“Ich habe zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge!” Obwohl fast alle von uns diesen Satz unterschreiben würden, wird eine der wirkungsvollsten Techniken für freie Zeit – nämlich das Delegieren von Aufgaben – nicht oder nur viel zu selten systematisch und richtig genutzt.
Schlimmer noch: Diese Technik hat bei vielen sogar einen richtig schlechten Ruf!
Aus diesem Grund geht es heute um die 3 Top Mythen rund ums Delegieren! Ich zeige dir auch, warum viele von uns Angst vor richtigem Delegieren haben und warum es uns (anfangs) so schwer fällt.
Was bedeutet delegieren?
Doch bevor wir uns mit den 3 Top Mythen rund ums Delegieren beschäftigen, sollten wir uns anschauen, worum es eigentlich genau geht.
Delegieren ist laut Wikipedia “die Übertragung von Zuständigkeiten und damit Handlungskompetenzen von einer Instanz an in der Regel untergeordnete Abteilungen oder Stellen.”.
Es handelt sich also nicht nur um das leider immer noch so weit verbreitete Abschieben von ungeliebten Aufgaben an Praktikanten oder Assistenten. Wichtig beim richtigen Delegieren ist vielmehr der Fokus auf das Übertragen von Zuständigkeiten und Handlungskompetenzen.
Warum delegieren wichtig ist
Rufen wir uns hierzu nochmal kurz die Eisenhower-Matrix ins Gedächtnis (zum Artikel):
In unserem Alltag tendieren wir oft dazu, uns auf die dringenden Dinge zu konzentrieren. Das ist auch völlig verständlich, denn die dringenden Aufgaben sind auch diejenigen, die “am lautesten Schreien”. Wir verbringen also den Großteil unserer Zeit in den Quadranten Q1 und Q3.
Erfolgreiche Menschen haben diesbezüglich zwei andere Prioritäten:
- So wenig Aufgaben wie möglich in Q1 zulassen
d.h. wichtige Aufgaben möglichst so frühzeitig bearbeiten, dass sie gar nicht erst dringend werden.
- So viel Zeit wie möglich für Aufgaben in Q2 aufbringen
d.h. gezielt Zeiten für die Erledigung von wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben – wie Weiterbildungen, Netzwerkaufbau, etc. – einplanen.
Wer sich nun Zeit für diese Q2-Aufgaben schaffen will, der kommt um richtiges Delegieren nicht herum. Denn wer nicht richtig delegiert, der verschwendet zu viel Zeit – u.a. mit dringenden, aber nicht wichtigen Q3-Aufgaben.
Wer nicht richtig delegiert, verschwendet viel Zeit – u.a. mit dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben.
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Was macht das Delegieren so schwer?
Wenn wir nun durch richtiges Delegieren so viel wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen können: Warum delegieren wir dann nicht viel mehr?
Das Problem des Delegierens liegt darin, dass es kontraintuitiv ist und leider häufig falsch angewendet wird. Das zeigt sich auch an den folgenden Top 3 Mythen rund ums Delegieren:
Mythos 1 – “Das mach ich selbst schneller”
Sobald es um das Delegieren von Aufgaben geht, hört man immer wieder den Satz “In der Zeit, in der ich es anderen erkläre, mache ich es lieber schnell selbst”.
Und ja, es stimmt. Das Delegieren von neuen Aufgaben braucht anfangs länger, als wenn wir es selbst erledigen würden.
Doch genau in der scheinbaren Richtigkeit dieses Satzes liegt ein zentrales Problem: Gefühlt stimmen wir zu und übersehen dabei, dass richtiges Delegieren kontraintuitiv ist. Denn Delegieren ist wie Investieren! Und wie bei jeder (guten) Investition zahlt sich der anfängliche Aufwand später aus. Bestenfalls sogar um ein Vielfaches!
Das bedeutet auch, dass man sich ganz bewusst darüber sein sollte, für welche Aufgaben sich diese Investition auch wirklich lohnt. Meist sind dies Routineaufgaben oder Arbeiten, die andere besser, schneller und manchmal sogar lieber machen als wir selbst.
Zu diesem ersten Mythos bleibt also zu sagen: Ja, das erste, zweite und vielleicht auch dritte Mal ist es sicherlich ein Mehraufwand. Dann zahlt sich die Anfangsinvestition aus und schafft dir Freiräume – immer wieder – mal um mal!
Mythos 2 – “Das macht keiner besser als ich”
Auch diese vermeintlich richtige Aussage, stellt sich bei genauerer Betrachtung als falsch heraus. Es stimmt zwar, dass die Umsetzungsqualität der delegierten Aufgaben anfangs sinken kann. Das ist aber auch meist nicht wirklich verwunderlich.
Denn wenn du eine Aufgabe schon oft gemacht hast, weißt du natürlich worauf es ankommt. Du kennst die Hürden und kannst den üblichen Problemen meist aus dem Weg gehen.
Übergibst du nun diese Aufgabe an eine Kollegin, kann sie nicht auf diesen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Wahrscheinlich wird sie Fehler machen, bei denen du denkst: “Das war doch absehbar! Wie konnte sie das denn nicht sehen?” Natürlich kann das frustrierend sein. Und natürlich kommt dann immer wieder dieses Gefühl auf: “Das macht keiner besser als ich.”
Was wir aber häufig nicht beachten ist, dass wir hier Äpfel mit Birnen vergleichen! Wir vergleichen nämlich unser Endergebnis mit dem Anfangsergebnis unserer Kollegin. Wir vergleichen also sozusagen die Bambinis (aus der G-Jugend) mit Thomas Müller vom FC Bayern. Gerade wenn du einen bestimmten Expertenstatus erreicht hast, ist diese Gefahr besonders groß!
Wenn wir hier jedoch nicht unserem Drang nachgeben, die Aufgabe wieder an uns zu reißen, sondern der Kollegin auf ihrem Weg zum Expertenstatus helfen, werden wir nicht selten überrascht sein, dass die anderen es bald mindestens genauso gut – wenn nicht sogar besser – können!
Auch dieser zweite Mythos zeigt: Delegieren ist eine Investition in die Zukunft. Und um beim Fußball-Beispiel zu bleiben: Wer gute Jugendarbeit leistet, ist möglicherweise ein zukünftiger Meistertrainer!
Mythos 3 – “Wer delegiert drückt sich um die Arbeit”
Kaffee kochen, Präsentationen erstellen und Unterlagen kopieren – “klassische” Praktikanten oder Assistenten-Aufgaben. Und leider wird Delegieren wirklich oft mit dem Abschieben von ungeliebten Aufgaben verwechselt.
“Mein Chef delegiert sehr gerne – weil er sich damit um unangenehme Aufgaben drücken kann!” Wo man solche Sätze hört, dort ist klar: es wird nicht richtig delegiert.
Denn Delegieren ist mehr als das Abschieben von ungeliebten Aufgaben. Ob etwas delegiert werden sollte, hat an sich sogar gar nichts damit zu tun, ob wir etwas gerne machen oder nicht. Vielmehr sollte es darum gehen, ob wir die richtige Person für eine bestimmte Aufgabe sind. Wir sollten uns immer Fragen: “Ist es meine Aufgabe diese Aufgabe zu erledigen?” und “Bin ich die geeignetste Person dafür?”
Wer beispielsweise von einer Fach- in eine Führungsposition wechselt, muss seine Fachaufgaben größtenteils abgeben. Nur so bekommt man die Zeit, um sich um seine Führungsaufgaben zu kümmern. In vielen Fällen bedeutet das aber, dass Fachaufgaben delegiert werden müssen, obwohl einem diese Spaß machen.
Für diesen dritten Mythos gilt also: Wer richtig delegiert, gibt auch geliebte Aufgaben ab. Denn nur so bekommt er auch die Freiräume, um sich um die wichtigen Dingen zu kümmern. Und wenn neben ungeliebten auch geliebte Aufgaben an die Kollegen abgegeben werden, dann steigt meist auch die Motivation im Team. So wird das Delegieren zur Win-Win-Situation!
Richtiges Delegieren ist mehr als nur Aufgaben abgeben
Nachdem wir uns nun die 3 Top Mythen rund ums Delegieren angesehen haben, zeigt sich, dass richtiges Delegieren Mut und Vertrauen, aber auch Geduld, Disziplin und anfängliche Mehrarbeit bedeutet. Diese Faktoren machen das Delegieren auch so schwer. Zumindest anfangs; letztlich hilft es aber allen Beteiligten.
Die Hauptaufgabe des Delegierens ist zwar weiterhin das Schaffen von Freiräumen, so dass der Delegierende sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Richtiges Delegieren ist aber zudem eine Möglichkeit der Mitarbeitermotivierung und der Personalentwicklung.
Richtig delegieren schafft Freiräume und motiviert die Mitarbeiter. Eine klassische WinWin-Situation!
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