Projekte müssen einen bestimmten “Wert” in möglichst wenig Zeit und mit möglichst wenig Kosten erschaffen. Diese voneinander Abhängigen Faktoren bilden das sogenannten Magische Dreieck des Projektmanagements.
Wie sieht nun aber dieser “Wert” eigentlich aus? Welche unterschiedlichen “Werte” haben die verschiedenen Anforderungen? Und wie kannst du diese Anforderungen gegeneinander Abwägen und zueinander in Priorität setzen?
Ein grundlegendes Problem in der Projektarbeit ist, dass es immer viel mehr zu erledigen gibt, als Zeit und/oder Geld dafür zur Verfügung steht. Deshalb müssen in Projekten auch regelmäßig Entscheidungen für oder gegen bestimmte Anforderungen getroffen werden. Manche Dinge können umgesetzt werden, andere müssen (zumindest zeitweise) zurückstehen oder können nicht umgesetzt werden.
Diese Entscheidungen sind aber – u.a. aufgrund der Unterschiedlichkeit der Themen – nicht immer einfach zu treffen. Denn wie vergleicht man beispielsweise die Entwicklung einer neuen Funktion mit der Investition in verbesserte Prozesse oder der Behebung von bestehenden Fehlern?
Um eine Entscheidung zu treffen, werden dann oft einfach die Kosten der Umsetzung mit den möglichen Erträgen aus der jeweiligen Umsetzung in Beziehung gesetzt und miteinander verglichen. Das führt dann wiederum häufig dazu, dass klassische Optimierungs- und “House Keeping”-Aufgaben zurückgestellt werden. Denn sie kosten erstmal viel und der direkte (finanzielle) Ertrag ist meist gering oder gleich null.
In den meisten Projekten führt dieses Vorgehen dann aber dazu, dass sich dieses “Zurückstellen” von bestimmten Aufgaben irgendwann rächt. Viel zu spät erkennt man, dass die zurückgestellten Aufgaben doch plötzlich einen höheren “Wert” haben als zuerst angenommen. Denn oft zeigt sich der Wert einer bestimmten Tätigkeit erst, wenn diese zu lange vernachlässigt wurde.
Was kannst du nun aber tun, damit du nicht in die selbe Falle läufst?
Die verschiedenen Arten von “Geschäftswert” (business value)
Damit du in Zukunft nicht mehr in die oben beschriebene Falle läufst, sollten wir uns die verschiedenen Arten von “Geschäftswert” (oder business value) im Detail ansehen.
Bevor wir dies aber gleich tun, sollten wir uns vorher noch kurz die Definition von Geschäftswert ansehen:
Wir sehen also, dass der Geschäftswert mehr ist als nur die reinen materiellen / finanziellen Werte eines Unternehmens (oder Projekts).
Ausgehend von dieser Definition ist auch klar, dass es unzählige Werte geben kann und dass für jedes Projekt ein eigenes Set an Werten wichtig sein kann. Deshalb sind die im Folgenden aufgeführten Werte sicher keine vollständige Liste, bieten aber für die meisten Projekte eine sehr gute Orientierung:
Kommerzieller Wert:
Beginnen wir mit dem offensichtlichsten und bereits oben beschriebenen Wert, der sich aus dem Verhältnis zwischen dem Aufwand und dem daraus resultierenden “Ertrag” (bzw. Einsparung) ergibt. Ein Beispiel hierfür ist der Aufwand, der Benötigt wird, um eine neue (Software-)Funktion zu entwickeln im Vergleich zum Umsatz, der durch das “hinzu buchen” dieser Funktion durch die Kunden eingenommen werden kann.
Marktposition:
Ein weiterer klassischer “Wert” ist die Stärkung der Marktposition. Ein Beispiel hierfür ist die Entwicklung eines Angebots, das dich von den Mitbewerbern abhebt (unique selling proposition) und dir so einerseits dabei hilft, bestehende Kunden halten, aber auch neue Kunden hinzugewinnen zu können.
Effizienzsteigerung:
In diesem Wert geht es vor allem um die Steigerung der organisatorischen Effizienz und damit letztlich um die Senkung der Betriebskosten. Beispiele hierfür sind u.a. effizientere Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen oder Prozessoptimierungen, die z.B. zu einem geringeren Aufwand bei der Anlage und Einrichtung von Neukunden führen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist aber auch beispielsweise die Steigerung der Benutzerfreundlichkeit, die wiederum zu einem geringeren Supportaufkommen führen kann.
Kundennutzen:
Obwohl in den letzten Jahren angeblich fast jedes Unternehmen den “Kundennutzen” als einen der wichtigsten Werte ausgerufen hat, liegt hier – meines Erachtens – weiter ein enormes Potenzial! Dieser Wert beschreibt nämlich, inwieweit eine Anforderung / Aufgabe dazu beiträgt, dass Kunden mit dem Produkt zufrieden sind und es weiter benutzen wollen/werden. Und gerade vor dem Hintergrund, dass die Neukundengewinnung um ein vielfaches teurer ist, als die Bewahrung von Bestandskunden, ist dieser Wert nicht zu unterschätzen.
Zukunftswert:
Dieser Wert beschreibt eine Investition in die Zukunft. Oft wird gerade durch solche Investitionen die Erreichung der anderen Werte in der Zukunft erleichtert. Beispiele hierfür sind u.a. Erneuerungen bestehender Systeme oder die Reduktion von Fehlern. Diese Investitionen verschlingen auf den ersten Blick erst einmal nur Geld, ermöglichen es dann aber z.B. neue Angebote zu entwickeln, die letztlich eine Verbesserung der Marktposition nach sich ziehen.
Wie du sicherlich bereits erkannt hast, wird eine Anforderung nicht immer nur einem der oben genannten Werte zugeordnet werden können. In den meisten Fällen werden gleich mehrere Werte zutreffen und sich auch gegenseitig verstärken.
Tätigkeiten, die zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit beitragen (Kundennutzen), führen sicherlich oft auch zu einem geringeren Supportaufkommen (Effizienzsteigerung), aber auch zu einer Stärkung der Marktposition, indem sich herumspricht, dass die Kunden des Produkts sehr zufrieden sind.
Bestimme die Werte für deinen Anforderungen und nutze dies bei deinen Entscheidungen!
Wenn du dich also in Zukunft entscheiden musst, welche der Aufgaben und Anforderungen in deinem Projekt umgesetzt werden sollen/können und welche hinten anstehen müssen, solltest du nicht nur auf das Verhältnis zwischen dem Aufwand und dem daraus resultierenden “Ertrag” schauen (kommerzieller Wert). Vielmehr solltest du für jede Anforderung prüfen, welche der oben beschriebenen Werte zutreffen.
Mit diesem Wissen hast du dann eine viel detaillierteres Bild und letztlich eine gute Entscheidungsgrundlage welche Aufgaben / Anforderungen umgesetzt werden sollen und welche nicht.