Tooltipps für Kanban (Trello + Sortd für GMail)

22.07.2015 / Führung, Prioritäten, Tooltipp, Zeitmanagement2 Comments

Dieser Artikel ist Teil 3 von 3 der Serie Kanban

Im dritten und letzten Teil der Kanban-Serie, möchte ich dir heute noch zwei Tools vorstellen, mit denen du Kanban auch digital umsetzen kannst. Es handelt sich um den (kostenlosen) Online-Dienst Trello und eine Kanban-Erweiterung für GMail.

Aber ACHTUNG:
Wenn du mit Kanban anfängst, würde ich dir empfehlen zuerst auf digitale Hilfsmittel zu verzichten und ein reales Kanban-Board zu nutzen. Denn gerade zu Beginn ist es sehr hilfreich, wenn du deine Kanban-Karten mit der Hand von Spalte zu Spalte bewegst. Zudem hilft dir der regelmäßige Blick auf dein Board dabei den Überblick zu behalten.

Bei digitalen Hilfsmitteln besteht jedoch – gerade wenn dir die Arbeit mit Kanban noch nicht in Fleisch und Blut übergegangen ist – die Gefahr, dass du die App oder das Online-Tool nicht oft genug geöffnet hast und dann auch nicht wirklich konsequent damit arbeitest.

Wenn du aber nun das System verinnerlicht hast, dann können spezielle Online-Tools für Kanban echte Vorteile haben. U.a. kannst du dein Board dann immer bei dir “tragen” und du kannst es ganz einfach mit Kollegen teilen – auch wenn sie über die ganze Welt verstreut sind.

 

Kanban mit Trello

Das führt uns gleich zum ersten Tooltipp namens Trello. Nach einer schnellen und unkomplizierten Registrierung kannst du auch gleich anfangen dein virtuelles Kanban-Board zu erstellen. Du kannst beliebig viele Boards und darin beliebig viele Spalten erstellen. Zu jedem Board kannst du auch Kollegen und/oder Freunde einladen, die mit dir an diesem Board arbeiten. Zwar gibt es auch eine kostenpflichtige Pro-Version von Trello, aber für den Großteil der Nutzer dürfte die kostenlose Version völlig ausreichen!

  • Den Überblick behalten – mit dem Activity Feed:
    Damit du auch immer den Überblick über die (von deinem Team) erledigten Aufgaben behältst, gibt es bei Trello einen Activity Feed. Hier findest du alle Ereignisse, die in dem Board stattgefunden haben.
  • Die Trello-Karten – hier bringst du (fast) alles unter:
    Auf die Karten in Trello können viele verschiedene Informationen “geschrieben” werden. U.a. sind das der Karten-Name und die -Beschreibung, Fälligkeitstermine, ein Feld für den Verantwortlichen sowie eine Kommentar-Funktion. Zudem kannst du Checklisten erstellen, Dateien anhängen und vieles weitere mehr.
  • Beispiel-Boards zur Inspiration:
    In Trello finden sich auch einige Beispielboards für verschiedene Projektarten (wie beispielsweise Veranstaltungsplanung, Veröffentlichungen, Einstellungsverfahren, etc.) und als neuer Nutzer bekommst du ein Einsteiger-Board, in dem dir Schritt für Schritt die verschiedenen Funktionen erklärt werden.

 

3 Extras und 2 Erweiterung, die Trello noch besser machen!

In Trello kannst du noch verschiedene Extras aktivieren (über das Menü > Extras), die dir dabei helfen sollen noch produktiver zu werden.

  • Das Kalender-Extra:
    Wenn du das Kalender-Extra aktivierst, dann kannst du dir deine Kanban-Karten auf einem Wochen- oder Monats-Kalender anzeigen lassen. Diese Funktion ist sehr hilfreich, um auch ja keinen Fertigstellungs-Termin mehr zu verpassen! Zudem kannst du deine Karten auch mit einem externen Kalender synchronisieren lassen.
  • Die Alterungsfunktion:
    Wie ich in den ersten beiden Teilen der Kanban-Serie schon geschrieben habe, legt Kanban viel Wert auf den “Flow”. Karten sollen also möglichst schnell durch den Bearbeitungsprozess kommen können. Um nun immer gut sehen zu können, welche Karten schon länger auf deinem Board hängen, kannst du die Alterungsfunktion aktivieren. Im normalen Modus werden Karten mit steigendem Alter immer durchsichtiger, im Piraten-Modus, verwittern die Karten, wie eine alte Schatzkarte. Ich finde dieses Extra wirklich hilfreich und zudem noch witzig umgesetzt.
  • Das Abstimmungs-Extra:
    Das letzte Extra kann dir bei der Festlegung von Prioritäten (im Team) helfen. Es handelt sich nämlich um eine Abstimmungsfunktion, die – durch ihre vielen verschiedenen Optionen – sehr vielfältig eingesetzt werden kann. Wie ich finde, auf jeden Fall mal einen Blick wert!

 

Nachdem wir uns nun die Extras von Trello angesehen haben, will ich dich jetzt noch auf zwei externe Erweiterungen hinweisen, die dir dein Kanban-Leben erleichtern können:

  • WIP-Limits für Trello
    Mit der Erweiterung “WIP-Limits for Trello” für den Chrome-Browser kannst du die wichtigen Work-In-Progress-Limits auch in Trello nutzen. Nach der Installation musst du einfach die WIP-Limits in Klammern in den Titel der jeweiligen Spalte schreiben – also beispielsweise “In Arbeit [5]” – und sobald eine Spalte das WIP-Limit erreicht hat, wird sie orange eingefärbt. Wenn du das Limit überschritten hast, dann wird die Spalte rot.
  • Automatisiere bestimmte Aufgaben mit Zapier (oder IFTTT)
    Eine weitere externe Erweiterung ist die Verbindung von Trello mit dem Automatisierungs-Dienst Zapier. Mit dieser Verbindung kannst du beispielsweise wiederkehrende Aufgaben automatisch erstellen lassen und musst die Karten nicht selbst wieder und wieder erstellen. Eine Übersicht über die (bisher) 28 Automatisierungsfunktionen findest du hier. Natürlich gibt es auch viele Rezepte für den Automatisierungsdienst IFTTT.com. Ziemlich effizient, oder?

 

Sortd – eine Chrome-Erweiterung für GMail

Neben Trello gibt es noch einen weiteren Dienst, den ich dir im Zusammenhang mit Kanban ans Herz legen will. Dieser Dienst befindet sich zwar noch in einer privaten Beta-Phase – d.h. man muss einen Zugangscode beantragen – aber die Idee dahinter ist richtig gut!

Wenn du also mit GMail deine eMails verwaltest und Chrome als Browser nutzt, dann könnte Sortd für dich richtig interessant sein.

Denn viele unserer Aufgaben entstehen durch eingehende eMails. Zwar bieten die verschiedenen Online-Aufgabenverwaltungen die Möglichkeit aus eMails Aufgaben zu erstellen, indem du die eMails an eine bestimmte eMail-Adresse weiterleitest – aber wie wäre es, wenn du dein Kanban-Board bereits in deinem eMail-Postfach hättest und emails durch einfaches Drag&Drop in die verschiedenen Spalten einordnen könntest?

Klingt nach einer super Idee? Dann solltest du dir Sortd genauer anschauen! Hier noch ein kurzes Einführungsvideo dazu:

 

Ich hoffe diese dreiteilige Kanban-Serie hat dir Lust auf mehr Kanban gemacht! Wenn du noch Fragen oder eigene Erfahrungen und Tipps hast, dann würde ich mich über einen Kommentar freuen!

 

Bildquelle (bild): Morguefile.com – wallyir


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2 Comments on “Tooltipps für Kanban (Trello + Sortd für GMail)”

  1. Ich möchte gerne auf eine geniale Freeware namens Personal Kanban (https://dmitryivanov.net/) hinweisen. Diese Windows-Software ist eine tolle Hilfe, sich selbst ein Kanban-Board aufzubauen, seine Aufgaben zu tracken, Deadlines zu setzen, … es ist sogar ein Pomodoro-Timer eingebaut, um sich selbst unter Kontrolle zu halten.

    Für Kleine Teams kann man das geniale Stück Software noch mit einer OpenSource-Datenbank verküpfen und ist MultiUser-fähig.

    Ein tolles Stück Software, welches es sich wirklich lohnt, mal anzuschauen.

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