Burn-Down-Chart (inkl. Excel-Vorlage)

Projektfortschrittskontrolle ist oft nicht sonderlich beliebt, aber für ein erfolgreiches Projekt unverzichtbar. Deshalb zeige ich dir heute eine einfache und hilfreiche Methode, wie du deinen Projektfortschritt messen kannst.

Das sogenannte Burn-Down-Chart ist ein wirklich gutes Hilfsmittel, mit dem du einfach und übersichtlich darstellen kannst, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde und wie viel Arbeit noch zu erledigen ist.

Bis vor wenigen Jahren stand das Burn-Down-Chart sogar als erforderliches Tool zur Sprint-Fortschrittskontrolle im SCRUM-Guide. Das hat sich zwar 2011 geändert – Burn-Down-Charts sind nicht mehr „verpflichtend“ – aber das macht diese Art der Darstellung nicht weniger wertvoll.

Und – keine Angst! – auch wenn Burn-Down-Charts meistens im agilen Umfeld genutzt werden, sind sie im „klassischen“ Projektmanagement genauso hilfreich!

Burn-Down-Chart: der Aufbau

Das Schöne am Burn-Down-Chart ist, dass es sich um eine sehr einfache Darstellungsweise handelt.

Auf der horizontalen Achse trägst du die Zeit – in Form deiner „Reporting-Punkte“ – ein. Und auf der vertikalen Achse trägst du die zu erledigende bzw. bereits erledigte Arbeit ein.

Bezogen auf die Arbeit kannst du als Einheit wählen, was dir am passendsten erscheint – also beispielsweise Arbeitsstunden oder Anzahl der Aufgaben. Es zeigt sich aber immer wieder, dass verbleibende Komplexität (in StoryPoints) oft am hilfreichsten wahrgenommen wird!

Burn-Down-Chart: Beispiel für einen 2 Wochen Sprint

Nehmen wir als Beispiel an, dass wir ein Burn-Down-Chart für einen 2-Wochen-Sprint (10 Arbeitstage) benötigen.

• Als erstes müssen wir den Umfang des Sprints ermitteln (hier: 80 Story Points).
• Dann tragen wir die Kontroll-Zeitpunkte, also beispielsweise unsere täglichen Standups, ein.
• Anschließend ziehen wir eine Linie – von der verbleibenden Arbeit zu Beginn, bis zur erledigten Arbeit am Ende. Damit haben wir unseren „idealen Verlauf“.

Nun tragen wir täglich unseren Fortschritt in das Burn-Down-Chart ein. Wenn wir in der Mitte des Sprints angelangt sind, könnte das Burn-Down-Chart beispielsweise wie folgt aussehen:

• Wie du siehst, lag das Team nach einem Tag noch hinter dem idealen Verlauf zurück. Das ist aber gerade zu Beginn eines Sprints nichts außergewöhnliches, da man ja gerade erst mit den Arbeiten begonnen hat und ggf. noch wenige Aufgaben abschließen konnte.
• Am zweiten Tag war das Team dann etwas besser als der ideale Verlauf es vorgesehen hätte.
• Ab dann (nach dem dritten, vierten und fünften Tag) konnte das Team jedoch die “benötigte” Geschwindigkeit nicht aufrecht erhalten.
• Und wie du anhand der Prognose (gepunktete Linie) siehst, würde das Team die Arbeit bis zum Ende der zweiten Woche mit der bisherigen Geschwindigkeit nicht schaffen.
• Jetzt sollte sich das Team also Gedanken machen, ob es Gegenmaßnahmen einleitet! Aber nur, weil das Team dem idealen Verlauf hinterher hinkt, heißt das ja noch nicht, dass es nicht doch pünktlich fertig wird. Denn gerade gegen Ende eines Sprints kann es ja sein, dass “größere” Aufgaben, für die man einfach etwas mehr Zeit braucht, fertig werden. Dann würde sich die rote Linie evtl. schnell absenken. Das kann aber immer nur das jeweilige Team bewerten…

Wie du siehst, macht das Burn-Down-Chart die verbleibende Arbeit (im Vergleich zum idealen Verlauf) ganz einfach sichtbar. Um aber dann auch die richtigen Schlüsse ziehen zu können, musst du die Daten immer auch interpretieren!

Burn-Down-Chart: Excel-Vorlage

Burn-Down-Charts: Transparent und Ehrlich

Wie du siehst, ist das Burn-Down-Chart ein sehr einfach zu erstellendes Diagramm, das sich auch sehr einfach aktualisieren lässt.

Aber damit nicht genug! Burn-Down-Charts sind super, weil sie:

• die Realität des Projekts klar und einfach darstellen,
• dich früh „warnen“, wenn es nicht so gut läuft und
• die Auswirkungen von Entscheidungen und Gegenmaßnahmen schnell zeigen.

Am liebsten mag ich Burn-Down-Charts aber dafür, dass sie das all zu oft um sich greifende Wunschdenken bezogen auf Termine früh entlarven. Auch wenn das gleichzeitig der Grund ist, dass viele sie nicht wirklich mögen 😉

Hast du Fragen zu oder bereits eigene Erfahrungen mit Burn-Down-Charts? Dann schreibe die doch einfach in die Kommentare…