In 4 Schritten mit der Eisenhower Matrix zu langfristigem Erfolg

Im letzten Artikel ging es um das Pareto-Prinzip und wie du dir damit Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge schaffen kannst.

Heute geht es – im Anschluss daran – um die Frage, wie du diesen gewonnenen Freiraum noch weiter vergrößern und durch richtiges Priorisieren langfristig erfolgreich werden kannst.

 

Im Kampf um unsere Aufmerksamkeit (wichtig vs. dringend) heißt der Sieger leider meist “dringend”!

Die Eisenhower-Matrix – benannt nach dem amerikanischen General und 34. Präsidenten der USA – unterteilt alle Aufgaben anhand von 2 Kategorien. Diese sind WICHTIG und DRINGEND.

Gerade in der heutigen Zeit wird es immer wichtiger (!), sich den Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen zu verdeutlichen, denn die dringenden Aufgaben:

• “schreien meist am lautesten” (wie z.B. der Bericht, der unbedingt bis morgen überarbeitet werden muss) und
• verdrängen so die eher “schüchternen und zurückhaltenden” wichtigen Aufgaben von unserer Agenda (wie z.B. das längst überfällige Feedbackgespräch, das zum Teambuilding beiträgt).

 

Aus diesem Grund gehe ich hier noch einmal kurz auf den Unterschied dieser beiden Begriffe ein:

• Wichtig ist etwas, das dich deinen Zielen näher bringt und was meist eher langfristige Auswirkungen hat.
• Dringend sind Aufgaben, die sofort – oder zumindest sehr bald – erledigt werden müssen.

 

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix unterscheidet nun – wie schon angesprochen – anhand dieser Kategorien WICHTIG und DRINGEND und beschreibt so vier Arten von Aufgaben:

Q1 – Wichtig + dringend (=> Jetzt sofort selbst erledigen)
Im ersten Quadranten findest du die Aufgaben, die wichtig UND dringend sind. Diese Aufgaben haben also einen hohen Stellenwert bei deiner Zielerreichung UND können nicht weiter aufgeschoben werden.

Beispiele hierfür sind meist Probleme und Krisen, wie etwa ein Feuer in deiner Küche. Dieses Problem ist dringend (d.h. du solltest dich nicht erst morgen darum kümmern) und wichtig (denn es bedroht möglicherweise dein restliches Haus auch). 🙂

In diesem Quadranten findet sich aber möglicherweise auch ein Anruf (= dringend – denn, sofern du nicht zurückrufen willst, solltest du schnell den Hörer abheben) deines wichtigsten Kunden, oder ähnliches…

 

Q2 – Wichtig + nicht dringend (=> ausreichend Zeit einplanen und Termine setzen)
Im zweiten Quadranten finden sich wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Da wir – wie oben schon beschrieben – heutzutage immer mehr dringende Aufgaben auf unseren Tisch bekommen, fallen solche “Quadrant 2”-Aufgaben oft “hinten runter” und werden nicht oder zu selten erledigt.

Beispiele für solche Aufgaben sind u.a. Sport, Weiterbilungen, Planung, Auswertungen, Auszeiten.

 

Q3 – Nicht wichtig + dringend (=> Delegieren)
Im dritten Quadranten findest du Aufgaben, die dich deinem Ziel zwar nicht wirklich näher bringen, die aber dennoch erledigt werden müssen. Hier solltest du immer genau überlegen, ob du diese Aufgabe wirklich selbst erledigen musst, oder ob es nicht jemanden gibt, an den du sie delegieren kannst.

Gerade wenn du diese “Zeitfresser” aber nicht delegieren kannst, ist es extrem wichtig, sich an das Pareto-Prinzip zu erinnern und es auch möglichst gut umzusetzen.

Beispiele hierzu sind u.a. viele Telefonate / eMails, einige Besprechungen oder sonstige Unterbrechungen.

 

Q4 – Nicht wichtig + nicht dringend (=> nicht erledigen)
Alles, was du in diesem vierten Quadranten findest, kannst du sofort und ohne zu zögern in den Papierkorb werfen! Denn für Aufgaben, die dich deinem Ziel nicht näher bringen und die auch nicht erledigt werden müssen, solltest du auch keinerlei Zeit aufbringen!

Beispiele hierfür ist Facebook während der Arbeit, unwichtige Telefonate oder die meisten Kaffepausen mit deinen Kollegen (sofern sie nicht zum Teambuilding beitragen) 🙂

 

4 Schritte zu langfristigem Erfolg!

Die Eisenhower-Matrix zeigt uns klar und deutlich, dass wir möglichst viel unserer Energie und unserer Zeit in den zweiten Quadranten investieren sollten. Hier befinden sich nämlich die für uns wichtigen Aufgaben, die uns unseren Zielen näher bringen und die uns langfristig zu einem erfolgreichen und (hoffentlich) glücklichen Leben führen.

Die folgenden vier Schritte werden dir auf diesem Weg helfen:

• Ordne deine Aufgaben in die vier Quadranten ein:
  Als erstes musst du dir natürlich einen Überblick über deine Aufgaben machen. Schreibe am besten alle deine aktuellen Aufgaben in den jeweiligen Quadrant.

• Kümmere dich um die Krisen (Q1):
  Bearbeite die aktuellen Krisen und Probleme und leere nach und nach diesen ersten Quadranten.

• Entledige dich von unwichtigen Dingen (Q3 + Q4):
  Parallel zum vorherigen Schritt solltest du nicht wichtige aber dringende Aufgaben (Q3) – sofern möglich – delegieren. Hier musst du jedoch darauf achten, dass du evtl. die Erledigung dieser Aufgaben kontrollieren musst. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben (Q4) kannst du – wie bereits beschrieben – einfach eliminieren.

• Nutze die Zeit auch wirklich für Q2:
  Je besser du die Schritte 2 + 3 bearbeitet hast, desto mehr Zeit wird dir für die (langfristig) wichtigen Aufgaben bleiben. Um wirklich erfolgreich zu sein, musst du nun aber diese “gewonnene” Zeit auch konsequent in die Q2-Aufgaben stecken und dich nicht wieder von dringendem ablenken lassen 🙂

 

Welcher Typ bist du?

• der Typ “Q1-Feuerlöscher”
• der Typ “Q1-Q3-dringendes-liegt-immer-bei-mir-und-sonst-findest-du-mich-in-der-Q4-Kaffee-Küche”
• oder bist du doch schon der “In-sich-selbst-ruhende-Q2-Typ-der-Q1-Probleme-nur-selten-aufkommen-lässt-und-perfektes-Q3-delegieren-praktiziert”? 🙂