Wie Nicht-Ziele bei einem Projekt zum Erfolg beitragen

Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs – durch ständige Änderungen und neue Anforderungen – ist eine große Gefahr für die Stabilität des magischen Dreiecks. Hier erfährst du, wie du dein Projekt abgrenzen und in den richtigen Situationen „Nein sagen“ kannst.

 

Im letzten Artikel haben wir gesehen, dass – an der richtigen Stelle – „Nein“ sagen zu können den Unterschied ausmacht zwischen guten und sehr guten Projektleitern. Denn ein falsches „Ja“ zur falschen Zeit kann dein Projekt ernsthaft gefährden.

Doch woher weißt du, wann du zu einer Anforderung „Ja“ und wann „Nein“ sagen solltest? Dieser Frage widmen wir uns heute im Detail.

 

Ziele als erster Maßstab

Wie du in den „3 Tipps, die dir dein Nein in Zukunft erleichtern“ gesehen hast, ist die Begründung eines „Neins“ wichtig für dein Gegenüber, um die Entscheidung nachzuvollziehen. Aber auch für dich ist es wichtig zu Wissen WARUM du etwas nicht übernehmen willst.

Wenig überraschend, kannst du ein „Nein“ von deinen Projektzielen ableiten. Wenn du nämlich weißt, was du noch erreichen musst, dann kannst du dementsprechend Prioritäten setzen. Und so siehst du auch, ob es eine Anfrage auf deiner Prioritäten-Liste bis ganz nach oben schafft.

 

Nicht-Ziele als weiterer Maßstab

Aber was ist mit den vielen Schnittstellen-Themen, die irgendwie am Rand deines Projektes „andocken“. Wie kannst du in diesem Graubereich entscheiden?

Hier ist es oft sehr hilfreich, wenn du – zusätzlich zu deinen Projektzielen – auch Nicht-Ziele definiert hast. Nicht-Ziele zeigen dir nämlich, was gerade nicht mehr Teil deines Projektes ist.

Nicht-Ziele sind aus mehreren Gründen wichtig. Erstens helfen sie beim Erwartungsmanagement (warum Projekte an ungeklärten Erwartungen scheitern können, erfährst du hier). Zweitens schaffen sie Klarheit darüber, was erledigt werden soll. Und drittens erhöhen Nicht-Ziele die Transparenz. Denn wenn du schon früh im Projekt explizit die Bereiche definierst, die das Projekt nicht bearbeiten soll, kann dadurch eine Diskussion über genau diese Randbereiche entstehen. Zudem können andere – im Projektverlauf – auch erkennen, ob ein Thema überhaupt in deinem Projekt richtig aufgehoben wäre.

Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden also die Projekt-Ränder klarer und der Graubereich wird kleiner.

 

Die „Ist-/Ist-Nicht“-Analyse

Um Nicht-Ziele nun zu definieren und zwischen relevant und nicht relevant zu unterscheiden, bietet sich eine einfache Ist-/Ist-Nicht-Analyse an. Sie zeigt dir schnell, was innerhalb und was außerhalb des Projekts liegt.

Am einfachsten unterteilst du dafür eine FlipChart in zwei Spalten: „Ist“ und „Ist-Nicht“. Nun klärst du (mit den Workshopteilnehmern) verschiedene Fragen, wie „Womit wird sich das Projekt befassen und womit nicht?“ oder „Welche Probleme wird das Projekt lösen?“, etc.

So erreichst du schnell Klarheit darüber, was in deinem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

 

Fazit

Mit einer Klärung der Projekt-Nicht-Ziele schlägst du gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe. Sie hilft dir nicht nur beim „Nein sagen“, wenn verschiedene Stakeholder im Projektverlauf mal wieder unzählige neue und „ach so dringende“ Wünsche haben. Sie hilft dir auch dabei von Anfang an Klarheit zu schaffen und beugt dem gefährlichen Scope Creep vor.