Systematisch aus Erfahrungen lernen (mit dem After Action Review)

07.11.2018 / Führung, Tooltipp, Weiterbildung, ZieleHinterlasse einen Kommentar

After Action Review - Systematisch aus Erfahrungen lernen

Wir machen in jedem Projekt viele wertvolle Erfahrungen, doch leider ziehen wir aus den wenigsten die richtigen Schlüsse und machen es beim nächsten Mal besser. Viel zu oft wiederholen wir das Gleiche wieder und wieder, ohne wirklich daraus zu lernen.

Albert Einstein soll dazu einmal gesagt haben:

Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. – Albert Einstein
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Doch wie können wir unsere positiven und negativen Erfahrungen in einem einfachen und systematischen Prozess sammeln und daraus lernen?

 

Der After Action Review (AAR)

Der After Action Review (AAR) ist ein einfaches, aber sehr hilfreiches Tool, das ursprünglich vom US-amerikanischen Militär entwickelt wurde, um Kampfeinsätze mit einem strukturierten Prozess zu reflektieren, zu bewerten und für zukünftige Einsätze zu lernen.

Er wird aber auch in unzähligen Firmen genutzt, um am Ende eines Projekts, einer Projektphase oder einer Veranstaltung aus dem Zurückliegenden zu lernen und daraus wichtige Schlüsse für die Zukunft zu ziehen.

Auch für die persönliche Weiterentwicklung ist ein After Action Review (AAR) hervorragend geeignet, beispielsweise am Ende eines Jahres, eines Monats oder sogar einer Woche.

 

Wie aufwändig ist ein After Action Review?

Das Tolle am After Action Review ist, dass er absolut flexibel einzusetzen ist und trotzdem immer hilfreiche Lessons Learned produzieren kann.

Je nachdem was du untersuchen willst, kann der AAR:

  • von einem halben Tag für die Bewertung eines mehrjährigen Großprojekts – bei dem du möglichst auch einen externen Moderator hinzu ziehst
  • über eine Stunde für deinen Jahresrückblick
  • bis zu wenigen Minuten für deinen wöchentlichen Rückblick dauern.

 

Durchführung eines After Action Reviews

Die Regeln

Wie bei jedem Feedback und jeder Suche nach Lessons Learned, sollten eine Reihe von Grundregeln gelten:

  • Der AAR ist keine Bewertung von Erfolg oder Fehlschlag, sondern soll – die immer existierenden – Stärken und Schwächen aufzeigen.
  • Es geht nicht um die Frage WER (hat gute/schlechte Arbeit geleistet), sondern darum zu erkennen WAS (dazu geführt hat).
  • Vorwürfe haben keinen Platz.
  • Ziel ist es für zukünftige Projekte zu lernen.
  • Es gibt nicht „die eine Wahrheit“, sondern jeder Teilnehmer hat eine eigene Wahrnehmung der Realität und kann somit wichtige Informationen beitragen.
  • Ergebnisse des AAR werden NICHT ohne die Zustimmung der Teilnehmer veröffentlicht oder weitergegeben.

 

1) Was war geplant?

Die erste Frage des After Action Review ist die Frage danach, was passieren sollte. Was sollte erreicht werden?

Ein guter Start hierfür sind Planungsdokumente in denen die Ziele und ggf. der Weg dorthin dokumentiert wurden.

Hilfreiche Teilfragen hierbei sind:

  • Was waren unsere Ziele? Was hätte erreicht werden sollen?
  • Wer war die Zielgruppe?
  • Welchen Zeitrahmen gab es?
  • Wer war beteiligt?
  • Welche Hürden/Schwierigkeiten wurden erwartet?

 

2) Was ist wirklich passiert?

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität!
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Da SOLL und IST niemals deckungsgleich sind, dreht sich die zweite Frage des AAR darum, was wirklich geschehen ist. Dabei geht es aber noch nicht um eine Bewertung, was gut oder schlecht war, sondern darum neutral darzustellen, was passiert ist.

Hierfür sind die verschiedenen Sichtweisen wichtig. Sie sollten dazu genutzt werden, eine für alle Beteiligten stimmige Erzählung der Geschehnisse zu darzustellen. Am besten erreichst du das, wenn jeder zuerst für einige Minuten Stichpunkte aufschreibt und diese dann zusammengetragen werden.

 

3) Was lief gut und warum?

Im nächsten Schritt geht es darum, die Schritte, die für den Erfolg ausschlaggebend waren, zu identifizieren. Frage also „Was lief gut und warum?“.

Aus diesen Ergebnissen können dann Good Practices abgeleitet werden, die in vergleichbaren Projekten beachtet werden können.

 

4) Was könnte verbessert werden und wie?

Im vierten Schritt dreht sich nun alles um die Frage „Was könnte verbessert werden und wie?“.

Wahrscheinlich hast du während deines Projekts viele neue Informationen bekommen und auch einiges dazu gelernt. Frage dich deshalb auch: Was würdest du – mit den dir jetzt vorliegenden Informationen – anders bzw. besser machen? Und was sind deine Empfehlungen für zukünftige Projekte?

Achte aber auf jeden Fall darauf, dass du mit deinen ursprünglichen Entscheidungen nicht zu hart ins Gericht gehst. Denn mit den dir damals vorliegenden Informationen waren die Entscheidungen gut. Und nur weil du sie heute – mit viel mehr Informationen – so evtl. nicht mehr treffen würdest, macht es sie deshalb nicht zu schlechten Entscheidungen!

 

Nachhalten und Ergebnisse zugänglich machen

Zum Abschluss solltest du nochmal die wichtigsten Punkte des After Action Reviews zusammenfassen. Und da der wirkliche Nutzen des AAR darin liegt, die gewonnenen Erkenntnisse auch in zukünftigen Projekten anzuwenden, solltest du:

  • für alle Punkte hinter denen ein weiteres ToDo steht, einen Verantwortlichen und eine Deadline bestimmen und
  • die Ergebnisse und Empfehlungen für andere Personen zugänglich machen.

 

Systematisch aus Erfahrungen lernen

Wie du siehst ist der After Action Review ein einfacher und schnell umzusetzender Prozess, um Erfahrungen zu dokumentieren und die nötigen Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. Und das unabhängig davon, ob du den AAR für berufliche Projekte oder deine persönliche Weiterentwicklung anwendest.

Und wenn du ihn regelmäßig nutzt – beispielsweise als Rückblick am Ende jeder Projektphase oder, wenn es um deine privaten Ziele geht, als Wochen- oder Monats-Rückblick – dann hilft er dir dabei, dich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Schritt für Schritt und ganz ohne großen Aufwand!


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