Optimal organisiert: Notizen, Aufgaben und Wiedervorlage endlich im Griff

Der Trend geht zum papierlosen Büro, aber bei wem ist das wirklich Realität? Die meisten von uns werden in ihrem Arbeitsalltag auch weiterhin mit einer Vielzahl an Post-ITs, Notizen und Dokumenten hantieren müssen.

Wie bekommst du diese Papierflut nun aber optimal organisiert? Wie schaffst du es ein einfaches aber wirkungsvolles Wiedervorlagesystem zu etablieren, das dich optimal unterstützt?

 

Situation 1: Rechnung termingerecht bezahlen
Nehmen wir an, du hast hast eine Rechnung (ausgedruckt auf Papier), die du in 4 Wochen bezahlen musst. Zwar kannst du dir jetzt in deiner digitalen Todo-Liste eine Aufgabe für diesen Zeitpunkt erstellen. Um dann aber die Rechnung wirklich “los zu werden”, müsstest du sie:

• entweder scannen und an die Aufgabe anhängen,
• oder alle nötigen Details manuell in die Aufgabe übertragen.

Die wenigsten Menschen, die ich kenne, gehen aber so vor! Bei den meisten liegt die Rechnung dann doch irgendwo in Papierform herum und wenn die Aufgabe dann ansteht, muss sie erst aufwändig gesucht werden.

 

Beispiel 2: Termingerechtes Nachfassen
Angenommen du telefonierst mit einer Kundin und machst dir handschriftliche Notizen, bei denen du nach einer gewissen Zeit nochmal nachfassen willst. Entweder überträgst du diese Informationen nun in ein digitales Tool oder scannst sie ein. Oder du hast eine ähnliche Situation, wie in der ersten Situation: die Notizen liegen irgendwo herum und gerade, wenn man sie braucht, findet man sie nicht.

 

Ordnungssystem mit Wiedervorlage mit Pultordnern

Egal ob es – wie in Situation 1 – um termingerechtes Bezahlen einer Rechnung, oder – wie in Situation 2 – um termingerechtes Nachfassen zu einem bestimmten Thema geht. Sobald du eine Aufgabe hast, die – aus welchen Gründen auch immer – in analoger Form (also auf Papier) vorliegt und bei der sich das Digitalisieren im Alltag als wenig praktikabel herausstellt, reicht deine (rein digitale) Aufgabenverwaltung nicht aus

Was du brauchst ist also ein analoges System, mit dem du solche Aufgaben und Wiedervorlagen verwalten kannst!

Und ein solches System ist viel einfacher als du glaubst! Auch wenn es am Anfang wenig “sexy” klingt 🙂

Alles was du brauchst ist ein oder mehrere sogenannte Pultordner, also eine Mappe, die aus mehreren Fächern und einem Register besteht.

Pultordner gibt es in verschiedenen Ausführungen:

• Pultordner mit 31 Fächern, bei denen jedes Fach z.B. für einen Tag des Monats steht*
• Pultordner mit 12 Fächern, bei denen jedes Fach z.B. für einen Monat des Jahres steht*
• Pultordner mit 24 Fächern (die meist alphabetisch beschriftet sind), bei denen du deine Notizen je nach Buchstabe in die einzelnen Fächer einsortieren kannst.*

 

 

Anwendungsbeispiel:

Angenommen du hast wirklich viele analoge Dokumente und Zettel, die du verwalten musst.

Dann könnte dein System beispielsweise wie folgt aussehen:

• Im Pultordner mit 12 Fächern* sammelst du alle Aufgaben und Wiedervorlagen für den jeweiligen Monat. Willst du z.B. im Juni bei einer Kundin nachhaken, dann legst du eine Notiz dazu in das Fach mit der Nummer 6.
• Zu Beginn eines jeden Monats nimmst du dann alle Notizen eines Fachs und sortierst sie in den Pultordner mit den 31 Fächern.* So bekommt jede Aufgabe einen Tag zugewiesen an dem sie erledigt werden soll.

Was aber, wenn deine Kundin dich schon früher anruft und du schnell auf die abgelegten Informationen zugreifen musst. Woher weißt du dann, dass du in Fach 6 des 12er-Ordners suchen musst?

Hierfür bietet es sich dann an, dass du die Informationen selbst immer im alphabetisch beschrifteten 24er-Pultordner* ablegst und als Erinnerungen in den 12er- bzw. 31er-Pultordner nur Post-ITs verwendest.

Beispiel: Notizen zur Firma “Fantasiekunde” kommen in das Fach “F” im 24er-Ordner. Als Erinnerung, dass du im Juni mit diesem Kunden telefonieren willst, klebst du dann ein Post-IT mit der Aufschrift “Mit Fantasiekunde bzgl. XY telefonieren (siehe F)” in das Fach 6 des 12er-Ordners. Schon hast du jederzeit Zugriff auf deine Notizen und trotzdem eine funktionierende Wiedervorlage!

 

Mein Pultordner-System (für wenige Dokumente):

Für mich persönlich ist ein so umfangreiches System, wie gerade beschrieben, nicht nötig. Ich habe einfach nicht so viele analoge Dokumente und Notizen, dass sich eine solches dreigliedriges Wiedervorlagesystem lohnen würde.

Mein System kommt deshalb mit nur einem 24er-Pultordner aus:

• In das Fach 1 kommen immer die Aufgaben des heutigen Tages.
• Im Fach 2 liegen die restlichen Aufgaben dieser Woche.
• Die Fächer 3–14 stehen für die Monate Januar – Dezember des aktuellen Jahres.
• Das Fach 15 steht dann immer für das nächste Jahr und
• die restlichen 9 Fächer nutze ich als thematische Ablage (z.B. für Notizen zu verschiedenen Projekten).

Damit habe ich alle meine Aufgaben und Wiedervorlagen in einem Ordner! Schnell, einfach, flexibel und für mich ausreichend…

Ich habe mich für diesen Pultordner entschieden, weil er nicht nur frei beschriftbar (und damit sehr flexibel) ist, sondern auch, weil er farblich echt etwas hermacht* 🙂

 

Wie du siehst, kannst du aus Pultordnern eine super einfaches aber wirkungsvolles Wiedervorlagesystem erstellen. Und wenn du die Fächereinteilung kreativ auf deine Bedürfnisse anpasst, dann steht dir nichts mehr im Weg!

Nutzt du auch Pultordner für deine analoge Wiedervorlage? Dann würde ich mich natürlich über einen Kommentar mit deinen Erfahrungen freuen! Und wenn du Fragen hast, dann ab damit in die Kommentare 🙂