Wie schaffte es Toyota seine Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und das bei gleichbleibender Qualität?
Und wie kann dir dieses Wissen dabei helfen dein Leben besser zu organisieren, produktiver zu werden und letztlich auch deine Lebensqualität zu steigern?
Kanban – Prozessoptimierung der Extraklasse
Alles begann 1947 mit einem eigentlich alltäglichen Vorgang: dem Einkauf in einem Supermarkt in den USA. Doch der Kunde war kein normaler Kunde, sondern der Toyota Ingenieur Taiichi Ohno, der gerade durch die USA reiste.
Was ihm auffiel war, dass – anders als er es von zuhause kannte – der Supermarkt nicht vollgestellt war mit allen möglichen Artikeln. Die Regale in diesem Supermarkt waren nahezu perfekt sortiert und auch nur mit den Artikeln bestückt, die die Kunden auch kauften. Zudem waren die Artikel auch nur in der Menge vorhanden, die auch wirklich gebraucht wurde.
Da es sein Ziel als Ingenieur bei Toyota war, die Produktionskosten zu reduzieren ohne dabei die Qualität der Autos zu gefährden, erkannte er in diesem Supermarkt, dass dieser Ansatz auch bei Toyota die Produktion erheblich verbessern könnte. Mit dieser Idee entwickelte er ein System, das den Arbeitsablauf in einer Fabrik visualisiert und so einen gleichmäßigen Fluss der aufeinander folgenden Arbeitsschritte ermöglichte.
So konnte letztlich die bisher teure Lagerhaltung nach dem Supermarkt-Prinzip (Pull-Prinzip) neu organisiert werden. Das heißt: Im ersten Schritt entnimmt ein Arbeiter die benötigten Materialien für seinen Arbeitsschritt aus einem Regal. Diese Entnahme wird registriert und das Regal wird wieder aufgefüllt. So muss immer nur das bestellt werden, was auch wirklich verbraucht wird.
Woher kommt der Name Kanban? Und was bedeutet Kanban?
Namensgebend für das Kanban-System ist die Signal-Karte (japanisch: Kanban), welche u.a. den Auftrag zum Auffüllen der Lagerbestände gibt.Wenn du also beispielsweise für dein Büro definiert hast, dass dein Mindestbestand an Kopierpapier bei zwei Paketen liegt, dann legst du die Signal-Karte (oder Kanban) auf die letzten beiden Pakete. Sobald diese dann zum Vorschein kommt, löst das den Auftrag zur Nachbestellung aus.
Warum solltest du nun aber Personal Kanban ausprobieren?
Ganz einfach: Das Pull-Prinzip des Kanban-Systems hat sich bewährt, denn es ermöglicht eine Prozessverbesserung, in der die Durchlaufzeit einzelner Aufgaben – von ihrem Beginn bis zur Fertigstellung – optimiert wird. Dadurch werden die Produktionskosten gesenkt ohne die Qualität zu gefährden.
Und Personal Kanban basiert genau auf diesem Prinzip und kann dir dabei helfen die Erledigung deiner Aufgaben ebenfalls zu optimieren. Zwar funktioniert dein Leben nicht wie ein Fließband, aber deshalb ist Personal Kannan auch flexibel und lässt sich leicht an deine Arbeitsabläufe anpassen.
Zwei Prinzipien des Personal Kanban
Personal Kannan beruht auf zwei einfachen Prinzipien:
- Visualisiere deinen Arbeitsablauf, indem du für jeden Schritt eine Spalte deines Kanban-Boards nutzt. Dadurch siehst du immer, was noch zu erledigen ist und was als nächstes ansteht. Zudem kannst einfach erkennen, welche Aufgaben wie hoch priorisiert werden müssen – ohne dass du das alles in deinem Kopf behalten musst.
- Halte dich an einen realistischen Work-In-Progress (WIP) Wert, d.h. fange nur so viele Dinge an, wie du auch wirklich nebeneinander bearbeiten kannst.
Verbanne schädliches Multitasking aus deinem Arbeitsablauf
Die negativen Konsequenzen von Multitasking auf deine Produktivität kannst du selbst mit einem einfachen aber beeindruckenden Selbstversuch testen. Wie dieser funktioniert, zeige ich dir im folgenden Video:
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Nachdem du diese zwei Prinzipien kennst, geht es darum dein Personal Kanban vorzubereiten:
Visualisiere deinen Arbeitsablauf
Im ersten Schritt musst du deinen Arbeitsablauf visualisieren. Der einfachste Ablauf besteht aus drei Schritten: TO-DO, IN ARBEIT, ERLEDIGT. Natürlich kannst du auch weitere Spalten einfügen, wie PRÜFUNG oder FREIGABE.
TIPP für die Einführung von Personal Kanban
Auch wenn es dein Ziel ist, Personal Kanban digital – z.B. mit Trello – zu nutzen, fällt es vielen Menschen leichter zuerst ganz analog, mit einem Whiteboard zu starten. So gehst du sicher, dass du dein Kanban Board immer im Blick hast und es nicht in einem Tab in deinem Browser vor sich hin dümpelt.
Schreibe deinen anstehenden Aufgaben auf
Im zweiten Schritt solltest du dir Zeit nehmen und alle Aufgaben, die du zu erledigen hast, aufschreiben. Jede Aufgabe bekommt eine neue Karte (z.B. ein Post-It) und wird nach Priorität in den sogenannten Backlog einsortiert. Wie du diese Spalte in deinem System nennst – ob BACKLOG oder ANSTEHENDES – bleibt natürlich dir überlassen.
In dieser Backlog-Spalte solltest du wirklich alles notieren: von dem Anruf bei einem alten Freund bis zur Weiterbildung, die du schon so lange machen willst.
Setze deine Work-In-Progress (WIP) Limits
Im dritten Schritt geht es darum die maximale Anzahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben zu bestimmen. Ich persönlich würde mir drei Aufgaben starten und dann experimentieren. Manche Menschen arbeiten lieber mit mehr, andere lieber mit weniger als drei Aufgaben.
Die Arbeit mit deinem Personal Kanban System
Nachdem du nun dein System vorbereitet hast, kannst du anfangen damit zu arbeiten. Dafür nimmst du dir einfach die wichtigsten Aufgaben und setzt sie von deinem Backlog in deine TO-DO-Spalte. Wichtig bei diesem Schritt ist zu prüfen, ob du alles hast, was du zur Erledigung dieser Aufgabe benötigst. Hast du alle Informationen? Ist die Aufgabe klar definiert und nicht zu umfangreich?
Der nächste Schritt besteht dann darin nach und nach die Aufgaben von TO-DO in die Spalte IN ARBEIT zu ziehen. Dieses Pull-Prinzip ist extrem wichtig und unterscheidet sich von dem Push-Prinzip. Beim Pull-Prinzip kannst du nämlich selbst bestimmen welche Aufgaben du angehen willst und welche Kapazitäten du gerade hast. Beim Push-Prinzip wird dir Arbeit einfach zugewiesen, ohne auf deine Kapazitäten und eine mögliche Überlastung zu achten. Daher ist das Pull-Prinzip für den flüssigen Durchlauf deiner Aufgaben durch das System extrem wichtig.
Wichtig ist zudem zu beachten, dass du immer nur so viele Aufgaben in deine IN ARBEIT Spalte ziehst, wie dein Work-In-Progress (WIP) Limit zulässt. Liegt es bei 3 und du arbeitest bereits gleichzeitig an 3 Aufgaben, dann musst du erst eine Aufgabe erledigen, bevor du einen neue Aufgabe beginnst. Das schützt dich vor zu viel schädlichem Multitasking und hält deine Produktivität hoch. Außerdem zwingt es dich Aufgaben auch abzuschließen und nicht mehr und mehr offene Punkte auf deiner ToDo-Liste anzusammeln.
Ab jetzt durchlaufen deine Aufgaben Schritt für Schritt dein Personal Kanban System vom BACKLOG über TO-DO und IN ARBEIT bis hin zu ERLEDIGT.
Optimiere dein System
Wenn du dann dein System für eine Weile genutzt hast und dich damit wohl fühlst, solltest du versuchen es noch weiter zu optimieren. Beispielsweise könntest du deinen Projekten oder bestimmten Aufgaben Farben zuweisen. So erkennst du möglicherweise, dass dir bestimmte Arten von Aufgaben leichter fallen, als andere. Diese Erkenntnis kann dann die Basis für eine weitere Ursachenforschung sein: liegt es an der Aufgabe an sich (und deshalb solltest du sie möglichst delegieren) oder liegt es am Umfeld (wie beispielsweise einem zu lauten Büro)?
Mit Personal Kanban eigene Arbeitsprozesse optimieren.
Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer dein eigenes Personal Kanban System aufzusetzen und dir so einen sehr anschaulichen Überblick über deinen Arbeitsablauf zu verschaffen. Diese Visualisierung ermöglicht es dir dann deinen Arbeitsprozess kritisch zu hinterfragen, Schwachstellen zu identifizieren und so Produktionshemmnisse aus dem Weg zu räumen.
Personal Kanban kann dir dabei helfen deine Produktivität zu steigern und so schaffst du dir die Möglichkeit aus dem Immer-Schneller-Immer-Mehr-Teufelskreis auszusteigen, weil du mit der selben Energie einfach mehr erreichst.
Wenn du mehr zu Personal Kanban erfahren willst, dann empfehle ich dir das Buch „Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board“ von Jim Benson*.