Warum Planung in Projekten so wichtig ist

Immer wieder bekomme ich die Frage gestellt, warum man am Anfang eines Projektes so viel Zeit und Energie in die Planung investieren sollte. Obwohl der Plan doch nach wenigen Wochen veraltet ist, angepasst werden muss und sowieso nie genau so umgesetzt werden kann, wie initial geplant.

In diesem Artikel erfährst du, warum Planung für deinen Projekterfolg so wichtig ist. Und warum nicht der entstandene Plan, sondern der Prozess auf dem Weg dorthin das Entscheidende ist.

“Sag mir, wie dein Projekt beginnt und ich sage dir, wie es enden wird“. Diese Projektmanagement-Weisheit fasst die Erfolgsaussichten deines Projektes perfekt zusammen: Denn Projekte, die mit einer intensiven und guten Planung starten, werden eher ein Erfolg. Projekte, die ohne eine saubere Planung starten, werden viel wahrscheinlicher ein Fehlschlag.

Und das nicht etwa, weil der entstandene Plan genau so umgesetzt werden kann. Vielmehr ermöglicht dir ein systematischer Planungsprozess die verschiedenen Bereiche zu analysieren und sie so für alle Beteiligten transparent zu machen. So kannst du die Komplexität deines Projektes reduzieren und auf Basis dieser Transparenz lassen sich dann – im Projektverlauf – fundierte Entscheidungen treffen, mit denen du dein Projekt zum Erfolg führen kannst.

 

Im Plan legst du den Projektumfang und die Ziele fest

In der Planungsphase legst du – zusammen mit deinem/deiner Auftraggeber:in – den Umfang und die Ziele des Projekts fest. Der Projektplan sollte dann auch den Zeitplan sowie alle wichtigen Meilensteine enthalten. Oft bietet sich als Abgrenzung auch die Definition von Nicht-Zielen an. Also: was soll innerhalb des Projektes bewusst nicht erledigt werden.

Die Festlegung des Projektumfangs und der Projektziele steigern die Transparenz und helfen dabei, dass alle Projektbeteiligten auf dieselben Ziele hinarbeiten. Und wenn es im Projektverlauf zu Änderungen des Projektumfangs oder der Projektziele kommen soll, dann kann man dies auf Basis des ursprünglichen Plans besprechen und Entscheidungen so treffen, dass den daraus resultierenden Auswirkungen Rechnung getragen wird.

 

Der Plan hilft bei der Bewältigung von Risiken

Ein Projektplan hilft dir zudem mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen. So kannst du viele Probleme von Anfang an proaktiv bearbeiten, so dass sie gar nicht erst auftreten. Und sollten sie dann doch auftreten, konntest du bereits frühzeitig Notfallplänen entwerfen, um ihre Auswirkungen zu minimieren.

Dieses proaktive Bearbeiten von Risiken hilft dir dabei Projektverzögerungen, Kostenüberschreitungen und andere Problemen, die den Projekterfolg gefährden könnten, zu verringern.

 

Der Plan erleichtert die Ressourcenzuweisung und Budgetierung

Durch einen systematischen Planungsprozess kommst du auch in die Lage, die benötigten Ressourcen sowie das Projektbudget frühzeitig zu bestimmen. So kannst du dann schon vor Beginn des Projekts sicherstellen, dass dir diese Ressourcen auch zur Verfügung stehen. Denn nichts bringt ein Projekt mehr in Gefahr, als von Beginn an mit nicht ausreichend Ressourcen in das Projekt zu starten.

 

Der Plan verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit

Die oben genannten Punkte führen alle zu höherer Transparenz. Und diese Transparenz ist für eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten von entscheidender Bedeutung. Und je besser die Beteiligten über Ziele, Erwartungen an die Projektergebnisse, Meilensteine und Fristen bescheid wissen, desto wahrscheinlicher wird dein Projekt zu einem Erfolg.

 

Fazit: Der Planungsprozess schafft Transparenz und legt so die Basis für deinen Projekterfolg

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Planung eine entscheidende Komponente für den Projekterfolg ist. Denn durch den Planungsprozess beleuchtest du das Projekt von den verschiedensten Seiten, steigerst so die Transparenz und reduzierst so die Komplexität. Und das hilft dir dann später auf dem Weg zum Projekterfolg, auch wenn du ganz sicher am initialen Projektplan noch Änderungen vornehmen musst.

Durch die Festlegung von Projektumfang und Projektzielen, das Management von Risiken, die frühzeitige Sicherstellung der benötigten Ressourcen und des benötigten Budgets sowie die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit kannst du – als Projektmanager:in – also schon vor Beginn des Projekt die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen, dass dein Projekt rechtzeitig, innerhalb des Budgets und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abgeschlossen werden kann.