Corona wird uns zwar in diesem Winter noch stark beeinflussen, im nächsten Frühjahr werden wir die Corona-Restriktionen dann aber wahrscheinlich endlich hinter uns lassen können. Das Ende von Corona heißt dann aber sicher nicht, dass wir wieder vollständig zur (Arbeits-)Situation der Vor-Corona-Zeit zurückkehren werden.

Gerade das Thema HomeOffice (bzw. mobiles Arbeiten) wird in den wenigsten Firmen wieder komplett verschwinden. Und das wird uns – vor allem in Bezug auf Meetings – vor neue Herausforderungen stellen.

Zwar haben wir während Corona gelernt, wie wir gute digitale Meetings durchführen können. Aber jetzt kommen wir in die Situation, wo bei den Meetings einige Teilnehmer:innen vor Ort und andere digital von zuhause zugeschaltet werden.

Diese hybriden Meetings gab es – meist noch als klassische Telefonkonferenzen – zwar auch schon vor Corona, aber wirklich gut funktioniert haben sie ja in den wenigsten Fällen.

Da hybride Meetings einerseits herausfordernder sind als reine digitale (oder analoge) Meetings, andererseits aber in Zukunft auch nicht mehr die Ausnahme, sondern eher der Regelfall sein könnten, ist es wichtig, möglichst viele Stolperfallen aus dem Weg zu räumen, damit die jybriden Meetings auch maximal produktiv sein können!

Was müssen wir also bei hybriden Meetings beachten, damit sie auch erfolgreiche Meetings sein können?

Brauchst du wirklich ein Meeting?

Bei jedem Meeting – egal ob analog, digital oder hybrid – solltest du dir zuerst die Frage stellen: braucht es überhaupt ein Meeting, um das Ziel zu erreichen? Und das schließt natürlich mit ein, dass du dein Ziel klar benennen kannst…

Sollen beispielsweise neue Erkenntnisse und Lösungen durch eine Diskussion erarbeitet werden, oder geht es mehr um einen Informationsaustausch?

Bei letzterem ist ein Meeting meist nicht das beste Format und du solltest über andere Formen der Informationsvermittlung – wie E-Mail, Chat, etc. – nachdenken.

Muss es ein Präsenz-Meeting sein?

Sollte ein Meeting aber grundsätzlich das passende Format für dein Ziel sein, dann solltest du noch klären: Muss es sich wirklich um ein Präsenz-Meeting handeln, bei dem alle Teilnehmer:innen physisch anwesend sind? Welche Vorteile hat das für deine Zielerreichung?

Wichtig: Die Tatsache, dass wir uns alle gemeinsam in einen Raum setzen, ist per se noch kein Vorteil. In vielen Fällen würde ein rein digitales Meeting nämlich auch ausreichen. Widerstehe also dem Reflex Präsenz-Meetings abzuhalten, nur weil es wieder möglich ist.

Muss es ein hybrides Meeting sein?

Wenn die physische Anwesenheit bei deinem Meeting nicht zwingend erforderlich ist, aber einige Teilnehmer:innen im Büro sind, dann wird der erste Impuls sein, ein hybrides Meeting durchzuführen und die anderen Teilnehmer:innen einfach digital dazu zu holen.

Da gute hybride Meetings aber aufwändiger als rein analoge oder rein digitale Meetings sind, würde ich dir in solchen Situationen empfehlen zu prüfen, ob du dann nicht einfach ein rein digitales Meeting durchführen kannst.

Das heißt letztlich, dass sich nicht nur die Teilnehmer:innen im HomeOffice, sondern auch die Teilnehmer:innen im Büro, digital – von ihrem Platz aus – einwählen.

So haben nämlich alle Beteiligten gleiche Voraussetzungen und das Problem, dass die digital Zugeschalteten möglicherweise nicht gleichwertig eingebunden werden können, entfällt.

Tipps für hybride Meetings

Wenn du trotz allem doch auf ein hybrides Meeting setzen willst (oder musst), dann helfen dir folgende Tipps, um es zu einem Erfolg zu machen:

• Teste die Technik VOR dem Meeting (mit Präsenz- und Remote-Teilnehmer:innen).
• Achte hierbei vor allem auf das Thema „Audio“! Denn nichts behindert Produktivität mehr, als die ständige Frage: „Wie war das nochmal? Ich habe das nicht verstanden!“. Wenn sich also mehrere Personen in einem Raum unterhalten, dann müssen die digitalen Teilnehmer:innen das ganze gut verstehen können. Und auch umgekehrt, wenn eine digitale Teilnehmer:in etwas sagt, müssen alle im Raum das gut verstehen können.
• Verteile alle benötigten Dokumente (inkl. Agenda) VOR dem Meeting.
• Nutze digitale Tools, wie z.B. virtuelle Whiteboards, damit alle Teilnehmer:innen gleichen Zugriff auf die Arbeitsergebnisse haben.
• Bestimme eine Moderator:in, die u.a. den Chat überwacht und beobachtet, ob eine (digitale) Teilnehmer:in die Hand hebt, etc. Diese Moderator:in sollte aber inhaltlich nicht am Meeting teilnehmen.
• Wer etwas zu sagen hat, sollte zuerst (digital) die Hand heben. Zudem sollte sie/er, wenn ihn/ihr dann das Wort erteilt wird, mit Namen angesprochen werden. So wissen alle – digital und analog – wer jetzt spricht.
• Die digitalen Teilnehmer:innen sollten die Präsenz-Teilnehmer:innen sehen können (und umgekehrt). Das erreichst du am einfachsten, wenn jede:r Teilnehmer:in sich mit einem eigenen Laptop einwählt – also auch die Präsenz-Teilnehmer:innen.
• Extra Tipp: Wenn möglich, sollte es eine extra Kamera für den gesamten Raum geben, damit auch die digitalen Teilnehmer:innen sehen können was alles im Raum passiert. Diese Kamera kann dann auch dafür genutzt werden, Details – z.B. auf einem Whiteboard – für die digitalen Teilnehmer:innen zugänglich zu machen. Hier bietet sich z.B. eine Webcam mit einem extra Stativ an.

Fazit

Es zeigt sich, dass hybride Meetings aufwändiger sind, als rein digitale/analoge Meetings. Zumindest, wenn Präsenz- und Remote-Teilnehmer:innen gleich gut eingebunden werden sollen.

Um möglichst produktiv sein zu können, solltest du diesen Fakt deshalb immer beachten und deshalb immer prüfen, ob ein Meeting auch das richtige Format ist.

Anschließend stellt sich die Frage, ob für das Ziel die physische Präsenz zwingend notwendig ist.

Und wenn dann nicht alle Teilnehmer:innen physisch präsent sein können (oder müssen), ist ein rein digitales Meeting meist einfacher durchzuführen, als ein hybrides Meeting.

Laufe also nicht einfach blind in die Falle, ein hybrides Meeting durchzuführen, nur weil ein Teil der Teilnehmer:innen vor Ort präsent ist, sondern wähle dein Meetingformat entsprechend deiner Ziele. Und ja, das könnte auch bedeuten weiterhin digitale Meetings abzuhalten, obwohl viele Teilnehmer:innen im Büro präsent sind.