3 Projektorganisationen, die du für ein erfolgreiches Projektmanagement kennen solltest!

19.10.2016 / Führung2 Comments

Projektorganisation

Die Projektorganisation ist (mit-)entscheidend darüber, ob dein Projekt erfolgreich sein wird, oder ob du mit vielen (strukturellen) Problemen zu kämpfen haben wirst.

Deshalb zeige ich dir hier die drei wichtigsten Projektorganisationsformen, damit du für dein Projekt die optimale Organisationsform auswählen kannst!

 

Was ist eine Projektorganisation?

Jedes Unternehmen bzw. jede Organisation hat eine bestimmte Struktur. Es gibt beispielsweise die Unternehmensführung, Abteilungen und die darin beschäftigten Mitarbeiter. Diese Struktur wir als Stammorganisation (oder Linienorganisation) bezeichnet.

Da Projekte nun aber komplexe und anspruchsvolle “Sondervorhaben” sind, werden für eine bessere Umsetzung (temporär) Projektteams und Organisationsstrukturen gebildet, die sie von der „normalen“ Organisationsstruktur abgrenzt.

Es wird also zusätzlich zur Stammorganisation eine Projektorganisation gebildet, die die Zusammenstellung der Rollen, Befugnisse und Schnittstellen eines Projektes beschreibt. Und damit ist die Projektorganisation für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung.

Denn nur, wenn alle beteiligten Personen wissen, welche Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse sie innerhalb eines Projektes haben (und wie sich diese zur Stammorganisation verhalten), können sie sich auch dementsprechend (richtig) verhalten.

 

Die Projektbeteiligten: Wer kommt in eine Projektorganisation?

Jedes Projekt hat seine eigene Zusammensetzung von Projektbeteiligten. Deshalb kann sich die Zusammensetzung einer Projektorganisation auch von Fall zu Fall stark unterscheiden. Folgende Akteure sollten aber immer berücksichtigt werden (und nur mit einer guten Begründung ausgeschlossen werden):

  • Der Auftraggeber ist die Person oder Organisation(-seinheit), die den Auftrag für die Durchführung des Projekts gegeben hat und muss deshalb auch zwingend in der Projektorganisation abgebildet werden!
  • Der Lenkungsausschuss ist ein – dem Projektleiter übergeordnetes Entscheidungsgremium und hat u.a. folgende Aufgaben: Formulierung des Projektauftrags, Ressourcenzuteilung, Freigabe von Budgets und Projektphasen, etc. Es kann sinnvoll sein einen Lenkungsausschuss für ein Projekt zu bilden; zwingend ist es jedoch nicht.
  • Der Projektleiter (bzw. die Projektleitung) ist zuständig für die Planung, Überwachung und Steuerung eines Projekts und muss damit auf jeden Fall in der Projektorganisation vertreten sein.
  • Und last but not least: die Projektmitarbeiter, welche die anfallenden Aufgaben umsetzen sollen.

 

Die 3 Projektorganisationen (Autonom | Matrix | Stablinie)

Natürlich gibt es in der Realität unzählige verschiedene Mischformen von Projektorganisationen und jede wird an die jeweiligen Anforderungen angepasst. Dennoch lässt sich grundlegend zwischen drei verschiedenen Arten von Projektorganisationen unterscheiden.

Es handelt sich um die autonome Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die Stablinien-Projektorganisation. Jede Form hat bestimmte Vor- und Nachteile und lässt sich u.a. anhand von drei Faktoren klassifizieren; es handelt sich hierbei um:

  • fachliche Befugnisse (d.h. u.a. dass der Projektleiter den Mitarbeitern Arbeitsanweisungen geben kann),
  • disziplinarische Befugnisse (d.h. u.a. dass der Projektleiter für die Bestimmung des Arbeitseinsatzes, für die Genehmigung von Urlaub, aber auch für Abmahnungen und Entlassungen verantwortlich ist)
  • Zielverantwortung bezüglich des Magischen Dreiecks (hier gehts zum Video).

 

Autonome Projektorganisation

Bei der autonomen Projektorganisation (die auch als „reine Projektorganisation“ bezeichnet wird) handelt es sich um die stärkste Abgrenzung zur Stammorganisation. Denn hierbei wird die Projektorganisation komplett aus der Stammorganisation “herausgelöst”. D.h. alle Projektmitarbeiter werden aus ihren jeweiligen Abteilungen abgezogen und vollständig der Projektorganisation zugeordnet.

Autonome Projektorganisation

Daraus ergeben sich einige Vorteile, wie u.a.:

  • eindeutige Befugnisse und Verantwortlichkeiten
  • einfache Kommunikationswege
  • geringes Konfliktpotenzial bzgl. der Aufgabenverteilung (da die Mitarbeiter voll für das Projekt arbeiten und der Projektleiter ihnen Anweisungen geben kann)
  • hohe Identifikation mit dem Projekt möglich

 

Möglicherweise ergeben sich aber auch einige Nachteile, wie u.a.:

  • „Leerlaufzeiten“: d.h. es können im Projektverlauf „Auslastungsprobleme“ bei einzelnen Mitarbeitern entstehen
  • Konfliktpotenzial bzw. hohe Kosten bei der Wiedereingliederung in die Stammorganisation (nach Projektende)
  • Schwächung der Stammorganisation (Abfluss von Know-How durch den Weggang der Mitarbeiter in die Projektorganisation)

 

Der Projektleiter hat in einer autonomen Projektorganisation:

  • fachliche Weisungsbefugnis
  • disziplinarische Weisungsbefugnis
  • volle Zieleverantwortung

 

Matrix-Projektorganisation

Die zweite Projektorganisation ist die sogenannte Matrix-Projektorganisation. Hier bleiben die Mitarbeiter in ihren jeweiligen Abteilungen und die Weisungsbefugnisse werden zwischen Stamm- und Projektorganisation aufgeteilt.

In einer Matrix-Projektorganisation behält also jeder Abteilungsleiter die disziplinarische Weisungsbefugnis über seine Mitarbeiter. Der Projektleiter bekommt – zu einem bestimmten Prozentsatz „Zugriff“ auf die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen – und hat diesen gegenüber eine fachliche Weisungsbefugnis. Anders als bei der autonomen Projektorganisation hat er jedoch nicht (immer) vollen Zugriff auf die Mitarbeiter und muss mit dem Tagesgeschäft in den Abteilungen konkurrieren.

Da die Mitarbeiter disziplinarische Weisungen von ihrem Abteilungsleiter aber auch fachliche Weisungen vom Projektleiter bekommen und zudem (meist) nicht voll für das eine Projekt arbeiten, kann es hier zu Konflikten kommen. Dadurch ist der Abstimmungs-/Kommunikationsbedarf zwischen Projektleiter und Abteilungsleiter, aber auch mit den Mitarbeitern deutlich höher als bei der autonomen Projektorganisation.

Matrix-Projektorganisation

Auch für die Matrix-Projektorganisation ergeben sich Vorteile, wie u.a.:

  • flexiblerer Ressourceneinsatz (da die Mitarbeiter im Projekt sowie in der Stammorganisation tätig sind)
  • keine Konflikte durch spätere Reintegration in die Stammorganisation (da die Mitarbeiter in ihren Abteilungen verbleiben)
  • Wissensaustausch zwischen Projekt- und Stammorganisation möglich

 

Es ergeben sich aber auch einige mögliche Nachteile:

  • Konfliktpotenzial bei unterschiedlichen Projekt- und Abteilungszielen
  • Gefahr einer Überlastung der Mitarbeiter (durch die Doppelrolle in Projekt- und Stammorganisation)
  • hoher Abstimmungsaufwand zwischen Projektleiter und Abteilungsleiter
  • möglicherweise werden Projektaufgaben vernachlässigt (aufgrund des Tagesgeschäfts in der Stammorganisation).

 

Die „ausbalancierte“ Matrix-Projektorganisation

Um die möglichen Nachteile einer Matrix-Projektorganisation – wie beispielsweise Konflikte zwischen Abteilungsleiter und Projektleiter – zu entschärfen, kann es sinnvoll sein, dem Projektleiter einen Lenkungsausschuss vorzuschalten. Dieser ist dann u.a. für die Ressourcenzuteilung zuständig (siehe oben).

Wenn in diesem Lenkungsausschuss dann auch die relevanten Abteilungsleiter vertreten sind, verringert das meist die Ressourcenkonflikte zwischen Projektaufgaben und Tagesgeschäft, da die Abteilungsleiter ja an diesen Entscheidungen beteiligt sind.

Ausbalancierte Matrix-Projektorganisation

In einer Matrix-Projektorganisation hat der Projektleiter:

  • fachliche Weisungsbefugnis
  • KEINE disziplinarische Weisungsbefugnis
  • volle Zieleverantwortung

 

Stablinien-Projektorganisation (Einfluss-Projektorganisation)

Bei der dritten und letzten Projektorganisationsform ist der Projektleiter nur koordinierend und beratend tätig. Er wird in einer sogenannten Stablinie zwischen Unternehmens- und Abteilungsleitung angesiedelt. Deshalb heißt diese Organisationsform auch Stablinien-Projektorganisation.

Stablinien-Projektorganisation

Die Weisungsbefugnis verbleibt hier vollständig bei der normalen Linie; d.h. u.a. bei den Abteilungsleitern. Der Projektleiter hat also weder fachliche noch disziplinarische Weisungsbefugnis und kann nur aufgrund seiner Kompetenz auf die „normale Linie“ Einfluss nehmen. Wenn diese jedoch für eine solche Beratung nicht empfänglich ist, entsteht ein hohes Risiko für das Projekt!

Die Stablinien-Projektorganisation hat somit u.a. folgende Vorteile:

  • keine organisatorische Anpassung der Stammorganisation notwendig
  • sehr hohe Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung (die wiederum zu sehr guter Ressourcenauslastung führen kann)
  • einfacher Wissensaustausch (möglich)

 

Es ergeben sich aber auch einige mögliche Nachteile:

  • sehr hoher Koordinationsaufwand (zwischen Projektleiter, Geschäftsführung und Abteilungsleiter)
  • Projektleiter hat (ohne den Geschäftsführer) kaum Möglichkeiten etwas „durchzusetzen“ (ist nur beratend tätig)
  • möglicherweise geringe Identifikation mit dem Projekt
  • starke Belastung der Stammorganisation

 

In einer Stablinien-Projektorganisation hat der Projektleiter:

  • KEINE fachliche Weisungsbefugnis
  • KEINE disziplinarische Weisungsbefugnis
  • dadurch aber auch KEINE Zieleverantwortung

 

Überblick über die Befugnisse und die Zieleverantwortung des Projektleiters

Folgende Tabelle zeigt die Befugnisse und Zieleverantwortung des Projektleiters für alle 3 Organisationsformen:

Projektorganisation - Befugnisse des Projektleiters

 

Welche ist die richtige Projektorganisation für dein Projekt?

Es zeigt sich also, dass jede der drei Projektorganisationen eigene Vorteile, aber auch Nachteile hat. Aus diesem Grund solltest du für dein Projekt auch großen Wert auf die Wahl der richtigen Projektorganisation legen:

  • Autonome Projektorganisationen werden häufig bei großen, strategisch sehr wichtigen sowie zeitkritischen und risikobehafteten Projekten eingesetzt. Beispielsweise bei Innovations- und oder Bauprojekten kann diese Organisationsform hilfreich sein.
  • Matrix-Projektorganisationen sind mit über 80% die am meisten verbreitete Projektorganisation. Sie sind sehr gut geeignet für mittlere bis große Projekte, die eine hohe zeitliche- sowie strategische Wichtigkeit haben. Dadurch, dass der Projektleiter die fachliche Weisungsbefugnis hat, kann er Projektaufgaben verteilen und steuern. Wenn dann noch die Abstimmung mit den beteiligten Abteilungsleitern funktioniert, ist das Projekt (zumindest organisatorisch) sehr gut aufgestellt.
  • Stablinien-Projektorganisationen werden meist bei kleinen und unkritischen Projekten genutzt, bei denen viele Organisationseinheiten (Abteilungen) beteiligt / betroffen sind. Für größere Projekte sollte dieser Organisationsform nur genutzt werden, wenn die Unternehmensleitung sich klar hinter das Projekt stellt, die Abteilungsleiter dieses ebenfalls unterstützen und der Projektleiter über eine hohe persönliche Autorität verfügt.

 

Wenn du bereits eigene Erfahrungen mit der einen oder anderen Projektorganisations-Form gesammelt hast, würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!

In diesem Sinne wünsche ich dir erfolgreiche Projekte!


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2 Comments on “3 Projektorganisationen, die du für ein erfolgreiches Projektmanagement kennen solltest!”

  1. Überblick über die Befugnisse und die Zieleverantwortung des Projektleiters

    IST FALSCH !!!!

    fachliche und disziplinarische weisungsbefugnis muss getrennt werden!

    1. Vielen Dank für den Hinweis! Im Überblick über die Befugnisse und die Zieleverantwortung des Projektleiters hat sich ein Fehler eingeschlichen:
      Die mittlere Zeile hieß – wie die obere Spalte auch – „fachliche Weisungsbefugnis“. Sie muss aber natürlich „disziplinarische Weisungsbefugnis“ heißen. Ist nun aber verbessert!

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