Risikoanalyse) – Projektmanager & Projektleiter

  4. Hallo Fabian,

    vielen Dank für den Artikel. Der Problembaum ist eine Technik die ich noch nicht kannte, aber gerne an meine Teilnehmer weitergebe. Ich halte sie für besonders geeignet in der Risikoanalyse, um Risiken, die kaum vermeidbar erscheinen, näher zu betrachten und eine Lösung zu finden.

    Ich habe dich direkt auf meiner Seite verlinkt: http://projektmanager-projektleiter.de/der-problembaum-als-erweiterung-gaengiger-analysen-z-b-risikoanalyse/.

    Was ich in der Abbildung ein bisschen schwer fand, war rein visuell die Unterscheidung zwischen Ursache und Folge. Hier würde eine weitere Farbe wahrscheinlich sehr helfen.

    Viele Grüße

    Benjamin Michels

    1. Lieber Benjamin,

      vielen Dank für die Verlinkung und danke für den Hinweis zur „Farbgebung“. Werde ich beim nächsten mal besser drauf achten 🙂

      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

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