Dokumentenmanagement mit Johnny.Decimal

Erinnert dich die Ordnerstruktur in deinem Projekt oder im Firmennetzwerk auch an Matroschka-Puppen? In jedem Ordner befindet sich ein Unterordner und darin ein weiterer Ordner … Und bist du auch frustriert vom ständigen Suchen nach dem richtigen Dokument?

Wenn du dieser Zeit- und Energieverschwendung einen Riegel vorschieben willst, dann solltest du dir das Dokumentenmanagement mit Johnny.Decimal anschauen! Es ist ein großartiges, flexibles und wirklich einfaches System, mit dem du Ordnung in dein Dokumentenmanagement bringen kannst. Und es funktioniert sowohl digital als auch analog und ganz ohne zusätzliche oder teure Hilfsmittel!

Das Problem: die digitale Informationsexplosion

In der (guten?) alten Zeit, als noch alles auf Papier vorlag, war dem oben beschriebenen Wildwuchs alleine durch die Grenzen der Physik etwas Einhalt geboten. Denn in Aktenschränken kann man nicht einfach – mit einem Klick – ein neuen Unterordner öffnen oder eine neue Datei(-Version) anlegen. Man war in gewisser Weise dazu gezwungen, sich Gedanken um die Ablagestruktur zu machen. Und selbst das funktionierte mal besser und mal weniger gut.

Mit zunehmender Digitalisierung verschärfte sich dieses Problem aber gleich auf zwei Ebenen:

1. Die Geschwindigkeit der Informationsexplosion – also der überproportionalen Zunahme der Menge an Informationen – nahm drastisch zu.
2. Heute kann jeder schnell und einfach neue Dateien erstellen und diese in beliebig benannten Ordnern ablegen. Zudem ist der Verschachtelung dieser Ordner fast keine Grenze gesetzt.

Und wir fragen uns wirklich, warum wir nichts mehr finden können?

Dokumentenmanagement mit Johnny.Decimal

Zum Glück gibt es aber ein einfaches und extrem wirkungsvolles System, mit dem du wieder Ordnung in deine Dokumentenablage bringen kannst. Es nennt sich Johnny.Decimal und besteht nur aus wenigen einfachen Grundregeln, die ich dir im Folgenden zeige:

1) Unterteile alles in 10 Bereiche

Im ersten Schritt unterteilst du das, was du organisieren willst, in maximal 10 Bereiche. Achte aber beim Erstellen dieser Bereiche darauf, dass sie sich auf keinen Fall überschneiden. Die Obergrenze von maximal 10 Bereichen zwingt dich, diese Bereiche breit aufzustellen, und genau das ist der Sinn und Zweck dieser ersten 10 Bereiche.

2) Unterteile jeden Bereich in 10 Teilbereiche

Nimm dir jetzt jeden deiner Bereiche und wiederhole den Vorgang. Unterteile also die Bereiche in maximal 10 Kategorien. Aber was versteht Johnny.Decimal unter einer Kategorie? Kategorien sind Sammlungen von Dingen. So kann letztlich jede Art von Arbeit, die du machst, eine Kategorie sein.

3) Jede Kategorie bekommt eine eindeutige Nummer

Nun vergibst du jeder Kategorie eine eindeutige Nummer. Dafür nimmst du dir den ersten Bereich “Finanzen” vor. In diesem findest du dann die Kategorien 10–19. Im zweiten Bereich “Verwaltung” findest du die Kategorien 20–29, usw.

In dieser Aufteilung liegt eine der Stärken des Systems. Denn sobald du die Nummer einer Kategorie kennst, weißt du, um welchen Bereich es sich dreht. So ist dir immer sofort klar, dass es sich bei der Kategorie 27 um Verwaltungsthemen – und nicht um Finanzen oder Vertrieb – dreht.

Anders herum, weißt du auch immer, in welchen Bereichen du nicht suchen musst, wenn du etwas zum Thema Finanzen finden willst.

4) Die “Johnny.Decimal”-Zahl

Nachdem du nun die Kategorien nummeriert hast, kommen wir zu den eigentlichen “Johnny.Decimal”-Zahlen. Es handelt sich dabei um kurze, einprägsame Nummern, die aus zwei Ziffern vor und zwei Ziffer nach dem “Komma” bestehen. (wir verwenden die amerikanische Schreibweise mit dem Dezimal-Punkt).

Die Zahlen sehen also wie folgt aus: 12.03, 22.17 oder 42.22.

Die zwei Ziffern vor dem Dezimalpunkt geben immer die Kategorie an. Die zwei Ziffern nach dem Punkt sind die ID. Bei dieser ID handelt es sich um eine fortlaufende Zahl. Du beginnst also mit .01 und bei jedem weiteren Thema erhöht sich die Zahl.

Beispiel: die ID-Nummer

Im Beispiel 12.03 zeigt die .03 an, dass es sich um das dritte Element handelt, das du in der Kategorie “Gehaltsabrechnung” gespeichert hast. Es könnte sich beispielsweise um den Ordner “12.03 Gehaltsabrechnungen für 2019” handeln.

Nicht suchen, sondern finden! (und direkt öffnen)

Das tolle an den Johnny.Decimal Zahlen ist, dass es das Auffinden von Dateien extrem erleichtert. Wenn dich beispielsweise ein Kollege anruft und nach den gerade angesprochenen Gehaltsabrechnungen für 2019 sucht, dann musst du nicht erst kompliziert sagen: “Das findest du unter Laufwerk K:/Intern/Buchhaltung/Finanzen/Gehaltsabrechnungen für 2019”. Es reicht, wenn du antwortest: “Das liegt unter 12.03” (gesprochen: “zwölf null drei”).

Und dein Kollege kann dann mit dieser Nummer den Ordner sofort und ohne Umwege öffnen, indem er unter Windows auf “START” klickt, die Johnny.Decimal Zahl in das Suchfeld eingibt und mit Return bestätig. Unter MacOS geht es über ⌘+Leertaste, Eingabe der Nummer und Return. Und wie du hier siehst, geht das unglaublich schnell:

Ich bin mir sicher: so schnell und einfach bist du noch nie an den richtigen Ordner gekommen 🙂

Deine Dateien sind NIEMALS mehr als zwei Klicks entfernt.

Eine wichtige Einschränkung des Systems ist, dass du keine Ordner innerhalb eines Johnny.Decimal-Ordners erstellen solltest. Denn so verhinderst du die unproduktive Matroschka-Ordnerstruktur! Zudem zwingt es dich auch dazu ganz spezifische Ordner für jede Sache zu erstellen. Und so findest du immer, was du suchst.

Johnny.Decimal für deine E-Mails

Auch bei der Verwaltung deiner E-Mails kann dir Johnny.Decimal helfen. Schreibe einfach die Johnny.Decimal-Nummer in jeden E-Mail-Betreff (am Besten in eckigen Klammern). Denn so ist jede E-Mail sofort kategorisiert und du kannst sie über die Suche super schnell wiederfinden!

Johnny.Decimal: Das Dokumetenmanagement-System

Ich hoffe ich konnte dich von den Vorteilen von Johnny.Decimal überzeugen! Für mich ist es ein unglaublich tolles Hilfsmittel endlich wieder die Kontrolle über meine Dateiablage zu bekommen. Natürlich bedarf es initial etwas Aufwand, um sich die richtige Struktur zu überlegen. Aber schon nach kurzer Zeit kann das System seine volle Kraft entfalten und dir dabei helfen weniger nach Dokumenten zu suchen, sondern sie einfach und rasendschnell zu finden!

Wenn du jetzt Lust auf Johnny.Decimal hast, dann schau doch einfach mal bei JohnnyDecimal.com vorbei. Dort gibt es noch eine tiefergehende Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dich beim initialen Erstellen der Struktur unterstützt!

Und falls du Johnny.Decimal (oder ein anderes System) bereits nutzt, dann freue ich mich natürlich über deinen Kommentar!