Die meisten Projektleiter wissen, wie wichtig das Sammeln von Lessons Learned ist. Sie sind gut für das laufende und gut für zukünftige Projekte. Sie können uns viel Stress und Ärger ersparen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Letztlich sorgen sie langfristig auch dazu, dass unsere Organisation ihre Ziele erfolgreicher verfolgt und deshalb auch besser im Markt steht.
Doch obwohl diese Vorteile allgemein bekannt sind und letztlich auch kein Mehraufwand entsteht – da wir ja durch nicht-gemachte Fehler Zeit und Geld einsparen – habe ich in vielen Projekten das Gefühl, dass wir regelmäßig auf die gleiche heiße Herdplatte fassen und nichts daraus lernen. Aber warum ist das so? Und was kannst du unternehmen, um in deinen Projekten nicht wieder und wieder mit den selben Fehlern konfrontiert zu werden?
Warum machen wir so wenig aus unseren Erfahrungen?
Die Gründe, warum wir so wenig aus unseren Erfahrungen machen sind vielfältig. In vielen Fällen werden Lessons Learned gar nicht erst aufgeschrieben. In anderen Situationen werden zwar am Ende eines Projektes Erfahrungen gesammelt, die aber danach in einer Schublade verschwinden und so in nachfolgenden Projekten schon nicht mehr genutzt werden. Und dann gibt es ja auch noch den Grund der “fehlenden” Zeit die gemachten Erfahrungen auszuwerten.
Wie Karlheinz Denscher aber richtig sagte gilt:
Weise ist nicht, wer viele Erfahrungen macht, sondern wer aus wenigen lernt, viele nicht machen zu müssen.
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Aber wie gelingt uns das? Wie können wir aus wenigen Erfahrungen lernen, damit wir viele andere gar nicht erst machen müssen? Und wie können wir die Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten sinnvoll in kommenden Projekten nutzen?
Lege die Grundlage für eine positive Fehlerkultur
Leider ist die Beschäftigung mit Fehlern in vielen Organisationen noch immer sehr negativ belegt. Am liebsten werden Fehler – da wo es möglich ist – nicht in größerer Runde angesprochen und manchmal werden sie sogar vertuscht. Und in vielen Fällen möchte man ja fast sagen: zurecht! Denn bei Fehlern wird oft nur nach dem “Verursacher” gesucht und dieser bekommt dann den schwarzen Peter. Damit entsteht aber die Situation, dass es für den Einzelnen besser ist, Probleme gar nicht erst anzusprechen und einfach den Kopf einzuziehen.
Um nun aber aus Fehlern lernen zu können, müssen wir uns auf die positiven Aspekte der Fehler-Analyse konzentrieren! Denn Fehler passieren immer und überall: auch in den besten Teams. Gemachte Fehler sind aber nur dann wertvoll, wenn wir die Ursache für diesen Fehler analysieren und Maßnahmen einleiten, so dass er in Zukunft nicht mehr vorkommt.
Zudem liegt die Ursache für einen Fehler oft gar nicht bei einer Person, sondern ist in dem zugrundeliegenden Prozess bereits angelegt. Und dort wo der Fehler dann letztlich auftaucht befindet sich meist gar nicht wirklich die Ursache dafür. Damit ist eine Schuldzuweisung – abgesehen davon, dass sie nichts hilft – oft auch ungerecht dieser Person gegenüber.
Bevor man also damit beginnen kann Erfahrungen zu dokumentieren (geschweige denn auszuwerten) geht es darum einen positiven Blick auf die Arbeit mit gemachten Fehlern zu ermöglichen. Es geht darum eine positive Fehlerkultur zu fördern! Es muss also allen klar sein, dass in Zukunft bei Fehlern konsequent nach dem “Warum” und nicht mehr einfach nach dem “Wer” gesucht wird.
Dieser veränderte Umgang mit Fehlern muss deshalb auch möglichst weit oben in der Hierarchie verankert und auch vorgelebt werden. Denn nur so werden sich die Mitarbeiter in Zukunft auch trauen können, Fehler konstruktiv anzusprechen und auch zuzugeben.
Suche auch nach Erfolgen
Um aber möglichst viel aus unseren Erfahrungen zu lernen, ist es auch wichtig nicht nur nach Fehlern zu suchen. Auch aus unseren Erfolgen können wir viel lernen und diese sollten wir auf keinen Fall aus dem Blick verlieren. Frage dich also immer auch: welche Strategien und Prozesse haben zum Erfolg beigetragen? Denn zu wissen, was gut funktioniert ist mindestens genauso wichtig, wie zu wissen, was nicht funktioniert hat.
Fazit
Bevor du dich also darum kümmern kannst einen guten Prozess zur Dokumentation, Analyse und späteren Nutzung von Lessons Learned zu verankern muss zuerst allen Beteiligten die Angst vor Fehlern genommen werden. Denn nur wenn klar ist, dass es bei der Fehleranalyse um das “Warum” und nicht einfach nur um das “Wer” geht, werden sich die Beteiligten auch wirklich in diesen Prozess einbringen. Und um das zu erreichen muss dieses Umdenken auch möglichst weit oben in der Hierarchie erfolgen. Außerdem sollten wir nicht nur nach negativen Erfahrungen suchen, sondern auch die Erfolge feiern und nach Möglichkeiten suchen diese wahrscheinlicher zu machen.