Inbox-Zero: 7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mails verbringst

Früher kam die Post nur einmal am Tag. Was für ein Luxus! Heute prasseln E-Mails gerade im Projektmanagement am laufenden Band in unsere E-Mail Inbox. Ich bekomme wohl durchschnittlich ca. 40 Mails pro Tag und du? Für E-Mails lesen verbraucht man im Job durchschnittlich 28% seiner Zeit und wie viel mehr Zeit verbraucht man wohl zum Suchen der richtigen Informationen in einem unstrukturierten Postfach?

Wenn E-Mail für dich zum echten Zeitfresser geworden ist, befreie dich von dieser Geißel unserer Zeit mit dem richtigen E-Mail-Management.

Inbox-Zero: 7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mails verbringst

Eine volle E-Mail Inbox wirkt stressig, weil unser Gehirn unterbewusst noch unerledigte Vorgänge dahinter vermutet. Da E-Mail voraussichtlich auch in drei Jahren noch das wichtigste Kommunikationsmittel sein wird, lohnt es sich, eine persönlich passende Strategie für den Umgang zu überlegen.

Du kennst vielleicht schon das Prinzip Inbox-Zero. In diesem Artikel möchte ich dir noch 7 kurze Anregungen geben, wie du das Prinzip auch als Projektleiter erfolgreich umsetzen kannst.

Für alle, die es noch nicht kennen, kommt hier:

Meine Kurz-Definition von „Inbox-Zero“:

Zunächst möchte ich mit einem Missverständnis aufräumen: „Inbox-Zero“ heißt NICHT, ständig zu versuchen, keine Mails mehr im Posteingang zu haben! Dieser Zwang könnte sogar kontraproduktiv sein.

Im englischen bedeutet das Verb „to zero something“ nämlich „etwas zu ende machen“. Das bedeutet, dass ich nach der Methode, jede Mail, sobald ich sie öffne auch bis zum Ende bearbeite. Manchmal geht das nicht komplett. Dann sollte ich zumindest den nächsten Schritt anstoßen.

Wenn wir also unser Mailpostfach ansehen, dann mit voller Konzentration und Aktionswillen.

Im Grunde ist es ganz einfach, wenn du dich bei jeder Mail fragst, welche der 4 Optionen die richtige ist:

1. Löschen bzw. Archivieren
2. Erledigen von Aufgaben die nicht länger als 2-3 Minuten dauern
3. Weiterleiten
4. Terminieren, also in die Aufgabenliste aufnehmen und je nach Priorität einplanen

Diese führst du dann ohne Zögern aus, BEVOR du zur nächsten Mail weiter gehst. Und hast diese Mail dann erledigt. Zum Ende gebracht. To Zero.

Für die Inbox-Zero Methode brauchst du gar nicht die vielen Unterordner, die ich oft bei meinen Kunden sehe. Im Grunde werden nur folgende Unterordner empfohlen:

1. Aktion
2. Warten
3. Archiv
4. Ggf. noch später Lesen

Mehr Details findest du in meiner “Inbox-Zero” Anleitung, die du dir als PDF hier runterladen kannst.

Nun zu meinen Tipps, damit das System auch funktionieren kann:

1) Benutze Filter
Durch die Metapher der Mail als digitaler Brief gehen wir der falschen Annahme nach, dass jede Mail gelesen werden müsste. Dem ist aber nicht so. Mut zur Lücke!
Damit dich die wichtigen Mails ungehindert erreichen, ist es ratsam, alle anderen über Filter in Unterordner zu sortieren und somit aus dem Prime-Posteingang zu verbannen. Überflüssige Newsletter bestellst du am besten konsequent ab.

2) Sei präzise
Je präziser ein Anliegen formuliert ist, desto gezielter kann vom anderen dann auch darauf geantwortet bzw. direkt ohne Nachfrage gehandelt werden. Die häufig vorkommende Anregung nur drei bzw. fünf Sätze zu verwenden, halte ich allerdings für kontraproduktiv falls dabei Sachverhalte unklar bleiben und mehr Verwirrung entsteht – das würde ja wieder Rückfragen nach sich ziehen.

3) Wähle die Empfänger sorgsam
Um präzise zu sein und E-Mail-Inhalte schnell in eine Handlung zu überführen, empfiehlt es sich, die Ansprechpartner gezielt zu adressieren und nicht mehrere Empfänger zu wählen sondern wenn überhaupt in cc oder bcc. Wenn jedem klar ist, was von einem gewollt wird, kann auch besser reagiert werden. Produziere selbst weniger E-Mails – denn Kommunikation führt zu mehr Kommunikation.

Produziere selbst weniger E-Mails – denn Kommunikation führt zu mehr Kommunikation.
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4) Lass deine E-Mail Inbox so oft es geht geschlossen
Denn jede Ablenkung durch den Blick in die Mails ist eine Unterbrechung deines Arbeitsflows und bis der Faden wieder vollständig aufgenommen ist, kann es dann schon mal bis zu 25 Minuten dauern. Definiere Zeitfenster in denen du dich um deine Mails kümmerst etwa jeden Tag um 10:00, 14:00 und 18:00 Uhr.

5) Nutze das Öffnen der E-Mail Inbox am Morgen als Deadline
Erledige erst einmal eine wichtige Tagesaufgabe, bevor du deine Mails öffnest. Dies ist ein super Produktivitäts-Booster, zu dem ich mehr in meinem Blogartikel über Fokus für mehr Produktivität schreibe.

6) Fasse keine Mail zweimal an
Dies ist ein Tipp aus meinem “Inbox-Zero” E-Book: Sobald du die Mail geöffnet hast, solltest du sie nicht einfach nur da liegen lassen, sondern löschen, weiterleiten, beantworten, erledigen oder terminieren. Widerstehe dem Impuls, sich die Sache noch einmal später vorzunehmen (auch wenn das am Anfang Disziplin erfordert)

7) Bleib locker 😉
Es geht ja nicht darum deine Mailbox zwanghaft immer wieder leer zu bekommen, was oft beim “Inbox-Zero”Prinzip missverstanden wird. Aber missbrauche deinen Posteingang auch nicht als To-do-Liste nach dem Motto “oh, da muss ich was tun, ich lass die Mail mal hier damit ich’s nicht vergesse”.

Für die eigene Umsetzung lädst du dir am besten mein kostenloses E-Book herunter.

Oder wie gehst du mit deinen E-Mails um? Fährst du vielleicht sehr gut damit, alle E-Mails in der E-Mail Inbox zu belassen? Jeder Typ ist anders – daher gibt es wohl auch nicht DAS Rezept.

 

 

Über die Autorin:

Katharina Vollus ist Expertin für Projektmanagement mit 15 Jahre Erfahrung als Senior Projektleitung aus Berlin. Ihre Methoden reichen von PMI® bis agil. Aufgrund ihrer langjährigen Projektmanagement Erfahrung weiß sie, wie wichtig Strukturen für das Erreichen von Erfolgen sind. Katharina fokussiert sich auf die persönliche Einstellung und Persönlichkeitsentwicklung von Projektleitern und Führungskräften, die zum stressfreieren Umgang mit den Herausforderungen führt. Mehr auf ihrem Blog www.KatharinaVollus.de oder auf LinkedIn.