Arbeitspakete richtig definiert: Baustein für deinen Projekterfolg!

Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Wenn diese Arbeitspakete nicht klar definiert sind, dann steht dein Projekt auf einem wackeligen Fundament.

Aber was ist ein Arbeitspaket genau? Warum ist es so wichtig? Wie umfrangreich soll es sein? Und was musst du bei der Definition von Arbeitspaketen alles beachten? Das erfährst du im folgenden Artikel!

Um komplexe Projekte beherrschbar zu machen ist es wichtig, das große Ganze so herunterzubrechen, dass plan- und kontrollierbare Einheiten – die sogenannten Arbeitspakete – entstehen. Basis hierfür ist die Erstellung des Projektstrukturplans, den man auch ehrfürchtig „die Mutter aller Pläne“ nennt. Und das ist wirklich nicht übertrieben, denn letztlich ist er – zusammen mit der Ablauf- und Terminplanung – die Anleitung, wie die einzelnen Puzzlestücke (Arbeitspakete) im Projekt zusammengehören, um am Ende ein vollständiges Bild zu ergeben.

Und wenn nur wenige Puzzleteile (bzw. Arbeitspakete) nicht richtig eingesetzt werden oder sogar fehlen, wird das Bild (Projekt) nicht richtig fertig.

Was ist nun aber ein Arbeitspaket?

Ein Arbeitspaket:

• ist das kleinste Element im Projektstrukturplan und wird nicht weiter unterteilt.
• ist eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projektes.
• hat einen Start- und Endzeitpunkt, sowie einen klar definierten Inhalt/Umfang und eine Kostenschätzung.
• wird einer Person zugewiesen (die das Arbeitspaket zwar verantwortet, aber nicht zwingend alleine bearbeiten muss).
• sollte mit den anderen Arbeitspaketen des Projekts vergleichbar sein.

Wie groß sollten Arbeitspakete sein?

Diese Liste gibt dir zwar schon einen groben Überblick, aber wahrscheinlich wirst du dir früher oder später die Frage stellen: „Wie umfangreich sollte ein Arbeitspaket idealerweise sein?“

Oft findet man hierzu die Empfehlung: zwischen 5 und 20 Personentagen. Und obwohl sich die meisten deiner Arbeitspakete wahrscheinlich wirklich in diesem Rahmen bewegen werden, sagt diese Antwort nichts über die Kriterien aus, mit denken du die Dauer des Arbeitspakets letztlich richtig bestimmen kannst.

Zu kleine Arbeitspakete machen dein Projekt nämlich unübersichtlich und es wird zu aufwändig den Fortschritt aller Arbeitspakete im Blick zu behalten. Auf der anderen Seite hilft dir aber auch eine zu grobe Darstellung der Arbeitspakete nicht, da zu große Arbeitspakete schlecht überwacht werden können .

Damit du die richtige Größe deiner Arbeitspakete bestimmen kannst, gehe ich im Folgenden auf die wichtigsten Faustregeln ein:

Arbeitspaketgröße: ca. 5% des Projektumfangs

Arbeitspakete sollen komplexe Projekte beherrschbar machen. Das funktioniert nur, wenn sie weder zu groß noch zu klein sind. D.h. dein Projekt sollte ganz grob zwischen 10 und 30 Arbeitspakete haben. Jedes dieser Arbeitspakete umfasst also ca. 3% bis 10% deines Projekts. In vielen Fällen sind 20 Arbeitspakete (bzw. 5%) ein guter Wert.

Arbeitspaketgröße: Die Reportingperiode-Regel

Ein anderer Ansatz kann es sein, die Reportingperiode als maximale Länge eines Arbeitspakets zu bestimmen. Das heißt, wenn ihr in deinem Projekt wöchentliche Statussitzungen habt, darf ein Arbeitspaket auch nicht länger als eine Woche dauern.

Der Vorteil einer solchen Vorgehensweise ist, dass die Fortschrittsmessung deutlich einfacher wird. Ein Arbeitspaket kann dann nämlich immer nur die Status nicht begonnen (0%), in Arbeit (50%) oder beendet (100%) haben. Und sobald ein Arbeitspaket in zwei Statussitzungen bei 50% steht, müsst ihr schauen, was da los ist.

Gründe zur weiteren Unterteilung von Arbeitspaketen

In einigen Situationen kann es sein, dass die oben genannten Regeln nicht so richtig passen wollen. Natürlich kannst du sie dann über Bord werfen und auch kleinere Arbeitspakete vergeben, wenn es dafür sinnvolle Gründe gibt. Unter anderem kann es sich dabei um folgende Gründe handeln:

• Ein kleineres Arbeitspaket birgt weniger Unsicherheiten und sein Aufwand ist einfacher abzuschätzen.
• Eindeutige Verantwortlichkeit sicherstellen: Ein Arbeitspaket hat immer nur einen Verantwortlichen. Bei großen Arbeitspaketen, an dem sehr viele Personen mitwirken, kann es aber passieren, dass diese Verantwortlichkeit verschwimmt und auf verschiedene Schultern verteilt wird. Und das ist niemals eine gute Idee.
• Kleinere Arbeitspakete sind besser zu überwachen. Gerade bei kritischen und risikoreichen Aufgaben kann es sinnvoll sein, diese in kleine Einzelschritte zu unterteilen.
• Kleinere Arbeitspakete geben dir die Möglichkeit einer flexibleren Ablaufplanung. Eine zu kleinteilige Ablaufplanung muss aber mit viel Aufwand überwacht und bei jeder kleinen Verzögerung aktualisiert werden.

Fazit: Die Dauer von Arbeitspaketen ist relativ zur Projektdauer und Komplexität der Aufgabe

Wie du siehst ist eine pauschale Vorgabe, wie lange ein Arbeitspaket dauern soll/darf, keine gute Idee. Sie sollte vielmehr von der Projektdauer und der Komplexität der jeweiligen Aufgabe abhängen.

Mit dem richtigen Zuschnitt deiner Arbeitspakete entlastest du das Projektmanagement, da die Abläufe innerhalb des Arbeitspakets nicht im Einzelnen verfolgt werden muss. Dafür ist ja der Arbeitspaketverantwortliche zuständig.

Außerdem wirken ausreichend große Arbeitspakete motivierend auf deine Mitarbeiter, da du den Verantwortlichen einen eigenen Gestaltungsspielraum zugestehst.

Arbeitspakete sind also wie Puzzleteile. Wenn sie den richtigen Zuschnitt haben, ergibt sich am Ende ein tolles Bild. Und wenn ihr dieses Bild zusammen erstellt und jeder eigene Puzzelteile verantwortet, dann kann es richtig Spaß machen.