Warum dein Projekt an ungeklärten ERWARTUNGEN scheitern kann!

Hast du ständige Unruhe in deinem Projekt? Wird in deinem Team viel diskutiert und wenig erledigt? Du hast das Gefühl, dass die einzelnen “Zahnräder” nicht wirklich ineinander greifen?

Werden in deinem Projekt bestimmte Aufgaben doppelt erledigt? Oder manche gar nicht? Schieben sich die Kollegen in solchen Situationen auch noch gegenseitig die Verantwortung zu? Hörst du Sätze, wie: “Ich dachte das würdest du erledigen!?”

Spätestens an einem solchen Punkt solltest du handeln und überprüfen:

• ob deine Projektmitarbeiter wirklich wissen, was von ihnen erwartet wird und
• ob klar ist, was sie von ihren Kollegen, aber auch von dir erwarten können.

Sind die gegenseitigen Erwartungen wirklich klar?

Wenn du dich und dein Team in den oben genannten Situationen (teilweise) wiedererkannt hast, dann liegt es möglicherweise daran, dass die gegenseitigen Erwartungen im Team einfach nicht zueinander passen.

Sind die Aufgaben und Rollen wirklich klar? Stimmen die Erwartungen der verschiedenen Personen an Andere überein? Falsche oder vor allem auch falsch verstandene Rollenverteilungen sind verbreiteter als man denkt und sie sind gleichzeitig einer der gefährlichsten Fehlerquellen in Projekten, die es gibt!

Viele Projekte scheitern daran, dass Erwartungen unklar sind und dadurch auch ständig enttäuscht werden!
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Ungeklärte Erwartungen sind eines der gefährlichsten Projektrisiken!

Das Problem an einer intransparenten Rollenverteilung (oder auch Rollenzuschreibung) ist, dass sie sich erst langsam zeigt. Am Anfang eines Projektes läuft ja meist noch alles gut, die Mitarbeiter sind motiviert und ziehen am selben Strang.

Aber oft treten im Laufe der Zeit immer mehr Probleme auf:

• Aufgaben werden nicht (oder doppelt) erledigt.
• Entscheidungen werden ohne die nötige Rücksprache von Personen getroffen, die dazu gar nicht befugt sind.
• Die eigentlichen “Entscheider” fühlen sich um- oder sogar hintergangen.
• Das Vertrauen innerhalb des Teams sinkt und du hörst Sätze wie: “Auf den kann man sich ja eh nicht verlassen!”
• Die Konflikte im Team nehmen zu.
• Die Motivation deiner Mitarbeiter geht drastisch zurück.
• Projektergebnisse bleiben aus.
• Der Stresslevel innerhalb des Teams steigt und das führt wieder zu mehr Konflikten, weniger Vertrauen und wird nach und nach zu einem Teufelskreis.

Zusammenfassend kann man also sagen:

Ungeklärte Erwartungen sind eines der gefährlichsten Projektrisiken!
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Erwartungen klären mit der Erwartungsmatrix

Obwohl die aus ungeklärten Erwartungen resultierenden Probleme wirklich gravierend sein können, gibt es eine überraschend “einfache” Lösung – nämlich die Erwartungsmatrix. Und je früher damit eine Erwartungsklärung angegangen wird, desto besser!

DURCHFÜHRUNG
Zu Beginn wird eine Tabelle erstellt, in der jeder Akteur eine Spalte und eine Zeile bekommt – siehe das Beispiel mit 4 Akteuren im Bild oben. Natürlich sollten die Zahlen immer durch die Namen der jeweiligen Akteure ersetzt werden.

Dann sollte jeder Akteur “seine” Spalte ausgehändigt bekommen; also die Spalte, auf der sein Name ganz oben steht. Am einfachsten geht das, wenn die einzelnen Spalten auf breite Papierstreifen (evtl. Flip-Chart-Papier) gemalt werden. Im folgenden Bild ist dies durch den roten Rahmen markiert.

Jeder Akteur bzw. Akteursgruppe soll nun auf seinem Spalten-Blatt die Zellen ausfüllen. Wie sehen sie ihre eigene Rolle (graues Feld) und was erwarten sie von den anderen Akteuren.

Die benötigte Zeit für diese Aufgabe variiert, je nachdem:

• wie viele Akteure bzw. Akteursgruppen anwesend sind,
• wie komplex die Zusammenarbeit ist,
• welche “Vorgeschichten” es gibt und
• wie weit diese Akteure in den Projektplanungsprozess bereits eingebunden waren.

Wichtig hierbei ist, dass du diesem Prozess ausreichend Zeit einräumst; auch wenn er mehrere Stunden dauern könnte.

AUSWERTUNG
Wenn alle Akteure ihre Spalten fertig ausgefüllt haben, werden diese wieder aneinander geklebt, so dass wieder die im ersten Bild gezeigte Tabelle entsteht.

Nun gibt es zwei Arten der Auswertung:

• Diagonal (graue Felder)
  Überschneiden sich Rollen? Nehmen also mehrere Akteure die selbe Rolle wahr? Falls ja, gibt es dafür eine Erklärung und soll dies auch so sein? Zudem sollte hier schon zu ersten mal überprüft werden, ob wichtige Rollen vergessen wurden.

• Horizontal
  Hier wird ersichtlich, ob die eigene Erwartung (graues Feld) mit denen der anderen Akteure übereinstimmt? Haben bestimmte Akteure Erwartungen an uns, die uns neu sind? Können und wollen wir die an uns gestellten Erwartungen auch erfüllen?

• Zusätzlich: Gesamtschau – sind alle Rollen enthalten?
  Auch am Schluss sollte noch einmal überprüft werden, ob auch wirklich alle wichtigen Rollen in der Erwartungsmatrix abgebildet sind, oder ob etwas wichtiges vergessen wurde.

Auch dem Prozess der Auswertung sollte genügend Zeit – für Diskussion und Klärung – eingeräumt werden! Dies kann je nach Komplexität ebenfalls mehrere Stunden dauern.

Auch wenn dieser Prozess, den du mit der Erwartungsmatrix durchführst, einen halben oder sogar einen ganzen Tag dauern kann, ist er eine sehr sinnvolle Investition für eine gute Zusammenarbeit in komplexen Kooperationsbeziehungen, denn wie schon Ernst Ferstl wusste:

“Aus falschen Erwartungen werden meistens ziemlich schnell richtige Enttäuschungen“ – Ernst Ferstl
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Deshalb ist es wichtig, dass Erwartungen klar und offen aus- bzw. besprochen werden, dann können wir uns vor solchen Enttäuschungen (und dem darauf basierenden Misserfolg) besser schützen.

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – pedrojperez