In 10 Schritten zu einem guten Projektablaufplan

26.10.2016 / Prioritäten, Ziele2 Comments

Projektablaufplan in 10 Schritten

Ein ausbalanciertes magisches Dreieck ist der Kern eines erfolgreichen Projektes. Nur wenn die gewünschten Leistungen im Rahmen der kalkulierten Kosten und innerhalb des geplanten Zeitrahmens erbracht werden, kann dein Projekt als erfolgreich angesehen werden. Und dann wird auch dein Auftraggeber zufrieden sein. Aus diesem Grund ist die Erstellung eines guten (und vor allem realistischen) Projektablaufplans eine der wichtigsten Planungsaufgaben auf dem Weg zum Projekterfolg!

Doch leider ist – gerade zu Beginn eines Projektes, wenn es noch viele Unsicherheiten gibt – die Versuchung groß, “schnell ins Handeln kommen” zu wollen und “nicht wertvolle Zeit mit der Erstellung von Plänen zu vergeuden”.

Doch das Fehlen eines realistischen Plans bring eine Vielzahl von Problemen mit sich, die dich alle im Laufe des Projektes (und dann auch meist zu den unpassendsten Zeiten) einholen werden! Alleine die Frage, ob sich dein Projekt gut entwickelt, oder ob du eigentlich schon viel weiter sein müsstest, lässt sich ohne einen klaren Plan nicht beantworten!

Dieser Artikel gibt dir deshalb einen 10 Punkte Plan an die Hand, mit dem du einen realistischen Projektablaufplan erstellen und so dein Projekt auf den Weg des Erfolges bringen kannst!

 

1. Plane mit deinem Team

Einer der größten Fehler, den du machen kannst ist alleine zu planen! Es zeigt sich immer wieder, dass das Planen im Team zu besseren Ergebnissen führt. Denn die verschiedenen Blickwinkel der einzelnen Teammitglieder führen u.a. dazu, dass:

  • viele Ideen gegeneinander abgewogen werden können,
  • mögliche Schwachstellen früher erkannt werden und
  • realistischere Schätzungen (aufgrund der kombinierten Erfahrungswerte) entstehen.

Zudem entsteht durch eine gemeinsame Planung neben größerer (Ziel-)Klarheit innerhalb des Teams auch ein größeres Gemeinschaftsgefühl. Und wer an der Planung beteiligt war, der wird sich mit den anstehenden Aufgaben viel besser identifizieren können, wie wenn er das Ergebnis einfach vorgelegt bekommt.

 

2. Kläre, was du erreichen willst / musst (und was nicht)

Bevor du nun aber mit der Detailplanung beginnst, solltest du eine absolute Klarheit bezüglich der zu erreichenden Ziele herstellen. Erstens sollte Eindeutigkeit darüber herrschen, was der Auftraggeber genau will (und was nicht) und zweitens solltest du darauf achten, dass auch jedes Teammitglied diese Anforderungen gleich versteht.

Wenn in diesem Punkt keine absolute und eindeutige Klarheit herrscht, dann wird dir das im Laufe des Projekte sehr wahrscheinlich “auf den Fuß” fallen! Deshalb ist es auch immer ratsam zwischen “Muss-”, “Soll-” und “Kann-Zielen” zu unterscheiden, d.h.:

  • wird ein “Muss-Ziel” nicht erreicht, gilt das Projekt als gescheitert.
  • Soll-Ziele” sind zwar ausdrücklich gewünscht, können aber falls nötig (und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber) verändert werden.
  • Kann-Ziele” sind nice-to-have, können aber als erste gestrichen werden, ohne den Projekterfolg zu gefährden.

Mit einer solchen Klarheit bist du schon auf einem sehr guten Weg zum Projekterfolg!

 

3. Erstelle einen Phasenplan

Im nächsten Schritt solltest du dein Projekt in verschiedene Phasen einteilen. Normalerweise durchläuft ein Projekt folgende Phasen:

  • PLANUNG
    In dieser Phase werden die Ziele skizziert, erste Analysen (wie Risiko-, Durchführbarkeits- und Wirtschaftlichkeits-Analyse) durchgeführt und Grob- bzw. Feinplanungen absolviert. Auch die hier besprochenen 10 Punkte für einen guten Projektablaufplan fallen in diese Phase.
  • BEAUFTRAGUNG
    In dieser Phase geht es darum, die anstehenden Arbeitspakete innerhalb des Teams zu verteilen (intern) und falls nötig Dienstleister zu beauftragen, Material und Maschinen zu beschaffen, etc. (extern).
  • AUSFÜHRUNG
    Hier werden die Arbeitspakete abgearbeitet, der Projektfortschritt gemessen und letzten Endes das Produkt oder die erwartete Leistung hergestellt. In vielen Projekten macht es Sinn, diese Phase so zu unterteilen, dass sie perfekt auf das Projekt passt. Teil-Phasen könnten beispielsweise sein: “Prototyp erstellen”, “Prototyp testen” und “Serienfertigung”.
  • ABSCHLUSS
    In dieser Phase wird das Projektergebnis an den Auftraggeber übergeben, von diesem abgenommen, das Projekt evaluiert, “lessons learned” festgehalten und ggf. das Team aufgelöst.

 

4. Setze Meilensteine

Meilensteine sind Ereignisse von besonderer Bedeutung, wie beispielsweise Zwischenergebnisse, Prüfungen oder das Vorliegen von Liefergegenständen. Meilensteine helfen dir und deinem Projektteam also dabei fokussiert zu bleiben und den Fortschritt des Projektes zu messen.

Da du am Ende jeder Projektphase einen Meilenstein setzen solltest und der Projektstart auch als Meilenstein gilt, ist die Mindestanzahl für Meilensteine im Projekt: “Anzahl der Phasen +1” (also dem Start-Meilenstein). Natürlich kannst du weitere Meilensteine setzen, wenn es noch weitere wichtige Zwischenereignisse innerhalb deiner Phasen gibt.

 

5. Verteile Arbeitspakete

Nachdem du nun Klarheit bzgl. deiner Ziele erreicht, das Projekt in Phasen unterteilt und Meilensteine gesetzt hast, solltest du nun bereits ein relativ klares Bild darüber haben, was du brauchst, um die Meilensteine und Projektziele erreichen zu können. Dieses Bild solltest du nun noch verfeinern, indem du eine Liste der zu erledigenden Arbeitspakete erstellst. Jedes dieser Arbeitspakete wird dann anschließend an das am besten geeignete Teammitglied vergeben.

Achte aber darauf, dass für jedes Arbeitspaket immer nur eine Person verantwortlich ist. Das heißt natürlich nicht, dass alle Aufgaben aus diesem Arbeitspaket auch von dieser Person erledigt werden müssen. Vielmehr geht es hier um eine klare Zuweisung von Verantwortung! Und eins ist klar: wenn mehrere Personen für etwas verantwortlich sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass man am Schluss hört: “Ich dachte, dass du das erledigen würdest!”.

Achte auf klare Verantwortlichkeiten!
Pro Arbeitspaket (und auch pro Aufgabe) immer nur eine/n Verantwortliche/n!

 

6. Plane Pufferzeiten ein

Jedem Arbeitspaket solltest du natürlich einen bestimmten Aufwand zuweisen. Hier macht es Sinn, auf die gebündelte Erfahrung des Teams zurückzugreifen, um realistische Schätzungen zu erreichen. Achte aber immer auch darauf, dass du nicht zu knapp planst, denn es wird immer Arbeitspakete geben, die du unterschätzt hast, oder bei denen sich unvorhergesehene Probleme ergeben.

Wichtig ist also, dass du ausreichend Pufferzeiten einplanst, sonst fliegt dir bei der ersten Verzögerung dein Terminplan um die Ohren!

Bist du unsicher beim Abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert? Der 'Schubladentrick' kann dir helfen:
Folgende – überraschend einfache – Methode der Zeitplanung, hat mir sehr zuverlässig zu guten Schätzungen verholfen: 


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7. Überlaste deine Mitarbeiter nicht

Nachdem du in Schritt 5 die Arbeitspakete verteilt und in Schritt 6 die Pufferzeiten eingeplant hast, solltest du jetzt nochmal überprüfen, ob jedes Teammitglied die ihm/ihr zugewiesenen Aufgaben auch wirklich schaffen kann.

Ein weit verbreiteter Planungsfehler bei dieser Zuteilung von Arbeitspaketen ist, dass 100% der Arbeitszeit der Mitarbeiter verplant wird. Es wird aber meist nicht beachtet, dass niemand wirklich zu 100% an einem Projekt arbeiten kann. So werden andere Tätigkeiten (wie Administrationsaufgaben, Team-Meetings oder das Schreiben von Reports) in dieser Planung “vergessen” und dadurch entsteht sozusagen eine “geplante Überlastung” der Mitarbeiter und damit ein riesengroßes Problem!

Achtung vor 'geplanter Überlastung':
Verplane deine Mitarbeiter mit maximal 60–80% ihrer Zeit in Projekte! (Je nachdem, wie viele sonstige Aufgaben in deiner Firma / Organisation anfallen). Sonst droht die Überlastung der Mitarbeiter!

 

8. Überprüfe deinen Plan auf Fehler

Jetzt geht es darum, nochmal den gesamten Plan auf Fehler zu überprüfen. Achte hier vor allem auf folgende Punkte:

  • Sind Teammitglieder für mehrere parallel geplante Aufgaben eingeteilt? (Wenn ja, sind sie dadurch überlastet?)
  • Sind Teammitglieder zu 100% verplant?
  • Ist die Auslastung zwischen den Teammitgliedern gut ausbalanciert?
  • Sind Feiertage und Urlaub im Zeitplan berücksichtigt?
  • Sind ausreichend viele und sinnvolle Meilensteine gesetzt worden?
  • Gibt es klare Verantwortlichkeiten (1 Aufgabe = 1 Person)?
  • Sind ausreichend Pufferzeiten eingeplant?
  • Können alle beteiligten diese Planung auch “unterschreiben”? (oder gibt es Vorbehalte?)

 

9. Aktualisiere den Plan regelmäßig

Kein Projekt kann jemals so durchgeführt werden, wie es geplant wurde! Die Realität sieht nämlich immer anders aus, als es der Plan vorsieht. Auch vom besten Plan wird dein Projekt irgendwann einmal abweichen!

Das ist auch erstmal nicht schlimm! Problematisch wird es nur, wenn eine solche Abweichung nicht erkannt wird und dementsprechend auch keine Gegenmaßnahmen durchgeführt werden.

Wichtig ist also, dass ihr in regelmäßigen Abständen einen Soll-Ist-Vergleich anstellt, um:

  • den Projektfortschritt zu erkennen,
  • Abweichungen vom Plan zu identifizieren und
  • Gegenmaßnahmen zu planen und umzusetzen (um das Projektziel innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens zu erreichen).

 

10. Lerne aus deinen Erfahrungen

Im letzten Schritt geht es nun um die Auswertung der gemachten Erfahrungen! Überprüfe zum Ende des Projektes  (also in der Abschluss-Phase; siehe Schritt 3) gemeinsam mit deinem Team, wie das Projekt insgesamt gelaufen ist und fragt euch u.a.:

  • Wo konnte alles nach Plan umgesetzt werden?
  • Wo gab es Abweichungen (und warum?)
  • Ist etwas unter- bzw. überschätzt worden?
  • Habt ihr etwas in der Planung vergessen?
  • etc.

Die Erkenntnisse, die du aus einer solchen Auswertung gewinnst, kannst du dann im nächsten Projekt nutzen, um einen noch besseren Plan zu erstellen und damit das Projekt noch erfolgreicher umzusetzen!

 

Das waren sie also die 10 Schritte, die dich zu einem guten Projektablaufplan bringen!

Hast du noch weitere Punkte, auf die du bei deiner Projektablaufplanung wert legst? Oder willst du etwas zu den hier genannten Schritten ergänzen? Dann schreibe mir doch einfach einen kurzen Kommentar! Vielen Dank und erfolgreiche Projekte!


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