4 Faktoren für ein gutes Stakeholdermanagement

Der Erfolg von Projekten hängt immer von den daran beteiligten Menschen ab. Natürlich gibt es viele Methoden, Tools und technische Hilfsmittel, die uns den Weg zum Ziel leichter machen. Was wir in Mitten dieser ganzen hilfreichen Dinge aber nicht vergessen dürfen ist, dass Projekterfolg nur durch das Zusammenarbeiten von Menschen erreicht werden kann. Die wirklich wichtige Frage auf dem Weg zum Projekterfolg ist also die Frage: “Ziehen wir alle am gleichen Strang?”.

Und diese Frage sollte sich nicht nur auf das Projektteam beschränken. Obwohl einige Projekte ja schon froh sind, wenn in ihrem eigenen Team keine größeren Konflikte auftreten, ist die Gruppe der Projektbeteiligten (oder Stakeholder) deutlich größer. Meist finden sich dort auch Personen oder Gruppen, die wir auf den ersten Blick gar nicht auf dem Schirm hatten.

Aber gerade, weil der Erfolg oder Misserfolg eines Projektes in hohem Maße davon abhängt, wie gut die einzelnen Wünsche und Interessen der verschiedensten Beteiligten unter einen Hut gebracht werden können, ist das Management dieser verschiedenen Projektbeteiligten (oder Stakeholder) eine Königsdisziplin auf dem Weg zum Projekterfolg!

Die Projektbeteiligten – Was ist ein Stakeholder?

Bevor wir uns nun aber intensiver mit unseren Stakeholdern auseinandersetzen, sollten wir zuerst klären, was ein Stakeholder eigentlich ist.

Einerseits geht es also um diejenigen, die das Projekt beeinflussen können. Das können interne und externe sowie aktiv engagierte oder sich überwiegend passiv verhaltende Akteure sein. Andererseits geht es aber auch um all diejenigen, die von deinem Projekt betroffen sind (ob sie selbst bereits davon wissen oder nicht). Und natürlich gibt es oft auch eine große Schnittmenge zwischen den Beeinflussern und den Betroffenen.

Es zeigt sich also, dass es sich bei unseren Projektbeteiligten um eine relativ “komplexe Menge” handeln kann. Und gerade weil es schnell unübersichtlich werden kann und wir die Stakeholder nicht immer intuitiv und ohne größere Probleme aufzählen können, ist ein aktives Stakeholdermanagement so wichtig für den Projekterfolg!

4 Schritte zum systematischen Umgang mit Stakeholdern

Der richtige Umgang mit deinen Stakeholdern umfasst vier Schritte:

• Wer sind meine Stakeholder?
  Zu Beginn musst du natürlich erst einmal wissen, wer deine Stakeholder genau sind.

• Wo stehen diese Stakeholder?
  Schritt zwei dreht sich darum, die Standpunkte und Wünsche deiner Stakeholder zu analysieren. Wie stehen sie zu deinem Projekt? Was erwarten sie sich von ihm? Oder was sind ihre Befürchtungen?

• Den richtigen Zugang finden.
  Im dritten Schritt geht es darum, einen Plan für die systematische Arbeit mit diesen Stakeholdern zu erstellen.

• Den richtigen Zugang nutzen.
  Im letzten Schritt geht es nun darum, diesen Plan schließlich auch umzusetzen.

4 Faktoren für ein gelungenes Stakeholdermanagement

Jeder dieser 4 Schritte ist für sich genommen zwar recht einfach zu verstehen und umzusetzen. Aber gutes Stakeholdermanagement ist mehr als nur das Abarbeiten dieser Schritte. Wirklich erfolgreich wird dein Stakeholdermanagement nur sein, wenn du mit der richtigen Einstellung an die Sache herangehst.

Aus diesem Grund solltest du auch immer auf die folgenden vier Faktoren für ein gelungenes Stakeholdermanagement achten:

Verständnis

Versuche deine Stakeholder zu verstehen! Hierbei ist es wichtig, nicht nur die Position, sondern den Menschen hinter der Position zu kennen. Frage dich immer: Was treibt diese Person an? Welchen Zwängen ist sie unterworfen? Welche Emotionen hat sie, wenn es um das Projekt (oder dessen Auswirkungen) geht? Wie sieht für sie Erfolg aus?

Und gerade, wenn es sich um kritische oder negativ eingestellte Stakeholder geht, ist es wichtig ihren Blickwinkel zu verstehen! Auch wenn es Zeit kostet (die du eigentlich nicht hast): Versuche herauszufinden, warum sie gegen dein Projekt sind. Welche Bedenken haben sie? Was wollen sie erreichen und warum? Versuche dich in ihre Situation hinein zu versetzen und nutze ihren Blickwinkel. Die hierfür aufgewendete Zeit ist fast immer sehr gut investiert! Denn aus diesem Wissen kannst du in den meisten Fällen sehr viel für dein Projekt lernen und es möglicherweise noch besser machen. Im besten Falle kannst du sogar die Widerstände auflösen und aus Gegnern werden Unterstützer.

Beziehung

Der zweite Faktor für ein gelungenes Stakeholdermanagement baut auf dem Ersten auf. Nachdem du nämlich verstanden hast, wie deine Stakeholder ticken, geht es darum eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Hier liegt – meines Erachtens – der wirkliche Schlüssel zum Erfolg. Denn je mehr Vertrauen ihr ineinander habt, desto offener werdet ihr auch miteinander umgehen. Dadurch können viele Probleme schon frühzeitig angesprochen und aus der Welt geschafft werden.

Kommunikation

Damit sind wir beim dritten Faktor für ein gelungenes Stakeholdermanagement: die Kommunikation.

Nachdem du jetzt jeden deiner Stakeholder kennst und eine Beziehung zu ihnen aufgebaut hast, kannst du auch zielgerichtet mit ihnen kommunizieren. Finde also für jeden die richtige Art der Kommunikation und nimm dir Zeit dafür.

Achte auch darauf, dass eine gelungene Kommunikation aus einem guten Zusammenspiel zwischen Sender und Empfänger besteht. Der Sender verpackt seine Botschaft und der Empfänger entschlüsselt sie und das kann leicht zu Missverständnisse führen!

Im Artikel “Missverständnisse in der Kommunikation – oder warum du 4 Ohren hast” gehe ich auf dieses Sender-Empfänger-Problem genauer ein.

Konsultation

Dieser vierte Faktor für ein gelungenes Stakeholdermanagement wird leider viel zu häufig übersehen oder nicht ausreichend genutzt. Es geht nämlich nicht nur darum die Stakeholder über den Verlauf des Projektes zu informieren, sondern auch darum, sie zu involvieren. Je früher und häufiger du dich mit deinen Projektbeteiligten berätst, desto besser. Denn damit kannst nicht nur Widerstände ab- und eine gute Beziehung aufbauen, sondern profitierst auch von ihrem Spezialwissen.

Mit diesen Faktoren und der richtigen Einstellung zu deinen Stakeholdern können wir uns im nächsten Artikel die ersten beiden Schritte des Stakeholdermanagements genauer anschauen.

Bis dahin wünsche ich dir viele erfolgreiche Projekte!