Manchmal habe ich das Gefühl, das am meisten genutzte “Projektmanagement Tool” auf dieser Welt ist: Outlook. Denn Statusupdates, Aufgabenverteilung, Diskussionen und die “gemeinsame” Arbeit an Dokumenten: oft läuft alles über E-Mails.
Und das obwohl E-Mails das schlechteste aller möglichen Hilfsmittel für die Zusammenarbeit in Teams ist und es zudem unzählige bessere Alternativen gibt.
Im folgenden stelle ich dir meine 5 Gründe vor, warum du E-Mails unbedingt aus deinem Projekt verbannen musst!
Wer hat wen im Griff: Wir die E-Mail, oder die E-Mails uns?
Keine Frage: die Erfindung der E-Mail vor über 30 Jahren hat uns viele Vorteile gebracht. Aber leider nutzen wir sie nicht (mehr) zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben.
Wir missbrauchen E-Mails für Aufgaben, für die sie weder gedacht, noch geeignet sind. Und dadurch stehen heute E-Mails unserem Erfolg mehr im Weg, als sie uns nutzen!
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Gerade viele Führungskräfte haben schon lange vor der E-Mail Flut kapituliert. Zu sehen ist das klar an Inboxen mit mehreren Hundert ungelesene E-Mails.
Da E-Mails unserem Erfolg heute aber so sehr im Wege stehen und sie auch absolut schrecklich für die Zusammenarbeit von Teams sind, zeige ich die hier meine Top 5 Gründe, warum du E-Mails unbedingt aus deinem Projekt verbannen solltest (zumindest, wenn es um interne Kommunikation geht).
1) Es ist unmöglich den Überblick zu behalten.
Selbst, wenn du E-Mails nur als Kommunikationsweg zwischen zwei Personen nutzen würdest, wäre es schwer den Überblick über diese Kommunikation zu behalten. Denn spätestens, wenn der Betreff einer E-Mail mit “Re: Re: FYI: FWD: Re: Re:” beginnt, verliert auch der letzte langsam den Überblick, worum es eigentlich geht. Vor allem auch, wenn viele dieser E-Mails aus “Ein-Satz-Antworten” bestehen und somit der größte Teil der E-Mail aus der automatisch angehängten Signatur besteht.
Und durch die immer weiter ansteigende Zahl der in “CC:” genommenen Personen wird das Problem vor dem wir hier stehen noch einmal größer. Denn sobald nur einer aus dieser Gruppe nicht auf “An alle antworten” klickt, ist das Chaos perfekt.
2) Fortschritt und Verantwortlichkeiten sind nicht klar erkennbar
Projekterfolg steht und fällt mit Transparenz. Doch aus E-Mails wird nicht ersichtlich, wie weit welche Aufgaben schon fortgeschritten sind und wo es gerade Probleme gibt.
Ein Grund hierfür ist, dass viele unserer E-Mails Zusammenfassungen sind, in denen sich verschiedene Aufgaben, die von verschiedenen Personen zu erledigen sind, verstecken. Einige dieser Aufgaben fallen dann mehr auf und werden intensiver betrachtet. Aber in jeder dieser E-Mails gibt es auch immer Aufgaben, die uns “durchrutschen”. Vor allem solche Aufgaben, die noch nicht klar umrissen sind und um die jeder gerne einen großen Bogen machen würde.
Um dies aber zu verhindern und um nur ansatzweise eine Chance auf Fortschrittsmessung zu haben, müssten wir eigentlich für jede einzelne Aufgabe eine separate E-Mail verschicken. Und damit würden wir die E-Mail-Flut weiter vergrößern, was letztlich keiner wirklich will.
3) Alles scheint wichtig und dringend
Priorisierung ist heute – mehr denn je – ein Schlüssel zum Erfolg. Denn nur wenn du weißt, welche der vielen Aufgaben dich deinem Ziel näher bringen und welche du besser links liegenlassen solltest, wirst du wirklich erfolgreich arbeiten können.
Das Problem bei E-Mails ist aber, dass du vorher nie weißt, welche Nachricht wirklich wichtig ist. Letztlich musst du jede Nachricht auf ihre Wichtigkeit prüfen und verschwendest damit unglaublich viel Zeit. Da viele von uns durchschnittlich 20 bis 30 E-Mails pro Tag bekommen, heißt das auch 20 bis 30 Unterbrechungen unseres Arbeitsablaufs. Und wer Kollegen oder Vorgesetzte kennt, die mehrere hundert ungelesene E-Mails in ihrem Posteingang haben, der weiß dass viele von uns bereits in der Flut potenziell wichtiger Informationen ertrunken sind.
4) Das Problem mit den Anhängen
Ein weiterer Grund, warum du E-Mails aus deinem Projekt verbannen musst, ist das Problem mit Anhängen. Denn sobald du eine Präsentation oder eine Excel-Tabelle per E-Mail verschickst, laufen die Versionen unweigerlich auseinander.
Sobald nur zwei der Empfänger gleichzeitig an der Datei arbeiten und sie dann wieder per E-Mail in die Runde schicken, geht das Problem los. Denn woher weiß das Team, welche dieser Versionen nun weiter verwendet werden soll? Und was passiert eigentlich, wenn diese Versionen nur an dich (und nicht an alle) verschickt werden? Und spätestens, wenn dann einer der Kollegen nach einigen Tagen auf die ursprüngliche E-Mail reagiert – obwohl es eigentlich schon neuere Versionen gibt – ist das Chaos komplett.
5) E-Mails sind Zeitfresser
Auch wenn sich dieser Punkt eigentlich bereits aus den vorherigen Punkten ergibt, ist er doch so wichtig, dass er separat aufgeführt werden muss, denn: mit E-Mails verschwenden wir so viel unserer wertvollen Zeit.
Dadurch dass wir nämlich E-Mails als Werkzeug für unsere Teamarbeit missbrauchen, müssen wir viel Zeit für die Suche nach wichtigen Informationen aufwenden. Und wenn wir die E-Mail mit der gesuchten Information endlich haben, dann sind wir uns ja oft gar nicht sicher, ob wir wirklich den aktuellen Stand gefunden haben.
Und eine noch viel subtilere Art der Zeitverschwendung stellen die Push-Benachrichtigungen für jede neue E-Mail dar. Diese reißen uns aus unserer Konzentration und – wie Studien zeigen – brauchen wir gut und gerne 20 Minuten, bis wir wieder den Konzentrationsstand von vor der Ablenkung haben.
Outlook ist KEIN Projektmanagement Tool
Du siehst also, dass Outlook kein Projektmanagement Tool ist, auch wenn es in vielen Projekt dazu missbraucht wird. Wenn du also in deinen Projekten weniger Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen oder dem Zusammenführen verschiedener Dateiversionen verschwenden willst, dann musst du unbedingt E-Mails aus deinem Projekt verbannen.
Heutzutage gibt es nämlich unzählige tolle Tools – wie beispielsweise Todoist, Zenkit oder Asana – mit denen du die Teamarbeit effektiver und effizienter gestalten kannst und so allen viel unnötige Arbeit, Stress und Frust ersparen kannst.
Ich finde, es ist endlich die Zeit gekommen dem Missbrauch der E-Mails den Kampf anzusagen, um unsere Projekte erfolgreicher zu leiten!