8 Tipps für einen besseren Umgang mit eMails

22.04.2015 / Zeitmanagement2 Kommentare

Dieser Artikel ist Teil 2 von 4 der Serie eMails im Griff

Letzte Woche – im ersten Teil der Serie “eMails im Griff” ging es um den eMail-freien Tag. Hast du ihn selbst schon ausprobiert? Falls nicht, dann kannst du den Artikel hier noch einmal lesen.

Heute geht es um die Frage, wann eMails das richtige Kommunikationsmittel sind und wann wir uns mit ihnen beschäftigen sollten; also um das Thema “eMails als Teil eines Systems”. Also los geht’s!

 

1) Starte den Tag nicht mit eMails!

Möglicherweise hast du diesen Ratschlag auch schon immer mal wieder gehört. Und obwohl er so einfach klingt, ist er doch irgendwie schwerer umzusetzen, als wir auf den ersten Blick glauben. Wir sind einfach schon zu sehr daran gewöhnt. Das Smartphone als Wecker auf dem Nachttisch. Und wenn es dann morgens klingelt, dann sind unsere eMails nur noch eine App entfernt.

Aber: STOP! Wiederstehe der Versuchung und starte deinen Tag NICHT mit eMails! Kümmere dich zuerst um wirklich wichtige Dinge.

Die Gefahr ist nämlich groß, dass du dich beim Lesen deiner eMails über mindestens eine der Nachrichten in deinem Postfach ärgerst. Und ein Tag der so startet, kann nur schwer ein guter Tag werden.

Eine weitere Gefahr ist, dass du durch das Lesen deiner eMails schnell in den Modus des “getriebenen Abarbeitens” rutschst und dann kommst du möglicherweise gar nicht mehr dazu, eine sinnvolle Tagesplanung zu erstellen.

Widme dich also lieber einem Ritual, das dich gut in den Tag starten lässt und kümmere dich dann um deine Tagesplanung. eMails kommen später!

 

2) Reserviere eMail-Zeit-Fenster (und halte dich daran)

Die wenigsten von uns haben eine Position, in der wir Notfall-eMails bekommen, die wir sofort bearbeiten müssen. Für die meisten von uns ist die eMail ein ganz normales Kommunikationsmittel und dieses funktioniert NICHT in Echtzeit. Oder kennst du jemanden, der die Feuerwehr per eMail ruft?

Wir müssen uns einfach immer mal wieder klar machen, dass eMails nicht wie Telefonanrufe funktionieren. Am Telefon musst du direkt antworten, sonst macht das Gespräch ja keinen Sinn! Wer jedoch eMails schreibt, der kann nicht erwarten, dass er sofort eine Antwort erhält. Und falls doch, dann sollte er sich ernsthaft über seine Erwartungen Gedanken machen!

Die Konsequenz ist, dass du dir Zeiten für die Bearbeitung deiner eMails reservieren kannst und solltest!

Bearbeite deine eMails beispielsweise morgens (nach deiner Tagesplanung) und dann wieder nach der Mittagspause. Und dann auch nur für einen bestimmten Zeitraum (z.B. jeweils 30 Minuten). Wenn du dich daran hältst und auch dein eMail-Programm in der Zwischenzeit schließt, wirst du deine Produktivität deutlich steigern können.

 

3) Schreibe weniger eMails

Du hast zwar nur wenig Kontrolle darüber, wer dir wann wie viele eMails schickt, aber du kannst direkt kontrollieren, wie viele eMails du selbst verschickst.

Es klingt wie eine Binsenweisheit, aber: je weniger eMails du verschickst, desto weniger Antworten und Rückfragen wirst du bekommen. Was so logisch klingt, macht aber in der Realität einen großen Unterschied und wird dein eMail-Postfach deutlich entlasten!

 

4) Ist die eMail wirklich der richtige Kommunikationsweg?

Wenn wir eMails schreiben, dann fühlen wir uns so als hätten wir allein mit dem Klick auf “Senden” schon etwas erreicht. Wir können schon wieder einen Eintrag von der To-Do-Liste streichen. Aber ist das wirklich der Fall? Überprüfe doch einmal, wie oft diese (vermeintlich) erledigten Aufgaben immer wieder zu dir zurück kommen…

Deshalb solltest du dich immer fragen:

  • Ist die eMail wirklich das geeignete Kommunikationsmittel, oder
  • sollte ich nicht lieber ein kurzes Telefonat, oder ein persönliches Treffen vorziehen?

Grundsätzlich gilt: eine Information schriftlich zu verfassen dauert deutlich länger als sie mündlich zu kommunizieren. Zudem kann dein Gegenüber bei einer eMail nicht so direkt nachfragen, wie dies bei einem Gespräch der Fall ist.

Folglich solltest du immer, wenn die Möglichkeit besteht, dass deine eMail zu einer Diskussion führen könnte, eher das direkte Gespräch suchen! Mache die eMail also nicht zum Standard-Werkzeug deiner Kommunikation.

 

5) Erstelle, befolge und verbreite eine Kommunikationshierarchie

Die Frage nach einer Kommunikationshierarchie schließt sich direkt an die Frage des richtigen Kommunikationsmittels an. Wenn du etwas mit jemandem besprechen willst, dann solltest du folgende Hierarchie beachten:

  1. Triff dich mit der Person direkt
  2. Nutze Video-Telefonie (Skype, etc.)
  3. Rufe die Person per Telefon / Skype (ohne Video) an
  4. Schreibe eine eMail
  5. Nutze auf Papier geschriebene Briefe, Brieftauben oder Postkutschen 🙂
Weniger als 10% einer Information steckt direkt im (geschriebenen) Wort!
Diese Kommunikations-Reihenfolge ist nicht zufällig gewählt, sondern basiert auf wissenschaftlichen Untersuchungen zum Thema Kommunikation und Informationsvermittlung. Demnach übermitteln wir eine Botschaft:

  • zu mehr als 50% über die Körpersprache,
  • mit nur knapp 40% über die Art, wie wir sprechen und
  • nur knapp 10% direkt über unsere Wörter.

Wenn du also hauptsächlich per eMail kommunizierst, dann riskierst du, dass dich dein Gegenüber nicht richtig versteht und du lässt etwa 90% deines “Kommunikationspotenzials” ungenutzt.

 

6) Lege fest, wann du (per eMail) kontaktiert werden willst

Da es kostenlos und einfach ist eMails an viele Empfänger gleichzeitig zu verschicken, haben wir uns angewöhnt viele Leute in “CC” zu nehmen. Doch hierin liegt eine Ursache für die unglaubliche eMail-Flut vor der wir täglich stehen.

Deshalb solltest du festlegen wann und wie oft du in welche Kommunikationen eingebunden werden willst. Überlege dir also genau, wann du in “CC” sein musst und wann nicht. Kommuniziere diese Wünsche auch offen und frage deine Kollegen direkt, wann du sie in eMail-Kommunikation mit einbeziehen sollst (und vor allem wann nicht).

FAUSTREGEL - In “CC” sein heißt: Ich lese es, wenn ich Zeit habe!
Eine eMail sollte immer direkt an diejenigen Personen geschickt werden, von denen eine Reaktion erwartet wird. Wenn du also bei einer eMail im “CC” stehst, dann sollte sie dich auch nur indirekt betreffen und deshalb kannst du sie lesen, wenn du Zeit hast! Wer mehr von dir erwartet, der sollte dich direkt anschreiben.
Sortiere alle “CC”-eMails automatisch aus.
Mit dieser Faustregel im Hinterkopf solltest du dir überlegen, ob du dein eMail-Programm nicht besser so einstellen solltest, dass alle eMails – bei denen du nur im “CC” stehst – automatisch deinen Posteingang überspringen und direkt in einen speziellen “zur Info”-Ordner aussortiert werden.

 

7) Tägliche Kurz-Besprechung

Um von den unzähligen teaminternen Kurz-eMails weg zu kommen, solltest du dir überlegen, ob du eine tägliche Morgen-Besprechung mit deinen Kollegen einführen kannst.

Auf diese Weise kannst du – in einem knappen “Stehmeeting” – innerhalb weniger Minuten die wichtigen Anliegen des Tages ansprechen und ihr müsst euch so weniger eMails schreiben.

 

8) Richte einen wöchentlichen teaminternen Newsletter ein

Eine weitere Möglichkeit die teaminternen eMails zu reduzieren, ist einen wöchentlichen Newsletter einzurichten, zu dem alle Mitarbeiter beitragen können. Hier kommen dann die ganzen kleinen Informationen rein, die sonst über die klassischen “FYI – For Your Information”-eMails verschickt werden. Diese FYI-eMails sind meist nämlich nicht so zeitkritisch, dass sie nicht bis zum Ende der Woche warten könnten.

 

Das waren die 8 Tipps für einen besseren Umgang mit eMails:

  1. Starte den Tag nicht mit eMails!
  2. Reserviere eMail-Zeit-Fenster (und halte dich daran)
  3. Schreibe weniger eMails
  4. Ist die eMail wirklich der richtige Kommunikationsweg?
  5. Erstelle, befolge und verbreite eine Kommunikationshierarchie
  6. Lege fest, wann du (per eMail) kontaktiert werden willst
  7. Tägliche Kurz-Besprechung
  8. Richte einen wöchentlichen teaminternen Newsletter ein

 

Hast du noch weitere Tipps und Tricks, die die eMail-Flut reduzieren können? Dann würde ich mich über einen Kommentar freuen!

Nächste Woche geht es dann weiter mit dem dritten Teil der Serie “eMails im Griff”. Dann mit der Frage: “Was macht eine gute eMail aus”?

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – veggiegretz


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2 Kommentare zu “8 Tipps für einen besseren Umgang mit eMails”

  1. Hallo Walter,

    Toller Artikel!

    Die „E-Mail-Zeitfenster-Methode“ hat sich bei mir wirklich bewährt. Multitasking soll ja bekanntlich die Produktivität stark senken.

    Außerdem kann das Ignorieren der Mails über ein paar Stunden dazu führen, dass die vom Verfasser gesendete E-Mail gelöscht wird, weil sich eine Frage oder ein Problem von selbst gelöst hat.

    Bis dahin
    Dein “ VertriebsJunkie! „

    1. Hallo Arthur,
      danke für den Kommentar mit deinen Erfahrungen! Ja, es ist wirklich überraschend, wie viele Dinge sich „von selbst“ erledigen, wenn man sie einfach etwas liegen lässt 😉
      Viele Grüße! Fabian

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