Was ist ein Projektstrukturplan? (Aufbau, Gliederung und wie erstellen)

19.07.2017 / Prioritäten, Ziele2 Comments

Projektstrukturplan (PSP) - Die Mutter aller Pläne

Man nennt ihn ehrfürchtig auch “Mutter aller Pläne”. Doch viele Projektleiter trauen sich nicht wirklich an ihn ran. Auch ich muss zugeben, dass ich mich lange Zeit nicht wirklich mit ihm anfreunden konnte.

Doch was hat es denn nun wirklich mit dem Projektstrukturplan (PSP) auf sich? Warum ist er so wichtig? Und worauf musst du bei der Erstellung achten? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel, damit du diesen zentralen Baustein in deinem Projekt optimal einsetzen kannst!

 

Der Projektstrukturplan: Übersichtlichkeit durch Vollständigkeit

Der Projektstrukturplan, der im Englischen den ebenfalls treffenden Namen Work Breakdown Structure (WBS) hat, macht genau das: er gibt deinem Projekt eine Struktur, indem er die Arbeit in plan- und überschaubare Pakete herunterbricht. Und damit wird schon jetzt klar, warum der Projektstrukturplan eines der zentralen Elemente einer guten Projektplanung ist.

Das Ziel eines PSP ist nämlich die vollständige Darstellung aller Aufgaben(-pakete) in deinem Projekt in einer übersichtlichen und für alle Beteiligten verständlichen Form. Diese Darstellung hilft dir dann später im Projekt den Überblick zu behalten. Zudem ermöglicht er dir eine eindeutige Zuordnung der Zuständigkeiten und erleichtert die projektinterne Kommunikation. Folgende schematische Darstellung zeigt dir, wie ein Projektstrukturplan aussehen kann:

Projektstrukturplan - Übersicht

 

Der Aufbau eines Projektstrukturplans

Um den Projektstrukturplan zu erarbeiten, gibt es zwei grundlegende Fragen, die geklärt werden müssen. Zum einen ist es die Gliederungsart, zum anderen der Ablauf der Erstellung.

Die Gliederung

Kommen wir als erstes zur Frage der Gliederungsart: Du musst dich zunächst entscheiden, nach welchem Prinzip der PSP gegliedert werden soll. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Phasenorientierte Gliederung:
    Eine der am häufigsten anzutreffende Gliederungsart bei Projektstrukturplänen ist die phasenorientierte Gliederung. Hierbei wird das Projekt anhand seines chronologischen Ablaufs durchgespielt und die anstehenden Arbeitspakete in den jeweiligen Phasen geplant.
Projektstrukturplan - Phasenorientiert

Phasenorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

  • Funktionsorientierte Gliederung:
    Eine weitere weit verbreitete Gliederungsart ist die Funktionsorientierung. Hier wird der Projektstrukturplan anhand der Organisationsfunktionen aufgeteilt. Diese Gliederungsart wird gerne gewählt, wenn Projekte in (bzw. nahe an) der Linienorganisation durchgeführt werden sollen. Denn die Aufteilung beispielsweise anhand Entwicklungs-, Produktions-, Design- oder Marketingabteilung ist den Beteiligten ja aus der alltäglichen Arbeit bekannt.
Projektstrukturplan - Funktionsorientiert

Funktionsorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

  • Objektorientierte Gliederung:
    Das dritte Gliederungsprinzip ist die objektorientierte Gliederung. Diese macht vor allem dann Sinn, wenn im Projekt einzelne Objekte voneinander abzugrenzen sind. Als Beispiel könnte man hier den Bau eines Hauses mit den Objekten (bzw. Komponenten) Fundament, Keller, Erdgeschoss, Obergeschoss und Dach nennen. Auch bei großen Events kann diese Objektorientierung sehr sinnvoll sein.
Projektstrukturplan - Objektorientiert

Objektorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

  • Mischformen sind möglich!
    Neben den “Reinformen” kannst du auch eine Gemischtorientierung nutzen. Hierbei ist es wichtig, dass du auf einer Gliederungsebene immer das gleiche Gliederungsprinzip nutzt. D.h. du kannst nicht einfach auf der obersten Gliederungsebene zwischen Phasenorientierung und Objektorientierung wechseln. Wenn aber die erste Gliederungsebene anhand der Projektphasen geordnet ist, kannst du eine Ebene tiefer ohne Probleme beispielsweise auf eine Funktionsorientierung wechseln.
Projektstrukturplan - Gemischtorientiert

Achtung bei der Gemischtorientierung! (klicken um zu vergrößern)

 

Immer mit dabei: der Aufgabenbereich „Projektmanagement“

Was du bei der Auswahl der Gliederungsart jedoch niemals vergessen solltest, ist die separate Auflistung der Projektmanagementaufgaben. Und das ganz egal, ob du eine Objekt-, Funktions- oder Phasenorientierung wählst. Denn ein Aufgabenbereich des Projekts ist immer das Projektmanagement und das wird – wenn es nicht im PSP aufgeführt wird – gerne unterschätzt oder “vergessen” einzuplanen.

 

Einen Projektstrukturplan erstellen: der Ablauf

Nach diesen Vorüberlegungen geht es jetzt an die Erstellung des Projektstrukturplans, wobei du aus drei Vorgehensweisen auswählen kannst:

Top-Down-Ansatz

Bei der – auch als deduktiver Ansatz bekannten – Top-Down-Vorgehensweise zerlegst du das Projekt Schritt für Schritt in seine Einzelteile. D.h. also, dass dich deine Analyse vom großen Ganzen hin zu den Details führt.

Diese Vorgehensweise ist vor allem dann empfehlenswert, wenn du bereits ähnliche Projekte durchgeführt hast und du die Teilbereiche deines Projektes klar vor dir siehst.

Bottom-Up-Ansatz

Die – auch als induktiver Ansatz bekannte – Bottom-Up-Vorgehensweise beginnt dagegen bei den Details, aus denen nach und nach das Projekt “zusammengesetzt” wird.

Diese Vorgehensweise eignet sich vor allem bei innovativen Projekten mit einem hohen Grad an Unsicherheit.

JoJo-Ansatz

Natürlich kannst du auch beide oben genannten Ansätze kombinieren, um ihre Vorteile zu verbinden. D.h. du gehst beispielsweise zuerst deduktiv vor und überprüfst die “Vollständigkeit” deiner Analyse, indem du anschließend induktiv von den Details zum großen und Ganzen zurückgehts.

 

Prüfe dein Ergebnis mit dem MECE-Prinzipiell

Nachdem du nun deinen Projektstrukturplan erfolgreich aufgebaut hast, solltest du ihn nochmal auf Vollständigkeit und Logik prüfen. Hier bietet sich das MECE-Prinzip an:
MECE steht für Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, was bedeutet, dass es bei den einzelnen Bereichen deines PSP nicht zu Überlappungen kommen darf (Mutually Exclusive), die Unterbereiche aber immer die darüberliegende Ebene zu 100% beschreiben (Collectively Exhaustive).

 

Fazit: Ein PSP ist viel Aufwand, aber er ist mitentscheidend, ob dein Projekt ein Erfolg wird!

Wie du siehst, ist mit der Erstellung eines Projektstrukturplans einiges an Arbeit verbunden: zuerst musst du das richtige Gliederungsprinzip festlegen und dann viel Arbeit in die deduktive oder induktive Analyse deines Projekts stecken.

Leider schrecken viele Projektleiter vor dieser Arbeit zurück, weil sie das Gefühl haben am Anfang des Projektes nicht vom Fleck zu kommen und zu viel Zeit bei der Planung zu “verschwenden”. Ich kann dir aber versichern, dass sich dieser “Mehraufwand” im Laufe deines Projektes mehrfach auszahlen wird. Denn neben einem reibungsloseren Ablauf – der dir viel Stress, Ärger und Zusatzarbeit zur Lösung der “plötzlich” auftretenden Probleme spart – wird auch die Qualität, die das Projekt liefern kann, deutlich höher liegen.

Hast du ähnliche Erfahrungen, oder wie ist dein Verhältnis zur “Mutter aller Pläne”? Schreibe mir doch einfach einen kurzen Kommentar!


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2 Comments on “Was ist ein Projektstrukturplan? (Aufbau, Gliederung und wie erstellen)”

  1. Hallo Fabian,
    Sehr gute Zusammenstellung über die verschiedenen Ansätze des PSP. Vielleicht fehlt noch das eine oder andere praktische Beispiel um es anschaulicher zu machen. Insbesondere bei den Mischformen. Was mich noch etwas detaillerter interessieren würde, ist deine MECE-Prüfung. Die kenne ich noch nicht.

    Ich selbst erstelle nahezu immer einen PSP, hauptsächlich in Mischformen mit der objektorientierten Ausrichtung als Basis. Danach gehe ich aber meist einen eher unüblichen Weg und arbeite das Ganze in ein BPMN-Plan um. Das ist für mich, aber auch für die meisten Kunden und meine Systemingenieure einfacher zu lesen als ein Netzplan oder ein Gantt-Diagramm. Im Anschluss kommt dann aber natürlich doch MS Project zum Einsatz.

    Viele Grüße und weiter so.

    1. Hallo Julibito,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Deine Vorgehensweise über ein Geschäftsprozessmodell (BPMN) kannte ich noch nicht, ist aber ein interessanter Ansatz!

      Kurz noch zu deiner Frage bzgl. MECE-Prüfung:
      Die MECE-Prüfung wird vor allem bei der Erstellung logischer Bäume bei der strukturierten Problemlösung angewendet. Sie passt aber auch hervorragend zum Projektstrukturplan, denn auch hier werden komplexe Sachverhalte (ein Projekt) in Bereiche gegliedert (z.B. anhand deiner bevorzugten Objektorientierung) und dann jeder Bereich wiederum in Arbeitspakete.
      Bei dieser Unterteilung des Projekts muss man nun darauf achten, dass die Zuordnung der Arbeitspakete eindeutig zu den Bereichen ist und es keine Doppelzuordnungen gibt (mutually exklusive – sich gegenseitig ausschließend). Ein Arbeitspaket darf also nicht in zwei Bereiche eingeordnet werden können. Zudem muss die Summe der Arbeitspakete eines Bereich diesen übergeordneten Bereich vollständig beschreiben (collectively exhaustive – insgesamt erschöpfend). Gleiches gilt natürlich auch für die Bereiche, die zusammengenommen das gesamte Projekt beschreiben müssen.
      Die MECE-Prüfung hilft uns also dabei, dass wir einen logisch richtigen PSP aufbauen (bei dem in jedem Bereich die richtigen Arbeitspakete stehen) und der auch alle für das Projekt benötigten Arbeitspakete enthält.

      Ich hoffe, dass ich damit deine Frage beantworten konnte!?
      Viele Grüße und erfolgreiche Projekte!
      Fabian

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