Der „3-Spalten-Agenda“-Trick für produktive Meetings

24.04.2019 / Tooltipp, ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

3-Spalten-Agenda-Trick für produktive Meetings

Die meisten Angestellten sehen Meetings als absolute Zeitverschwendung an. Und leider ist das aufgrund schlechter Vorbereitung, mangelnden Entscheidungen und schlechtem Nachhalten von Todos auch oft der Fall. Im folgenden erfährst du deshalb, wie du mit der 3-Spalten-Agenda – einem genial einfachen, aber super wirksamen Trick – deine Meetings handlungsorientiert und so viel produktiver machen kannst!

 

Bei mir sind es immer die Dienstage. Und manchmal auch Mittwochs. Und Donnerstags… Ich meine die Tage, die so mit Meetings vollgestopft sind, dass man überhaupt nicht mehr “zum Arbeiten” kommt.

Und eigentlich wäre das ja gar nicht so schlimm. Wenn doch die Zeit in Meetings nur sinnvoll genutzt würde. Aber leider fühlen sich nur die wenigsten Meetings danach an.

Viel häufiger wird Zeit damit verschwendet – lang und breit – über verschiedenste Themen zu diskutieren, um letztlich … nichts zu entscheiden. Ganz nach dem Motto: “Schön, dass wir mal darüber gesprochen haben”.

Aber es gibt manchmal auch Lichtblicke: Wenn es gut läuft, findet sich eine Person, die sich um eine Aufgabe kümmern will. Aber ob sie das anschließend auch wirklich durchzieht? Das steht auf einem anderen Blatt.

Und manchmal kommt es vor, dass wir – wieder und wieder – über das selbe Thema sprechen. Nur, weil sich keiner mehr erinnert, was letztlich “entschieden” wurde. Was für eine Zeitverschwendung!

 

Meeting-Zeit ist kostbar! Also mach was draus…

Meetings sind eine teure Angelegenheit. Aber leider ist uns das häufig gar nicht so wirklich bewusst. Nehmen wir deshalb mal an: Ich treffe mich mit 4 weiteren Kollegen für 1,5 Stunden zu einem Meeting. Schon kostet das Meeting so viel, wie eine Person an einem ganzen Arbeitstag kostet! Denn:

5 Personen x 1,5 Std. Meeting-Zeit = 7,5 Std. Arbeitszeit

Und hierbei ist die Vor- und Nachbereitung des Meetings noch nicht einmal mit eingerechnet.

Aber wie viele deiner Meetings rechtfertigen solch hohe Kosten?

 

Der Agenda-Trick für produktive Meetings

Es gibt viele tolle Tipps und Tricks, wie man Meetings produktiver machen kann. Wie du produktive Meetings vorbereiten und durchführen kannst habe ich dir HIER und HIER zusammengefasst.

Und auch, wenn diese Tipps für viele Meetings hervorragend funktionieren, so sind sie gerade für regelmäßig anstehende Termine nicht immer passgenau. Deshalb zeige ich dir im Folgenden, wie dir ein genial einfacher, aber super wirksamer Trick dabei hilft, deine Meetings handlungsorientiert und so viel produktiver zu machen!

 

Produktivitätssteigerung durch absolute Handlungsorientierung

Bevor ich dich in das “Geheimnis” produktiverer Meeting einweihe, möchte ich dich noch warnen! Denn wahrscheinlich wird dein erster Impuls sein: “Das ist schon alles? Dieser Trick soll die Produktivität meiner Meetings enorm steigern?”. Mir ging es zumindest so, als ich zum ersten Mal über diesen Trick gestolpert bin. Und leider hat mich dieser erste Impuls dann davon abgehalten, ihn wirklich auszuprobieren. Stattdessen habe ich ihn wieder vergessen und lange unbeachtet gelassen.

Als ich dann aber einige Zeit später in einem Team gearbeitet habe, in dem alle Meetings nach dieser Methode abgehalten wurden, habe ich mich richtig geärgert. Ich habe mich geärgert, dass ich den Trick nicht schon viel früher für mich genutzt habe.

Denn es zeigt sich immer wieder: Meetings, die mit diesem Agenda-Trick durchgeführt werden, verlaufen nicht nur organisierter und zielgerichteter. Sie haben zudem einen absolut handlungs- und problemlösungsorientierten Fokus. Letztlich wird es so oft möglich, die Anzahl der Meetings sowie die beteiligten Personen auf ein optimales Minimum zu reduzieren. Und das bei gleichzeitiger Verbesserung der Zusammenarbeit der Teammitglieder.

Seitdem versuche nun in jedem Meeting diese 3-Spalten-Agenda einzuführen und die Teams dafür zu begeistern!

 

Die 3-Spalten-Agenda

Um deinen Meeting einen handlungsorientierten Fokus zu verpassen, musst du nichts weiteres tun, als:

  • ein geteiltes Dokument erstellen, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben.
  • eine Tabelle mit 3 Spalten einfügen:
    • Spalte 1 bekommt die Überschrift: Thema
    • Spalte 2 bekommt die Überschrift: Problem
    • Spalte 3 bekommt die Überschrift: Maßnahmen
  • Über die Tabelle kannst du dann noch das Datum deines Meetings schreiben.

3-Spalten-Agenda-Trick (Beispiel)

 

Arbeiten mit der 3-Spalten-Agenda

Jeder der Teammitglieder soll nun seine Themen in diese Tabelle eintragen. Jeder Punkt bekommt eine eigene Zeile. In der ersten Spalte wird das Thema beschrieben. Welcher Überbegriff passt zu diesem Punkt? In Spalte 2 steht dann die eigentliche Frage, die besprochen werden soll. Spalte 3 bleibt bis zum Meeting leer.

Je nachdem, wie viele Zeilen die Teammitglieder im Vorfeld des Meetings eintragen, kannst du dann kurz vorher die Einträge auch noch gruppieren, so dass ähnliche Punkte beieinander stehen.

Wenn ihr nun in eurem Meeting die Punkte – Zeile für Zeile – durchgeht, tragt ihr einfach eure Ergebnisse in die dritte Spalte ein. Bei Maßnahmen, die umgesetzt werden sollen, ist es wichtig, die Initialen des Verantwortlichen dazuzuschreiben. So ist klar, wer sich um was kümmert.

Nutze bei regelmäßigen Meetings immer nur ein Dokument. Erstelle also einfach pro Meeting eine neue Tabelle. Denn so hast du die Historie eurer Entscheidungen immer greifbar und ihr könnt ohne Probleme nachschauen, was ihr vor einigen Tagen / Wochen bereits beschlossen habt.

 

Man wird zur Vorbereitung „gezwungen“

Neben der absoluten Handlungsorientierung, hat die Arbeit mit der 3-Spalten-Agenda noch viele weitere Vorteile. Ein ganz wichtiger Punkt hierbei ist, dass sich die Teilnehmer – durch das vorherige Eintragen ihrer Fragen – ihr Thema bereits vor dem Meeting einmal grob durchdacht und „sortiert“ haben müssen. So wird verhindert, dass Themen spontan und noch recht konfus vorgetragen werden. Als Ergebnis verläuft dann die Diskussion meist viel strukturierter und zielgerichteter und man kommt viel schneller zu brauchbaren Ergebnissen.

 

Die Nachbereitungszeit wird drastisch reduziert

Ein weiterer Vorteil bei der Arbeit mit der 3-Spalten-Agenda ist, dass mit ihr auch die benötigte Nachbereitungszeit drastisch verkürzt wird. Denn dadurch, dass ihr die Ergebnisse und Entscheidungen direkt in die Tabelle eintragt, müssen keine langwierigen Protokolle und Sammel-E-Mails geschrieben werden.

Und da jedes Teammitglied Zugriff auf das geteilte Dokument hat, kann jeder zu jeder Zeit auf die Ergebnisse der Meetings zurückgreifen.


Du arbeitest bereits mit dieser 3-Spalten-Agenda? Dann würde ich mich über deine Erfahrungen in einem Kommentar freuen! Und wenn du noch weitere Tipps und Tricks für produktive und handlungsorientierte Meetings hast, dann teile sie uns doch ebenfalls über einen Kommentar mit.


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