In 5 Schritten zur effizienten Tagesplanung (die ALPEN Methode)

20.06.2018 / Prioritäten, ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

ALPEN Methode

Gehörst du auch zu den vielen Menschen, die sich am Ende des Tages erschöpft fühlen, obwohl ihre ToDo-Liste nicht wirklich kürzer geworden ist? Und das obwohl du die Taktzahl immer weiter steigerst und dein Zeitplan keine Freiräume mehr hat?

Oder hast du manchmal das Gefühl, dass du für die wirklich wichtigen Aufgaben keine Zeit mehr findest, weil immer dringendere Themen deinen Tagesablauf durcheinanderwirbeln?

Dann habe ich eine einfache, aber sehr effektive Methode mit der du in wenigen Minuten einen Tagesplan erstellen kannst, der dir die Kontrolle über deinen Tagesablauf zurückgibt. Eine Methode mit der du nicht nur deine Arbeitsleistung steigerst, sondern auch noch deinen Stresslevel reduzierst.

 

Die ALPEN Methode – in wenigen Minuten einen Tagesplan erstellen, der wirklich funktioniert.

Die ALPEN Methode ist zwar schon eine relativ alte Methode des Zeitmanagements, aber gerade in unserer immer schnelllebigeren Welt hat sie nichts an Relevanz verloren. Es handelt sich dabei nämlich nicht um ein komplexes und aufwändiges Zeitmanagement-System, sondern um eine Methode mit der du in wenigen Minuten einen Tagesplan erstellen kannst, der dir die Kontrolle über deinen Tag zurückgibt.

Das Akronym A-L-P-E-N steht für die 5 einfachen Schritte, die du für die Erstellung deines Tagesplans benötigst:

A = Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten aufschreiben
L = Länge schätzen
P = Pufferzeiten einplanen
E = Entscheidungen treffen
N = Nachkontrolle

Klingt einfach? Ist es auch, mit etwas Disziplin und wenn du ein paar Tipps und Hinweise berücksichtigst!

 

Aufgaben und Aktivitäten aufschreiben

Bevor du dir einen funktionierenden Tagesplan erstellen kannst, musst du dir erst einmal einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und Aktivitäten verschaffen. Wie wichtig dieser Schritt ist, siehst du schon alleine daran, dass nicht nur die ALPEN Methode darauf aufbaut, sondern auch andere Methoden, wie beispielsweise Getting Things Done von David Allen.

Wichtig bei diesem Schritt sind vor allem zwei Dinge (die leider oft vernachlässigt werden):

  1. Erfasse wirklich alle Aufgaben. Also nicht nur wichtige Aufgaben und für heute angesetzte Meetings, sondern auch Routineaufgaben, wie das Lesen/Bearbeiten deiner E-Mails.
  2. Schreibe die Aufgaben auf und gehe sie nicht nur in deinem Kopf durch. Denn nur durch das Aufschreiben wirst du dir einen wirklichen Überblick verschaffen können.

 

Länge der Aufgaben abschätzen.

Die gerade erstellte Liste deiner Aufgaben und Aktivitäten gehst du nun Schritt für Schritt durch und schätzt, wie lange du für jede dieser Aufgaben und Aktivitäten benötigen wirst.

Wichtig ist hierbei, dass du realistisch aber eher knapp kalkulierst. Denn nach dem Parkinsonschen Prinzip wird sich die Arbeit genau in dem Maße ausdehnen, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. D.h. also, wenn du für die Überarbeitung einer Präsentation eine Stunde zur Verfügung hast, dann wirst du ziemlich genau diese Stunde benötigen.

Dem gegenüber steht aber das Pareto-Prinzip, das aussagt, dass du 80% des Ergebnisses in 20% der Zeit erreichst. Für die restlichen 20% des Ergebnisses benötigst du aber weitere 80% der Zeit.

80-20-Regel

Wenn du also eher knapp kalkulierst, zwingst du dich selbst dazu deinen Perfektionismus zu begrenzen und dich auf die wichtigen Dinge (80% des Ergebnisses) zu konzentrieren. Achte aber darauf nicht unrealistisch wenig Zeit einzuplanen, denn sonst setzt du dich zu sehr unter Druck und bist am Ende des Tages frustriert.

Dieses Abschätzen fällt den Meisten zu Beginn relativ schwer. Lass dich durch anfängliche Fehleinschätzungen nicht entmutigen, da mit zunehmender Übung deine Schätzungen immer leichter und besser werden.

 

Plane Pufferzeiten ein.

Ein weiteres Kernelement der ALPEN Methode sind die Pufferzeiten. Denn auch wenn du alle deine Aufgaben aufgeschrieben und realistisch geschätzt hast, kommen doch jeden Tag unvorhergesehene und dringende Themen auf deinen Tisch, die keinen Aufschub dulden.

Wenn du in solchen Situationen bereits 100% deiner Zeit verplant hast, dann fällt spätestens jetzt dein Tagesplan in sich zusammen. Und am Ende des Tages gehst du frustriert nach Hause, weil du wieder nicht das geschafft hast, was du dir vorgenommen hast.

Wie viel Puffer du benötigst, hängt stark von deinem Arbeitsplatz ab. Arbeitest du sehr frei und selbstbestimmt, benötigst du sicher weniger Puffer, als wenn du von vielen Kollegen und Vorgesetzten abhängig bist. Die ALPEN Methode rät aber generell dazu nur etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit zu verplanen. Für einen klassischen 8-Stunden-Tag bedeutet das, dass du weniger als 5 Stunden deines Tages für deine Aufgaben verplanen solltest.

Das klingt erst einmal nach sehr viel Puffer, aber aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass dieser Puffer meist relativ schnell aufgebraucht ist. Außerdem kannst du gegen Ende des Tages, wenn du siehst, dass du noch viel von deinem Puffer übrig hast, schon Aufgaben angehen, die du eigentlich erst morgen hättest erledigen wollen. Und spätestens dann gibt dir die ALPEN Methode ein wirklich gutes Gefühl!

Du bist unsicher, wie lange eine Aufgabe dauert und wie viel Puffer du einplanen sollst? Der 'Schubladentrick' kann dir helfen!
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Entscheidungen treffen.

Egal wie schnell du arbeitest: der Berg an Aufgaben wächst leider meist schneller, als du ihn abtragen kannst. Zudem bekommen diejenigen, die immer noch schneller Arbeiten, meist auch einfach noch mehr aufgeladen.

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass du erst wieder Kontrolle über deinen Tagesablauf bekommen kannst, wenn du akzeptierst, dass du für manche Aufgaben einfach keine Zeit finden wirst. Und aus dieser Erkenntnis folgt die Notwenigkeit deine Aufgaben zu priorisieren und bewusste Entscheidungen zu treffen.

Denn nur wenn du dich bewusst für – aber vor allem auch gegen – bestimmte Aufgaben entscheidest, wirst du die Kontrolle über deinen Tagesablauf zurückgewinnen können. Und das steigert dann wiederum deine Produktivität und stärkt dein Wirksamkeitsgefühl.

Priorisieren nach dem Eisenhower-Prinzip
Für das Erstellen einer Prioritätenliste gibt es die verschiedensten Methoden, aber eine sehr einfache und wirkungsvolle Herangehensweise ist die Eisenhower-Matrix. Hier erfährst du alles, was du dazu wissen musst!

Nachdem du nun weißt, welche Aufgaben welche Priorität haben, solltest du diese in deinem Tagesplan verteilen. Einige hilfreiche Tipps hierzu sind:

  • Starte mit der wichtigsten Aufgabe gleich am Morgen (außer es gibt gute Gründe dagegen).
  • Frage dich, welche 3 Aufgaben du heute erledigen willst, damit es ein guter Tag wird.
  • Achte darauf, wie sich dein Energielevel über den Tag verändert. D.h. wenn du dich beispielsweise nach der Mittagspause immer in einem Energietief befindest, dann plane dir für diesen Zeitraum keine Aufgaben ein, die deine volle Aufmerksamkeit benötigen.
  • Unterteile große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben. Das macht das Anfangen einfacher und außerdem bleibst du motivierter, wenn du mehrere Teilaufgaben abschließen kannst.

 

Nachkontrolle

Nur, wenn wir aus Erfahrungen lernen, können wir besser werden. Oder wie Einstein es ausdrückte:

Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. – Albert Einstein
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Aus diesem Grund solltest du dir jeden Abend ein paar Minuten Zeit nehmen und dich fragen:

  • Was lief heute gut/schlecht? Und warum?
  • Wie gut war deine Aufwandsschätzung für die einzelnen Aufgaben? Und was kannst du daraus lernen?
  • Wie viel deines Puffers hast du verbraucht? Und für was?
  • Was hat dich in deinem Tagesablauf gestört und wie könntest du das in Zukunft verhindern?

 

Fazit: Die ALPEN Methode – auf dem Weg zum Gipfel der Produktivität

Wie du gesehen hast, ist die ALPEN Methode eine einfache, aber sehr effektive Möglichkeit deinen Tagesablauf zu planen. Denn bereits das Aufschreiben und schätzen deiner Aufgaben gibt dir einen guten Überblick über das, was alles auf dich zukommt. Mit der Priorisierung und einer bewussten Entscheidung für bzw. gegen bestimmte Aufgaben, kannst du deine Produktivität deutlich steigern. Denn dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du mehr deiner Zeit bewusst für die wirklich wichtigen Aufgaben aufwendest. Zudem wirst du seltener deine Zeit mit den oft so “laut schreienden” und angeblich so dringenden Aufgaben verschwenden. Durch das Einplanen von Pufferzeiten bleibst du außerdem flexibel, um entspannt auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Das schützt dich langfristig vor einer ungesunden Überlastung. Und zum Schluss hilft dir die tägliche Nachkontrolle dabei jeden Tag ein bißchen besser zu werden.

Hast du bereits Erfahrungen mit der ALPEN Methode gemacht oder hast du noch Fragen? Dann freue ich mich – wie immer – über einen Kommentar von dir!


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