Wie du Ordnung in dein Postfach bringst (mit Bonus: GTD für eMails)

06.05.2015 / ZeitmanagementHinterlasse einen Kommentar

Dieser Artikel ist Teil 4 von 4 der Serie eMails im Griff

Was passiert eigentlich mit deinen eMails, die du zwar schon gelesen aber noch nicht ganz abgearbeitet hast? Und wohin kommen Informations-eMails, die du später lesen willst?

Bei den meisten Menschen bleiben sie meist alle einfach im Posteingang. Warum du das aber möglichst vermeiden solltest, erfährst du hier!

 

Wenn du (halb) bearbeitete eMails in deinem Posteingang liegen lässt, dann erreichst du nie die – wie ich finde – sehr befreiende “ZeroInbox”, in der keine einzige eMail mehr liegt. Im Gegenteil, es stapeln sich nach und nach immer mehr:

  • unbearbeitete eMails,
  • eMails, die nur Informationen enthalten, die wir später lesen wollen und
  • täglich neue eMails.

Das führt dann auch dazu, dass du viele dieser eMails mehrfach öffnest und auch mehrfach lesen musst. Das ist aber reine Zeitverschwendung!

 

eMails: lesen, handeln und aus dem Posteingang entfernen

Grundsätzlich gibt es bei jeder eMail, die du bekommst nur drei Optionen, was du damit machen musst: Bearbeiten, Archivieren, Löschen.

  • Bearbeiten
    Hier solltest du dich an einer Vorgabe der “Getting Things Done”-Methode orientieren. Alles, was in wenigen Minuten erledigt werden kann (meist etwa 2 Minuten) solltest du sofort erledigen.Deshalb macht es auch Sinn, alle seine eMails immer zu einer bestimmten Zeit des Tages zu bearbeiten, denn dann kannst du diese Kleinstaufgaben auch abarbeiten (mehr dazu in Teil 2 dieser Serie).Alles, was aber nicht sofort erledigt werden kann sollte auf deine To-Do-Liste. Dann kannst du auch die eMail aus dem Posteingang löschen (bzw. archivieren).
    INFO: eMails an die ToDo-Liste weiterleiten
    Viele Task-Management-Systeme bieten die Möglichkeit Aufgaben per eMail zu erstellen. Das heißt du kannst eMails, die du später bearbeiten willst, ganz einfach an deine ToDo-Liste weiterleiten und sie dann aus deinem Posteingang verbannen.

 

  • Archivieren
    eMails, die Informationen enthalten, auf die du später noch einmal zurückgreifen willst, solltest du direkt archivieren. Sie sollten auch möglichst nicht in deinem eMail-System abgelegt werden, sondern in deinem Task-Manager oder in einem Ablage-System, wie Evernote o.ä.

 

  • Löschen
    Enthält eine eMail keine offenen Aufgaben, oder wichtigen Informationen mehr? Dann klicke doch einfach auf das große “X” und lösche sie. Ja, das geht – und tut gut! 🙂

 

Egal, wie du eMails mit Aufgaben oder wichtigen Informationen ablegst. Dein Ziel sollte immer sein, diese eMails nur einmal zu lesen, sofort zu entscheiden, was damit geschehen soll und sie dann aus dem Posteingang zu verbannen!

 

BONUS: Zero-Inbox und GTD mit GMail

Als ich diese Artikelserie geschrieben habe, bin ich über einen sehr interessanten Tipp auf Life Hacker gestoßen. Darin wird erklärt, wie man das eben beschriebene – an die “Getting Things Done”-Methode angelehnte – System in seinem Gmail-Account einrichten kann.

Ich finde diesen Tipp super und habe ihn selbst gleich eingerichtet. Leider ist die Anleitung aber sehr knapp gehalten und das hat mir beim Einrichten des Systems einige Probleme bereitet. Damit es dir nicht ebenfalls so ergeht, hier nun meine einfache und ausführlichere Schritt für Schritt Anleitung:

 

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – veggiegretz


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