Auf dem Weg zur Spitze: lerne aus deinen Erfahrungen!

Leider lernen die wenigsten Menschen oder Organisationen systematisch aus ihren Erfahrungen. Und so machen Sie dann auch immer wieder die gleichen Fehler und verschwenden dadurch wertvolle Ressourcen, wie Zeit und Geld.

Wenn du nun aber die folgenden 7 Schritte des Lessons Learned Prozesses befolgst, dann kannst du systematisch aus deinen Erfahrungen lernen und dich so von deinen Konkurrenten abheben. Damit wirst du langfristig in die Spitze deiner Brache aufsteigen und ersparst dir ganz nebenbei noch viel unnötigen Stress und Ärger.

Warte nicht bis zum Ende des Projekts

Oft wird empfohlen, am Ende des Projektes ein Lessons Learned Workshop durchzuführen. Daran ist eigentlich nichts auszusetzen, aber oft wird dadurch nicht ausreichend berücksichtigt, dass wir jeden Tag lernen und dass oft die Summe der kleinen Erfahrungen ein Muster ergeben, aus dem wir – bereits während des Projekts – viel lernen können.

Deshalb solltest du auch in deinen Projekten nicht erst ganz am Ende einen Lessons Learned Workshop abhalten, denn einerseits hat das Team viele der (kleineren) Erfahrungen bereits wieder vergessen und andererseits konnten diese Erfahrungen für das aktuelle Projekt gar nicht mehr genutzt werden.

Um nun aber das meiste aus den gemachten Erfahrungen herausholen zu können, solltest du also regelmäßig – und mindestens am Ende jeder Projektphase – die bis dahin gesammelten Erfahrungen besprechen und geeignete Maßnahmen daraus ableiten. Und damit das Team hier am gleichen Strang ziehen kann, solltest du den Lessons Learned Prozess bereits im Kickoff Workshop durchsprechen.

1) Identifiziere Lessons Learned

Kommen wir nun aber zum eigentlichen Lessons Learned Prozess, der im ersten Schritt mit dem Identifizieren von Erfahrungen beginnt. Hierbei ist es wichtig, dass alle in deinem Team diesem Schritt eine gewisse Priorität zuweisen und sich – gerade am Anfang – immer wieder daran erinnern auch die kleinen Siege und Niederlagen im Alltag wahrzunehmen und – ganz wichtig – auch aufzuschreiben!

Wie bei vielen Angewohnheiten wird euch dieser neue Fokus am Anfang nicht ganz leicht fallen und er wird auch immer wieder kurz in Vergessenheit geraten. Wichtig ist hierbei nur, dass ihr euch darüber bewusst seid, dass dieser erste Schritt zu Beginn ungewohnt sein wird. Lasst euch aber davon nicht beirren und erinnert euch regelmäßig gegenseitig an das Aufschreiben von Lessons Learned.

2) Schreibe die Lessons Learned auf

“Wer schreibt, der bleibt”. Diese Redewendung sollte für deinen Lessons Learned Prozess von zentraler Bedeutung werden! Nachdem du dir nämlich über einen (positiven oder negativen) Vorfall bewusst geworden bist, solltest du ihn sofort aufschreiben. Sonst läufst du Gefahr, dass du diesen Punkt in wenigen Tagen bereits wieder vergessen hast. Denn es kommen ja immer wieder neue Themen dazu; und diese verdrängen dann die “alten” Erfahrungen. Und ob du dich dann zur richtigen Zeit daran erinnerst, ist sehr fraglich.

Ein Lessons Learned Log wird somit zu deinem zentralen Arbeitswerkzeug beim Erfahrungssammeln und sollte folgende Felder umfassen:

• Laufende-Nummer (für eine eindeutige Zuordnung),
• Von wann und von wem ist der Eintrag,
• Kategorie (Welcher Kontext ist betroffen),
• Ereignis (Was ist passiert?),
• Grund für das Ereignis (Warum ist es passiert?),
• Auswirkungen des Ereignisses,
• Reaktion auf das Ereignis,
• Lesson Learned,
• Schlagworte (Hierdurch wird später das Auffinden der Lessons Learned leichter).

3) Bereite die Lessons Learned Besprechung vor

Ob du die identifizierten Lessons Learned gleich ausführlich analysierst und auch bereits eine Lernerfahrung vorschlägst, oder ob du sie beim ersten Eintragen in den Lessons Learned Log nur kurz und knapp aufschreibst und dann bei Gelegenheit die Analyse nachholst, bleibt dir überlassen. Es kommt dabei ja auch immer auf den aktuellen Fall an. Manchmal nimmt man sich die Zeit sofort und ein anderes mal passt es später besser.

Wichtig ist nur, dass du diese Analyse vor der nächsten (regelmäßigen) Lessons Learned Besprechung tust. Denn nur, wenn die Informationen zu den Erfahrungen schon gut dokumentiert vorliegen, kann sich dein Team – ohne Zeit zu verlieren – mit diesen Themen beschäftigen.

4) Lessons Learned Session

Kommen wir nun zur eigentlichen Lessons Learned Besprechung. Diese sollte, wie bereits beschrieben, in möglichst regelmäßigen Abständen fest in den Projektablauf eingeplant werden. Sonst gehen diese Besprechungen nämlich gerne im Projektalltag unter.
Teilnehmen sollten alle relevanten Stakeholder, zumindest aber das Kernteam des Projektes.

Wie bei allen Besprechungen sollten auch zu Beginn einer Lessons Learned Session die Regeln sowie die Erwartungen der Teilnehmer geklärt werden. Dann sollte nochmal deutlichst darauf hingewiesen werden, dass jeder Kritik an den Prozessen aber niemals Kritik an einzelnen Personen üben solle. Denn erstens führt dies zu nichts und zweitens endet die Lessens Learned Session dann oft in gegenseitigen Schuldzuweisungen.

Wenn diese Grundlagen geklärt sind, geht es nun darum die identifizierten Erfahrungen anhand folgender Fragen durchzusprechen:

• Was lief gut?
• Was lief schlecht?
• Was können wir verbessern?

5) Mache Lessons Learned anwendbar

Gerade der letzten Frage – “Was können wir verbessern?” – solltest du dich ganz speziell widmen. Denn nachdem du und dein Projektteam die gesammelten Erfahrungen analysiert habt, geht es nun darum diese speziell auf das Projekt bezogenen Erfahrungen so zu generalisieren, dass sie in möglichst vielen Bereichen und Situationen nutzbar werden. Diese Generalisierung sollte jedoch nicht soweit gehen, dass nur noch allgemeine und unspezifische Phrasen übrig bleiben. Denn damit kann dann auch niemand etwas anfangen.

In diesem Schritt geht es also um den Balanceakt auf dem schmalen Grad zwischen zu spezifisch und zu generalisiert. Ein guter Wegbegleiter auf diesem schmalen Grad ist die Frage: “Wie würden Verbesserungen aussehen und wer wäre dafür zuständig?”

6) Mache die Lessons Learned zugänglich

Nachdem du nun die Erfahrungen identifiziert, analysiert und Handlungsanleitungen definiert und für eine breite Anwendbarkeit generalisiert hast, geht es nun noch darum diese Ergebnisse für andere leicht zugänglich zu machen. Denn diese gesamte Arbeit wäre nämlich umsonst gewesen, wenn die Ergebnisse in einer Excel-Datei abgelegt werden, die dann in einem Unterordner eines Unterordners eines Projektordners “versteckt” ist. Eine solche Datei gerät nämlich schneller in Vergessenheit, als du Lesson Learned aussprechen kannst.

Es geht hier also darum eine zentrale Ablage für die organisationsweit zusammen getragenen Lessons Learned aufzubauen. Sei es als Excel-Datei (in die die Ergebnisse der Einzelprojekte eingepflegt werden) oder als Wiki oder als spezialisierte Datenbank.

7) Nutze die Lessons Learned

Der letzte Schritt – und damit ja auch wieder der erste Schritt – deines Lessons Learned Prozesses ist nun die Nutzung der existierenden Lessons Learned. Wenn du dich also aufmachst ein neues Projekt zu planen, solltest du dir ausreichend Zeit nehmen nach passenden Erfahrungen und daraus resultierenden Schlussfolgerungen für dein anstehenden Projekt zu suchen.

Fazit

Das waren Sie also: die 7 Schritte eines Lessons Learned Prozesses, der dir viel Stress und Ärger ersparen und die Zusammenarbeit im Team verbessert kann sowie langfristig auch dazu beiträgt, dass unsere Organisation ihre Ziele erfolgreicher verfolgt und deshalb auch besser im Markt steht.

Und auch wenn es am Anfang nach viel zusätzlicher Arbeit aussieht, lohnt es sich: denn die Zeit, die du für immer wiederkehrende Fehler verschwendest ist viel größer.