“Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt!”
Ist das intensive Planen von Projekten also Zeitverschwendung? Oder woran liegt es, dass so viele Pläne scheitern – und den “Kontakt mit der Realität nicht überleben”?
Im Folgenden findest du 8 Gründe warum Pläne scheitern und was du dagegen tun kannst!
1) Das magische Dreieck wird unterschätzt
Einer der wohl am häufigsten auftretenden Fehler bei der Projektplanung ist, dass wir dazu tendieren zu optimistisch auf das magische Dreieck zu blicken (hier geht’s zum Video).
Oft wird unterschätzt, wie viel Zeit und Geld es braucht, um eine bestimmte Leistung zu erbringen. Und auch wenn du als Projektleiter zu einer “realistischen” Einschätzung kommst, hat oft dein Vorgesetzter (oder der Kunde) das letzte Wort.
Den fertigen Plan kritisch hinterfragen (lassen)
Meist wissen wir zwar schon während der Planung, dass wir zu optimistisch sind, nur leider beugen wir uns zu oft dem “externem Druck”. Leider bringt uns das aber später im Projektverlauf dann in Bedrängnis.Deshalb solltest du deinen Plan immer kritisch hinterfragen und darauf achten, dass er nicht nur aufgrund des externen Drucks so geworden ist. Dabei kann es auch hilfreich sein, Personen um Rat zu fragen, die mit dem Projekt nicht direkt in Verbindung stehen, denn sie sind meist objektiver und stehen nicht so sehr unter dem “externen Druck”.
2) Es werden alte Fehler wiederholt
Jeder weiß, dass man am Ende eines Projektes die “lessons learned” dokumentieren sollte, damit man beim nächsten Projekt darauf zurückgreifen kann. Doch wenn wir ehrlich sind, dann werden (a) am Ende der wenigsten Projekte die aufgetretenen Fehler wirklich analysiert und Lehren daraus gezogen und (b) zu Beginn der wenigsten Projekte werden diese Lehren – sofern überhaupt vorhanden – auch wirklich genutzt.
Mache das Sammeln der 'lessons learned' zur Routine
Mach es für dich und dein Team zur Gewohnheit bereits WÄHREND des Projektes auftretende Fehler – in einer einfachen Tabelle – aufzuschreiben. Wer zu lange wartet, kann sich nämlich an die (kleinen) Fehler nicht mehr erinnern.In regelmäßigen kurzen Besprechungen könnt ihr diese Fehler dann besprechen und “lessons learned” daraus ziehen. So baust du ganz nebenbei eine “lessons learned” Datenbank auf!
3) Die Komplexität wird unterschätzt.
Eine der größten Fehlerquellen in der persönlichen Zeitplanung ist, dass die meisten von uns unterschätzen, wie lange wir für eine bestimmte Aufgabe brauchen. Deshalb hört man auch immer wieder: “Hast du mal eine Minute für mich?” oder “Ich mache das mal schnell”.
Was aber bereits bei “Einzelaufgaben” gilt, wird bei “Teamaufgaben” noch schwieriger. Klar ist: Je größer die Komplexität einer Aufgabe ist, desto länger wird die Aufgabe dauern. Was aber häufig übersehen wird ist, dass dieser Zusammenhang nicht linear sondern exponentiell ist. Doppelt so komplexe Aufgaben dauern nämlich meist nämlich eher viermal solange!
Steigt die Komplexität, steigt der Zeitaufwand exponentiell!
Achte also immer darauf, dass die benötigte Zeit exponentiell zur Komplexität der Aufgabe steigt.Bist du unsicher beim Abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert? Der 'Schubladentrick' kann dir helfen!
Melde dich also am besten gleich zum Newsletter an, denn dadurch bekommst du viele Informationen zum Projektmanagement bequem per E-Mail. Unter anderem auch den Schubladentrick: eine überraschend einfache Methode der Zeitplanung, die mir zuverlässig zu guten Schätzungen verholfen hat.Informationen zu den Inhalten, der Protokollierung deiner Anmeldung, dem Versand über den US-Anbieter Amazon AWS, der statistischen Auswertung sowie deinen Abbestellmöglichkeiten, erhält du in meiner Datenschutzerklärung.
4) Der Blick fürs “große Ganze” geht verloren
Gerade, wenn es stressig wird, stürzen wir uns gerne in das Abarbeiten von (kleinteiligen) Aufgaben. Dadurch bekommen wir das Gefühl der “Wirksamkeit”, denn wir können ja einiges auf unserer ToDo-Liste abhaken.
Was wir aber in solchen Situationen oft außer Acht lassen, ist das “große Ganze”. So erkennen wir dann manchmal nicht, dass sich die Situation / die externen Einflüsse geändert haben und dass sich die Prioritäten der Aufgaben verschoben haben (oder manche Aufgaben sogar ganz hinfällig geworden sind).
Halte nach Veränderungen in deiner Umgebung Ausschau!
Achte also immer darauf, dass du regelmäßig aus dem “Abarbeitungs-Modus” in den “Konzeptions-Modus” schaltest: Was hat sich um dich herum verändert und welche Auswirkungen hat es für deinen Plan!
5) Projektozentrismus
Manchmal haben wir als Projektleiter das Gefühl, dass unser Projekt das wichtigste Projekt der Welt (oder zumindest innerhalb der Firma) ist. Doch das sehen andere Abteilungen und Projekte meist ganz ähnlich.
Wenn sich die Überschätzung der Wichtigkeit unseres Projektes aber in unserem Plan niederschlägt, haben wir ein Problem. Denn dann übersehen wir, dass wir mit anderen um “unsere Ressourcen” konkurrieren.
Behalte die 'Konkurrenz' im Blick!
Achte also immer darauf, wer deine Konkurrenz ist. Wichtig ist hierbei, nicht nur auf externe Faktoren zu achten. Auch andere Abteilungen, die beispielsweise Anspruch auf die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter erheben, müssen beachtet werden. So kann es vorkommen, dass du ein Teammitglied nicht zu 100% sondern nur zu 60% “verplanen” kannst.
6) Der Glaube an übermäßige Kontrolle
Menschen tendieren dazu ihren Einfluss auf die Umwelt zu überschätzen. Oft haben wir aber deutlich weniger Kontrolle über die Ereignisse, als wir uns zugestehen (wollen). Zudem tendieren wir dazu, Einflussfaktoren, die außerhalb unserer Kontrolle liegen, zu ignorieren.
Du hast nicht alles unter Kontrolle!
Sei dir deiner begrenzten Kontrolle bewusst. Analysiere genau, welche kritischen Faktoren innerhalb deiner Kontrolle liegen und welche nicht. Achte auch darauf, dass du vor allem Veränderungen dieser unkontrollierbaren Faktoren möglichst frühzeitig erkennst, um darauf reagieren zu können.
7) Es wird schon gut gehen
Viele Pläne basieren sehr stark auf der Hoffnung, dass das Universum (oder wer auch immer) dem Projekt wohl gesonnen ist. Je öfter aber bei wichtigen Bausteinen eines Plans das Prinzip “Es wird schon gut gehen” zur Anwendung kommt, desto wahrscheinlicher wird dieser Plan später auch scheitern.
Basiere deine Pläne nicht auf Hoffnung!
Überprüfe deinen Plan auf kritische Stellen (an denen dein Projekt scheitern könnte) und überlege dir genau, was du unternehmen kannst:- dass an diesen Stellen nichts schief geht,
- oder – und das ist meist noch viel wichtiger – stelle schon jetzt einen Notfallplan auf!
8) Änderungen werden nicht dokumentiert (und/oder nicht kommuniziert)
Gerade bei Projekten mit einer längeren Laufzeit musst du davon ausgehen, dass sich die Wünsche und Anforderungen deines Auftraggebers verändern werden. Meist ist dies einfach so, weil sich (a) die Situation verändert hat oder (b) der Auftraggeber im Laufe der Zeit erkennt, dass er eigentlich etwas ganz anderes braucht.
Diese Situation muss insofern nicht zwingend zu einem Problem werden, wenn:
- die Auswirkungen dieser Änderungen klar benannt werden (v.a. in Bezug auf das magische Dreieck: Leistung, Kosten und Termine)
- die Änderungen auch transparent an alle beteiligten kommuniziert werden.
Dokumentiere alle (wichtigen) Änderungen!
Achte also darauf, dass du bereits am Anfang des Projektes mit deinem Auftraggeber ein klares Ziel sowie ein Pflichtenheft vereinbarst und dass du jede (wichtige) Veränderung darin auch dokumentierst und kommunizierst!
“Plans are nothing, planning is everything!”
Wenn du die oben genannten 8 häufigsten Gründe warum Pläne scheitern in deinen Projekten im Blick behältst, dann bist du auf einem sehr guten Weg zum erfolgreichen Projektabschluss!
Und denke immer daran, dass das Planen ein sich ständig wiederholender Prozess ist; oder wie es Dwight D. Eisenhower ausdrückte:
“Plans are nothing, planning is everything!” – Dwight D. Eisenhower
Click to tweet
2 Kommentare zu “8 Gründe warum Pläne scheitern (und was du dagegen tun kannst)”
“Plans are nothing, planning is everything!” Genial! Vielen Dank für Ihren Artikel. Ich bin fest davon überzeugt, dass wenn ich anfange, Ihre Tipps und Vorschläge einzuführen, meine Probleme wie eine Seifenblase zerplatzen. Wenn es sich um Überblick der Aufgaben handelt, habe ich letztens sehr interessante Lösung gefunden und ich will es mit Ihnen teilen – vielleicht wird jemand auch etwas für sich da finden. Es geht um Projektmanagement mithilfe der Kanban-Methode. Ich meine, dass sie sowohl für Privatpersonen, als auch für kleine und größere Unternehmen sehr nützlich sein kann. Wenn Sie wollen mehr davon erfahren wollen, können Sie die Informationen auf der Internetseite https://kanbantool.com/de/visuelles-projektmanagement lesen. Nochmals vielen Dank und schönen Tag! Tschüss! 🙂
Gute Hinweise auf Projektfallen. Meine Nummer 1 und 2 sind:
– viele Methoden und Projektpläne gehen von idealen Voraussetzungen aus. Meist herrschen diese aber nicht
– die meisten Ansätze gehen davon aus, dass Menschen rationale Entscheidungen treffen.
Ein wichtiges Motto (passt zu Ihrem Zitat): der Normalfall ist nicht die Punktlandung, sondern die tägliche Beschäftigung mit der Soll-Ist-Abweichung.
Wenn ein Projekt nicht mehr zu retten ist, dann sollte man den Mut haben, es abzubrechen. Am 15. September 2022 gibt’s dazu einen #PMtalk: fail early – fail cheap: rechtzeitiger Projektabbruch aber wie? https://interim-cio.biz/projektabbruch-aber-wie
Beste Grüße
Peter Burgey