Einfache Kostenplanung im Projektmanagement

Im letzten Artikel haben wir uns das Thema Ressourcen-Planung angesehen. Die nun folgende Kostenplanung baut darauf auf und versucht eine möglichst genaue Schätzung der Projektgesamtkosten zu erreichen. Wie das funktioniert und warum eine solche Kostenschätzung nicht nur sinnvoll, sondern nötig ist, erfährst du hier!

 

Warum ist ein detaillierter Kostenplan sinnvoll?

Wie bei allen Plänen gilt auch für den Kostenplan, dass es sich nur um eine Schätzung handeln kann. Denn die wirklichen Ausgaben im Projektverlauf werden auf jeden Fall von deinem Plan abweichen. Und natürlich wirst du auch im Laufe der Zeit Anpassungen an deinem Plan vornehmen müssen, um der veränderten Situation gerecht werden zu können.

Trotzdem ist eine detaillierte Kostenplanung auf Basis deiner Arbeitspakete nicht nur sinnvoll, sondern auch dringend nötig. Denn nur mit dieser Kostenplanung kannst du später Soll- und Ist-Werte vergleichen. Und erst dadurch bekommst du die Möglichkeit zur finanziellen Überwachung und dadurch auch zur Steuerung deines Projekts.

Aber nicht erst für die Steuerung deines Projekts ist ein detaillierter Kostenplan wichtig. Auch bereits in der Planungsphase ist er sehr wichtig. Denn – wie du in folgendem Schaubild siehst – ist dein Einfluss auf die Projektkosten zu Beginn des Projektes noch am größten. Je weiter dein Projekt fortschreitet und je mehr Geld du bereits ausgegeben hast, desto weniger kannst du die Kosten noch beeinflussen.

Wenn du also möglichst früh erkennst, wo sich die Kostentreiber in deinem Projekt verstecken, dann kannst du noch gegensteuern und nach Einsparungspotenzial und günstigeren Lösungen suchen.

 

Grundlage: Die Ressourcenplanung

Um die Projektgesamtkosten nun sinnvoll abschätzen zu können, ist es – nicht nur bei komplexen Vorhaben – wichtig, das Projekt in kleine Abschnitte zu unterteilen und dann die Kosten dieser Teile zu summieren. Wir gehen also genauso vor, wie bei der Frage:

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Wir brauchen also die, auf dem Projektstrukturplan und der Ablauf- und Terminplanung basierende, Ressourcenplanung. Mit ihr schätzen wir für jedes Arbeitspaket die anfallenden Kosten und summieren diese zu den Projektgesamtkosten.

 

Welche Kostenarten solltest du beachten?

Um dir die Erstellung eines Kostenplans zu erleichtern, findest du hier die verschiedenen Kostenarten, die in einem Projekt auftreten können.

• Zum einen sind das natürlich die Personalkosten, die dem Projekt durch die Angestellten entstehen.
• Ein weiterer, oft großer Kostenpunkt sind die Materialkosten, wie beispielsweise Baumaterial oder Verbrauchsstoffe.
• Eng damit verbunden sind Kosten für bereitgestellte Geräte.
• In vielen Projekten fallen zudem Fremdleistungskosten an: Hierunter fallen alle Kosten, die du an andere Unternehmen bezahlen musst, damit sie eine Leistung für dich erbringen.
• Kapitalkosten/Zinskosten, die vor allem bei großen Projekten, wie dem Bau des Berliner Flughafens oder Stuttgart 21 auftreten. Hierbei handelt es sich um Kosten, die durch die Bereitstellung von Kapital (durch Banken o.a.) entstehen.

 

Wichtig: Reserven bilden

Wie schon beschrieben, kann es sich auch beim besten Kostenplan nur um eine grobe Schätzung handeln. D.h. es wird wahrscheinlich Positionen in deinem Projekt geben, die günstiger werden als erwartet. Häufig wird aber genau das Gegenteil – also gestiegene Kosten – auftreten.

Um aber bei steigenden Kosten nicht sofort in Bedrängnis zu geraten, solltest du auf jeden Fall eine Reserve in deinen Kostenplan einbauen. Dadurch kannst du dann nicht nur Kostenabweichungen ertragen, sondern ggf. auch kleinere Projektänderungen in dein Projekt einbauen. Und das ohne gleich ein Nachtragsbudget beantragen zu müssen (oder – noch schlimmer – gleich insolvent zu sein).

Wie hoch diese Reserve in deinem Projekt ausfallen sollte, hängt von vielen Faktoren ab – wie beispielsweise dem Innovations- und Risikograd. Ganz grob würde ich aber mit einem Wert von ca. 10% rechnen. Und wenn du gegen Ende deines Projektes merkst, dass du den Risikopuffer nicht brauchst, dann kannst du ja deinem Auftraggeber sagen, dass (a) das Projekt günstiger ist als erwartet oder (b) noch Spielraum für Extras oder sogenannte Kann-Ziele vorhanden ist. Beides wird sicherlich mehr zur Zufriedenheit deines Auftraggebers beitragen, als wenn du zu knapp kalkuliert hast und ein Nachtragsbudget benötigst.

 

Den Cashflow im Blick

In vielen Projekten wirst du nicht von Beginn an über das gesamte Budget verfügen. Oft wird es dir wahrscheinlich monatlich oder sogar nur quartalsweise in Tranchen zur Verfügung gestellt. Deshalb solltest du auf jeden Fall auch wissen, wann die Kosten der verschiedenen Arbeitspakete wirklich anfallen.

Hierbei gibt es drei verschiedene Optionen:

1. Die Kosten sind gleich am Anfang eines Arbeitspakets fällig.
2. Die Kosten sind erst am Ende eines Arbeitspakets fällig.
3. Die Kosten fallen anteilig/proportional über die Dauer des Arbeitspakets an.

Und je nachdem wie diese Verteilung in deinem Projekt aussieht, kann das enorme Auswirkungen auf die Auszahlungstranchen deines Projektbudgets haben.

 

Fazit: eine einfache Kostenplanung ist kein Hexenwerk

Wie du siehst, musst du für die Erstellung eines Kostenplans für dein Projekt kein BWL-Experte sein. Zwar bekommst du durch das hier beschriebene Vorgehen nur einen recht einfachen Kostenplan, aber für sehr sehr viele Projekte ist das völlig ausreichend. Und in Projekten bei denen du einen detaillierteren Kostenplan benötigst, wirst du dann auf die benötigten Experten Zugriff haben.

Solange du also – über deinen Projektstrukturplan – die einzelnen Arbeitspakete kennst, sollte es dir möglich sein die Kosten für jedes dieser Arbeitspakete (grob) abschätzen zu können. Und je mehr Erfahrung du damit sammelst, desto einfacher wird es dir in Zukunft fallen. Du siehst also, dass dieses Grundwissen dir in den meisten Fällen völlig ausreichen sollte.