Was du gegen ineffektive Meetings tun kannst (Teil 2 – Die Durchführung)

Im letzten Artikel ging es um die Frage, welche Punkte bei der Vorbereitung einer Besprechung zu beachten sind. Dieser Artikel schließt sich nun daran an und gibt dir wichtige Tipps, wie du bei der Durchführung der Besprechung das Optimum herausholen kannst.

Pünktlichkeit – Die unterschätzte Tugend!

Ich habe das Gefühl, dass Pünktlichkeit in den letzten Jahren leider deutlich an Wert verloren hat. Es gibt immer jemanden, der beispielsweise noch schnell eine eMail fertig schreiben muss und deshalb zu spät zu einer Besprechung erscheint.

Aber gerade in unserer heutigen Zeiten, in denen der Einzelne sowieso mit seinen Aufgaben nicht mehr fertig wird, sollte Unpünktlichkeit – und damit das “andere warten lassen” – weit mehr sein, als eine bloße Unhöflichkeit! Denn wer andere warten lässt, der hindert sie am Erledigen ihrer Aufgaben und steigert dadurch deren Stresslevel!

Abgesehen davon werden aber die daraus resultierenden Probleme für die Besprechung auch noch deutlich unterschätzt. Denn was passiert passiert, wenn man auf andere warten muss?

1. Die Stimmung der Wartenden wird zunehmend schlechter und das ist sicher keine gute Basis für eine gute Besprechung.
2. Die Wartenden werden ebenfalls zur Unpünktlichkeit “erzogen”, denn sie sind ja nicht dumm und lassen sich für ihre Pünktlichkeit “bestrafen”.
3. Der Zeitplan der Besprechung kommt durcheinander. Das führt zu Stress bei den Beteiligten und in letzter Konsequenz auch zu schlechteren Ergebnissen.

Als Konsequenz sollten für Besprechungen folgende Pünktlichkeitsregeln gelten:

• Die vereinbarte Uhrzeit gilt als Anfang des Gesprächs, nicht als Zeitpunkt, ab dem man sich einzufinden hat!
  D.h. dass die Teilnehmer zur vereinbarten Zeit anwesend sind und sich auch schon auf den Beginn der Besprechung vorbereitet haben (u.a. Plätze sind eingenommen, Unterlagen vorbereitet, etc.).
• Pünktlichkeit ist (auch) Chefsache!
  Denn zum einen ist Unpünktlichkeit oft nur ein Resultat mangelnder Priorisierung (ist beispielsweise die oben genannte eMail wirklich so wichtig, dass man das ganze Team warten lässt?). Zum anderen gibt es auch keine personellen Ausnahmen für Unpünktlichkeit; d.h. die Regeln gelten auch – oder gerade – für den Chef).
• Auch das Ende der Besprechung wird streng eingehalten.
  Denn “Überziehen” ist meist höchst ineffektiv und zudem gilt hierbei das selbe, wie bei einem unpünktlichen Start: Die Terminen und Zeitplanungen der Teilnehmer werden durcheinandergebracht! Wenn am Ende einer Besprechung noch kein Ergebnis erzielt wurde, dann sollte man sich überlegen ein weiteres Meeting anzusetzen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Nur in Ausnahmefällen macht es Sinn zu “Überziehen”, denn meist wird dann versucht schnellstmöglich zu einem Ergebnis zu kommen. Wie gut dieses dann wirklich ist, bleibt aber fraglich.
• Wenn möglich sollte eine Besprechung schon früher als geplant beendet werden. Zum einen “schenkst” du den Teilnehmern (und auch dir selbst) wertvolle Zeit, zum anderen arbeitest du dem parkinsonschen Gesetz entgegen, das sagt:
  

  Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. (Parkinsonsches Gesetz)
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Die Tagesordnung wird auch eingehalten

Im letzten Artikel – in dem es um die Vorbereitung der Besprechung ging – wurde die Wichtigkeit der Agenda bereits angesprochen! Diese vorab entwickelte Agenda muss nun natürlich auch eingehalten werden.

Zu Beginn einer Besprechung sollte also ganz kurz das Ziel der Besprechung sowie der geplante Ablauf angesprochen werden. Gerade wenn das Ziel noch einmal jedem ins Gedächtnis gerufen wird ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass die Diskussionen in die richtige Richtung verlaufen und fokussiert bleiben!

Abgesehen von der Einhaltung der Agenda sollte man unbedingt auf folgende Punkte achten:

• Diskussionen werden gefördert (bleiben aber sachlich). Denn die Diskussion ist ja einer der Hauptgründe, warum man sich überhaupt trifft.
• Nicht in (technischen) Details verlieren, denn dann werden sicherlich einige der Teilnehmer geistig abschweifen und nicht mehr viel beitragen!
• Wenn während der Besprechung neue oder andere Themen aufkommen, sollten diese aufgeschrieben werden und erst dann bearbeitet werden, wenn es die Zeit erlaubt.
• Störenfriede und “Laberer” werden höflich unterbrochen (“Vielen Dank für deine Ausführungen, Peter! Wir sollten jetzt aber noch weitere Meinungen hören!)
• Aufkommende Streitigkeiten einzelner werden frühzeitig gestoppt (und die Klärung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben)
• Schläfer und Schweigende werden direkt angesprochen und aktiviert (”Frank, was meinst du denn zu diesem Punkt?”). Wenn bestimmte Mitarbeiter für ihre Zurückhaltung bekannt sind, kannst du ihnen auch im Vorfeld gezielt eine Aufgabe zur Vorbereitung übertragen.

Wer leitet die Besprechung?

Dieser Punkt hängt eng mit den ersten beiden Punkten zusammen und wird leider viel zu oft vernachlässigt. Ein Meeting benötigt jemanden, der die Zügel in der Hand behält. Wer ist für das Meeting verantwortlich? Wer eröffnet die Besprechung? Wer moderiert die Diskussionen? Wer behält die Agenda (und deren Zeitplanung) im Auge?

Keine andere Arbeit während einer Besprechung

Was ich in Meetings immer wieder festgestellt habe ist, dass die Personen zwar anwesend sind, außer ihrer “geschätzten Anwesenheit” jedoch nichts beitragen, da sie mit ganz anderen Dingen beschäftigt sind. Während der Besprechung werden eMails abgefragt und beantwortet, oder sonstige Kleinigkeiten erledigt.

Es sollte sich aber langsam herumgesprochen haben, dass der Mensch NICHT multitaskingfähig ist, sondern dass bei einem solchen Versuch die Qualität BEIDER Aufgaben leidet. Aus diesem Grund sollte man unbedingt darauf verzichten während einer Besprechung andere Aufgaben zu erledigen!

Außerdem sollte ja der Grundsatz gelten: Entweder bin ich ein wichtiger Teil einer Besprechung, habe etwas beizutragen und muss deshalb konzentriert mitarbeiten, oder ich sollte sowieso nicht an der Besprechung teilnehmen!

Bei langen Besprechungen auch Pausen einplanen

Natürlich sollte man immer versuchen die Besprechungen so kurz wie möglich zu gestalten. Manchmal gibt es jedoch Besprechungen, bei denen von vorne herein klar ist, dass sie etwas mehr Zeit benötigen werden.

Hier solltest du schon beim Erstellen der Agenda Pausen einplanen. Außerdem solltest du den Anfang wie auch den genauen Endzeitpunkt der Pausen klar kommunizieren!

Als Faustregel kannst du jeweils etwa nach einer Stunde Besprechung eine Pause von ca. 5 Minuten einplanen. Dies reicht aus, um sich kurz die Beine zu vertreten und um den Kopf frei zu bekommen. Längere Pausen verleiten die Teilnehmer nur dazu “noch kurz etwas ganz wichtiges” zu erledigen.

Protokollieren

Jede Besprechung sollte dringend protokolliert werden. Mit diesem Dokument kannst du nämlich dem sogenannten Rashomon-Effekt entgegenwirken, der aussagt: unterschiedliche Personen nehmen ein und das selbe Ereignis unterschiedlich wahr.

Ein Protokoll hilft dir dabei Problemen – welche aus solchen unterschiedlichen Wahrnehmungen resultieren – schon im Vorfeld zu begegnen. Denn jeder Teilnehmer bekommt das Protokoll, kann bei Bedarf Unstimmigkeiten direkt klären und sich später dann auf dieses Dokument beziehen.

Natürlich sollte ein solches Protokoll keine wortgetreue Abschrift der Diskussion sein. Es reicht, wenn die wichtigsten Diskussionsverläufe sowie die getroffenen Entscheidungen dokumentiert werden!

Entscheidungen am Ende noch einmal zusammenfassen

Während einer Besprechung sollten – im Protokoll – alle Entscheidungen klar dokumentiert werden. Diese Dokumentation sollte folgendes umfassen:

• das klar formulierte Ergebnis der Diskussion
• konkrete Umsetzungsmaßnahmen
• einen Zeitplan für die Umsetzung
  (Angaben, wie “ca. 2 Wochen” sollten vermieden werden! Besser ist eine genaue Deadline!)
• einen Verantwortlichen benennen
  (Wichtig: Niemals zwei Verantwortliche benennen, denn das führt immer zu Problemen. Es muss ganz klar einen Verantwortlichen geben. Dieser kann dann zwar Aufgaben delegieren, ist aber für deren Umsetzung verantwortlich!)

Am Ende der Besprechung solltest du dann noch einmal alle Ergebnisse, Umsetzungsmaßnahmen, Deadlines und Verantwortliche benennen! So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer ein einheitliches Verständnis der Ergebnisse sowie der weiteren Vorgehensweise haben (und sich auch daran halten).

Follow up

Die beste Ergebnis-Dokumentation bringt nun aber wenig, wenn sie nicht nachverfolgt wird! Entscheidungen, die nicht beachtet werden wirken demotivierend und führen im schlimmsten Fall dazu, dass künftige Entscheidungen gleich von vorne herein nicht mehr ernst genommen werden.

Aus diesem Grund solltest du:

• anhand der vereinbarten Deadlines die Umsetzungsmaßnahmen nachverfolgen und einfordern.
• bei weiteren Meeting zu diesem Thema kurz auf die Ergebnisse der letzten Besprechung eingehen (Was wurde seitdem erreicht? Was wurde nicht erreicht? Warum?, etc.).

Mit diesen einfachen Mittel kannst du die Umsetzungswahrscheinlichkeit einer Entscheidung deutlich erhöhen!

Feedback einholen

Als letzten Punkt, möchte ich dich noch dazu ermutigen die Teilnehmer am Ende jeder Besprechung um konstruktive Kritik zu bitten! Wie haben die Teilnehmer die Besprechung (und deren Vorbereitung) wahrgenommen? Haben sie Verbesserungsvorschläge? Was hätten sie sich noch gewünscht?

Natürlich ist es schwer, sich vor “versammelter Mannschaft” anzuhören, was man “Falsch” gemacht hat, ABER wenn du dich verbessern willst, dann solltest du dir möglichst häufig Feedback einholen! Außerdem ermöglicht eine offene Feedback-Runde, dass auch andere Teilnehmer etwas lernen!

Wenn dir ein offenes Feedback vor dem gesamten Team nicht behagt, dann kannst du die Teilnehmer immer noch darum bitten, dir zu einem späteren Zeitpunkt ein 4-Augen-Feedback zu geben.

Wenn du diese 9 Tipps konsequent beachtest (und die Besprechung auch gut vorbereitest), dann bin ich mich sicher, dass du die Effektivität deiner Meetings enorm steigern kannst!

Hast du noch weitere Tipps und Tricks zur Durchführung einer Besprechung parat? Dann würde ich mich über einen Kommentar sehr freuen!