Ein zentrales Element einer guten Projektplanung ist der Projektstrukturplan, in dem die zu erledigenden Arbeitspakete übersichtlich aufgeführt werden.
Aber oft haben schon mittelgroße Projekte 20 (oder mehr) Arbeitspakete. Und für jedes dieser Arbeitspakete werden Dokumente, Unterlagen, Skizzen und vieles mehr anfallen. Diese müssen dann gut strukturiert abgelegt werden können, denn sonst findet sich bald niemand mehr zurecht.
Das Erstellen einer Ordnerstruktur, die den Projektstrukturplan abbildet, ist also am Ende der Planungsphase ein notwendiges Übel, um das man meist nicht herumkommt.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich das langwierige Erstellen der Ordner und Unterordner radikal vereinfacht habe, so dass es innerhalb weniger Sekunden erledigt ist!
AUSGANGSPUNKT: Projektstruktur (z.B. aus ProjectLibre)
Nehmen wir hierzu als Beispiel das Projekt „Carport bauen“ mit folgender Struktur:
Wenn du deine Planung – wie ich – beispielsweise in ProjectLibre machst, dann ist das weitere Vorgehen schnell und einfach erledigt!
ProjectLibre: Das umfassende Handbuch
Wie du mit ProjectLibre – der kostenlosen Alternative zu Microsoft Project – Projekte erfolgreich planen kannst, erfährst du in dieser Anleitung!
ORDNERSTRUKTUR ERSTELLEN (mit der Excel-Vorlage)
Um die Ordnerstruktur mit nur wenigen Klicks erstellen zu können, habe ich mir eine Excel-Vorlage erstellt, die mir die Arbeit unheimlich erleichtert.
Einfacher geht’s nicht:
Anmelden, herunterladen und die Projektstruktur (z.B. aus ProjectLibre) in die Excel-Datei kopieren. Daraus erstellst du eine BAT-Datei, mit der du über einen einfachen Doppelklick die Ordnerstruktur erstellen kannst!
Informationen zu den Inhalten, der Protokollierung deiner Anmeldung, dem Versand über den US-Anbieter Amazon AWS, der statistischen Auswertung sowie deinen Abbestellmöglichkeiten, erhält du in meiner Datenschutzerklärung.
Im ersten Schritt kopiere ich mir die Projektbereiche mit ihren Arbeitspaketen und den jeweiligen Projektstruktur-IDs aus ProjectLibre heraus und füge sie in das Blatt „Struktur“ ein.
Im Hintergrund berechnet die Excel-Vorlage dann die Ordnerstruktur und erstellt die im weiteren benötigten Codes für die Erstellung der Ordner unter Windows (siehe Blatt „Bat-Vorlage“).
Diese Codes kopierst du nun einfach in eine Textdatei und speicherst die als „Ordner erstellen.bat“ dort, wo später die Ordner erstellt werden sollen.
Wenn du jetzt diese BAT-Datei mit einem Doppelklick ausführst, erstellt Windows in einem Bruchteil einer Sekunde die gewünschte Ordnerstruktur für dich.
Einfacher geht’s nicht:
Anmelden, herunterladen und die Projektstruktur (z.B. aus ProjectLibre) in die Excel-Datei kopieren. Daraus erstellst du eine BAT-Datei, mit der du über einen einfachen Doppelklick die Ordnerstruktur erstellen kannst!
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9 Kommentare zu “Projekt-Ordnerstruktur schnell und einfach erstellen (inkl. Excel-Vorlage)”
Ein ganz guter Tipp, um schnell ohne Toolunterstützung (zu der ich persönlich prinzipiell raten würde) eine Ordnerstruktur zu erstellen.
An der Stelle sollte noch erwähnt werden, dass bei der Benamung der Ordner folgende Zeichen nicht erlaubt sind:
\ / : * ? ” |
Vielen Dank für deinen Kommentar und für den Hinweis auf die “verbotenen” Zeichen.
Vielen Grüße und erfolgreiche Projekte!
Sehr hilfreiches Tool für Leute wie mich, die keine Programmierkenntnisse haben, aber eine neue Ordnerstruktur auf der Arbeit umsetzen. Ein großes Dankeschön, Fabian!!!
Herzliche Grüße
Hallo Diana,
vielen Dank für deine Rückmeldung! Es freut mich sehr, dass dir das Tool hilft.
Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg beim Umsetzen der neuen Ordnerstruktur.
Viele Grüße!
Fabian
Pingback: Best vba ordnerstruktur erstellen Update New - Tratamientorosacea.com
Hallo, danke für das Tool.
Wenn die Anzahl der Ordner innerhalb der Struktur zweistellig wird, passen m.E. die hinterlegten Formeln nicht mehr.
VG
Jörg
Hallo Jörg,
freut mich dass dir das Tool gefällt! Danke für die Rückmeldung zu den Formeln. Ich schaue mir das mal bei Gelegenheit an…
Viele Grüße und erfolgreiche Projekte,
Fabian
Hallo,
mich würde das obige Diagramm interessieren und wie habt ihr die Unterformen angefügt an eine bestehende Form?
LG
Hallo,
das Diagramm habe ich mit Draw.io erstellt. In diesem Beitrag erfährst du mehr: https://erfolgreich-projekte-leiten.de/diagramme-einfach-erstellen-mit-draw-io/
Viele Grüße und erfolgreiche Projekte,
Fabian