Projektmanagement - Notion Template (Die Anleitung)

Vereinfache dein Projektmanagement und steigere deine Produktivität

Nutze mein bewährtes Notion Template für eine effiziente Projekt- und Portfolioverwaltung, inklusive übersichtlicher Dashboards, automatisierter Vorlagen und zeitsparender Funktionen.

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Beherrsche das Chaos

Projektmanagement kann oft überwältigend und zeitraubend sein. Viele Projektmanager kämpfen mit der Organisation von Aufgaben, dem Verfolgen von Meilensteinen und dem Management von Risiken. Diese Herausforderungen führen häufig zu Verzögerungen, verpassten Deadlines und erhöhtem Stress. Ohne eine zentrale Plattform, die alles im Blick behält, wird es schwierig, den Überblick zu behalten und Projekte erfolgreich abzuschließen.

Übersicht der größten Risiken

Vermeide Verzögerungen

Stell Dir vor, Du hast ein wichtiges Projekt mit zahlreichen Aufgaben und engen Deadlines.

Du versuchst, alle Details manuell zu organisieren, aber ständig gehen wichtige Informationen verloren oder werden übersehen.

Die Meilensteine werden nicht rechtzeitig erreicht, Risiken werden nicht richtig eingeschätzt und Aufgaben häufen sich an.

Dieser Mangel an Übersicht und Struktur führt zu unnötigen Verzögerungen und Frustration im Team.

Deine Produktivität sinkt und der Erfolg des Projekts gerät in Gefahr.

Task Timeline - mit Drag&Drop

Mehr Erfolg für deine Projekte mit meinem Notion Template

Mit meinem leistungsstarken Notion Template für Projekt- und Portfoliomanagement gehört dieses Chaos der Vergangenheit an.

Mein Template bietet dir ein umfassendes Projekte Dashboard, auf dem du alle deine Projekte auf einer Timeline im Blick hast. Du siehst sofort die nächsten und überfälligen Meilensteine, größten Risiken und überfälligen Aufgaben – alles auf einen Blick.

Mit automatisierten Vorlagen für jedes neue Projekt und im Projekt auch für alle wichtigen Bereiche sparst Du wertvolle Zeit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Jedes Projekt wird systematisch in Ziele, Meilensteine, Stakeholder, Risiken und Aufgaben gegliedert, wobei bei der Erstellung alle wichtigen Elemente automatisch generiert werden.

Die Aufgabenverwaltung wird durch eine intuitive Timeline mit Drag-and-Drop-Funktion und der Möglichkeit, Abhängigkeiten einfach zu erstellen, noch effizienter.

Zusätzlich erhältst du ein persönliches Dashboard, auf dem du deine Projekte und Aufgaben optimal fokussiert verfolgen kannst.

Mit meiner Anleitung, die Dir einen umfassenden Überblick über alle Funktionen bietet, kannst Du sofort loslegen und von meiner über 10-jährigen Praxiserfahrung und wissenschaftlichen Erkenntnissen profitieren.

Kaufe jetzt mein Notion Template und verwandle Dein Projektmanagement in ein stressfreies und erfolgreiches Erlebnis!

Projekt Dashboard

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Weitere Infos und Bilder zum Template

Das Projekt Dashboard ist die Schaltzentrale für das Projekt- und Portfoliomanagement. Hier siehst du alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Projekt Portfolio / Roadmap

Das Projektportfolio / Roadmap zeigt dir schnell und einfach den aktuellen Status der verschiedenen Projekte. Neben dem Projektnamen siehst du auch das Start- und Enddatum, den Projektleiter und den Fortschritt.

Mit einem einfachen Klick kannst du ein Projekt öffnen, um dessen Details zu sehen. Du kannst auch mit einem einzigen Klick ein neues Projekt erstellen. Wenn du ein neues Projekt anlegst, werden automatisch verschiedene wichtige Bereiche für das neue Projekt erstellt. Dazu gehören Bereiche für Ziele, Meilensteine, Aufgaben, Stakeholder und Risiken. So kannst du immer sofort loslegen - ohne viel Zeit zu verlieren.

Nächste Meilensteine, größte Risiken und verspätete Tasks

Unterhalb der Roadmap findest du außerdem 3 wichtige Bereiche, die es dir erleichtern, den Überblick über deine laufenden Projekte zu behalten:

Nächste Meilensteine

In diesem Abschnitt werden die nächsten Meilensteine, gruppiert nach Projekten, angezeigt. Du kannst zum Beispiel sehen, welche Meilensteine bald fällig sind oder ob sich ein Meilenstein verzögert.

Größte Risiken

In diesem Abschnitt werden die größten Risiken, gruppiert nach Projekten, angezeigt. So hast du immer einen Überblick darüber, was deine Projekte vom Erfolg abhält, und kannst dich darum kümmern.

Verspätete Tasks

In diesem Abschnitt wird - gruppiert nach Projekten - angezeigt, ob es verzögerte Aufgaben gibt, so dass du dich auf die Beseitigung von Blockaden konzentrieren kannst.

Jedes neue Projekt wird automatisch anhand einer Vorlage erstellt, so dass du beim Start eines neuen Projekts nicht viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen musst.

Diese Vorlage enthält die für den Projekterfolg wichtigsten Abschnitte. Ich habe sie auf der Grundlage von mehr als 10 Jahren praktischer Erfahrung ausgewählt, so dass die wirklich wichtigen Bereiche enthalten sind.

Für weitere Informationen und Dokumentationen kannst Du natürlich in jedem Projekt zusätzliche Inhaltsblöcke erstellen und Dein Projekt nach Deinen Bedürfnissen anpassen.

Projektüberblick

Wichtige Projektdetails / Metriken

Damit du den Überblick über die wichtigsten Projektinformationen und -kennzahlen für dein Projekt behältst, findest du die folgenden Informationen oben auf jeder Projektseite:

Start- und Enddatum
Geplante Kosten
Tatsächliche Kosten
Fortschritt
Projektleiter

Die Termine, Kosten und Fortschritte werden automatisch aus den Aufgaben Ihres Projekts berechnet.

Ausgangssituation / Problematik

Da jedes Projekt ein bestehendes Problem lösen sollte, solltest du das Problem, das dein Projekt lösen soll, sehr klar und transparent darstellen.

In diesem Abschnitt kannst du also die Ausgangssituation oder das Problem beschreiben, das durch dein Projekt angegangen oder gelöst werden soll.

Projektziel(e)

Eines der wichtigsten Elemente eines Projektplans sind deutlich definierte und transparent kommunizierte Ziele. Denn ohne ein klares Ziel fehlt dir letztlich die Möglichkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen.

In diesem Projektziel(e)-Bereich siehst du alle deine Projektziele auf einen Blick - sortiert nach Priorität.

Beim Anlegen eines neuen Ziels wird - genau wie beim Anlegen eines Projekts - eine Vorlage verwendet, so dass die wichtigsten Bereiche eines gut beschriebenen Ziels automatisch angelegt werden.

Neben dem Namen des Ziels und der Priorität sind dies:

Eine Beschreibung des Ziels.
Bewertungskriterien, damit klar ist, wann das Ziel erreicht wurde.
Eine Beschreibung der Konsequenzen für das Projekt, wenn dieses Ziel nicht erreicht werden kann. Diese Informationen sind die Grundlage für die Priorisierung des Ziels und werden im Laufe des Projekts oft sehr wichtig.

Meilensteine

Meilensteine stellen wichtige Zwischenziele in einem Projekt dar und ermöglichen es dir, den Projektplan in verschiedene Phasen zu unterteilen. Mit Meilensteinen kannst du ganz einfach überwachen, ob dein Projekt noch auf Kurs ist.

In diesen Meilensteinen siehst du alle deine Projektziele auf einen Blick - sortiert nach Priorität.

Beim Anlegen eines neuen Meilensteins wird - genau wie beim Anlegen eines Projekts oder von Zielen - eine Vorlage verwendet, so dass die wichtigsten Bereiche eines gut beschriebenen Meilensteins automatisch angelegt werden.

Neben dem Namen des Meilensteins sind dies:

das Soll-Datum sowie das Ist-Datum
der Status (der automatisch auf Basis der oben genannten Daten gesetzt wird)
eine Beschreibung des Meilensteins.
Erfüllungskriterien, damit klar ist, wann der Meilenstein erreicht wurde.

Tasks

Aufgaben sind das Rückgrat eines Projekts. Je besser ihre Dauer, Abhängigkeiten und Reihenfolge geplant sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Projekt ein Erfolg wird.

Deshalb gibt es in diesem Abschnitt eine Tabellenansicht, in der du alle Details zu jeder Aufgabe sehen kannst, wie z.B. die:

- Start- und Enddatum,
- Status (einschließlich einer Markierung "verzögert", wenn die Aufgabe überfällig ist)
- Fortschritt
- Soll- und Ist-Kosten (sowie die Kostenabweichung)
- sowie die Verantwortliche Person

Neben der tabellarischen Ansicht kannst du auch zur Zeitachsenansicht wechseln, wo du

die Aufgaben als Balken siehst (basierend auf ihrem Start- und Enddatum)
Die Aufgaben durch einfaches Drag&Drop planen kannst
Abhängigkeiten mühelos festlegen kannst.

Dies macht die Erstellung eines optimalen Zeitplans zu einem Kinderspiel.

Wie du bereits aus den anderen Bereichen weißt, wird eine Aufgabe aus einer Vorlage erstellt, so dass du die wichtigsten Elemente direkt zur Verfügung hast. Neben den bereits erwähnten Details sind dies: eine Beschreibung, die erwarteten Ergebnisse, Voraussetzungen und mögliche Risiken.

Stakeholder

Ein Stakeholder ist jede Person oder Gruppe, die an einem Projekt beteiligt, davon betroffen oder daran interessiert ist oder die den Erfolg des Projekts beeinflussen kann.

Stakeholder sind daher ein wichtiger Baustein auf dem Weg zum Projekterfolg. Um dir das optimale Stakeholdermanagement so einfach wie möglich zu machen, kannst du in diesem Bereich die folgenden Informationen zu jedem Stakeholder einsehen:

Name des Stakeholders,
Einstellung gegenüber dem Projekt,
Konfliktpotenzial,
Macht/Einfluss auf das Projekt.

Da die Stakeholder ebenfalls eine Standardvorlage verwenden, kannst du, wenn du einen bestimmten Stakeholder öffnest, auch angeben, welche Erwartungen oder Bedenken diese Person/Gruppe in Bezug auf dein Projekt hat und wie deine nächsten Aktionen/Strategie gegenüber dieser Person/Gruppe aussehen sollte.

Risiken

Projekte sind Unternehmungen, bei denen mehr Risiken zu erwarten sind als bei Routineaufgaben. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es daher notwendig, ein Risikomanagement durchzuführen.

Um dir das optimale Risikomanagement so einfach wie möglich zu machen, kannst du die folgenden Informationen zu jedem Risiko einsehen:

Name des Risikos,
Wahrscheinlichkeit des Eintretens
Auswirkung auf das Projekt
Risikowert (automatisch berechnet als Multiplikation von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung)

Wie immer werden Risiken mit Hilfe einer Vorlage erstellt. Wenn du also ein Risiko öffnest, kannst du eine Beschreibung hinzufügen, die Ursachen angeben und die Auswirkungen auf das Projekt detaillierter beschreiben.

Jedes neue Projekt, jedes Ziel, jeder Meilenstein, jede Aufgabe, jeder Beteiligte und jedes Risiko wird auf der Grundlage einer Vorlage erstellt, die die wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Projekt enthält. Diese Auswahl habe ich auf der Basis von über 10 Jahren praktischer Erfahrung und wissenschaftlichen Erkenntnissen getroffen.

Auf diese Weise kannst du dein Projekt so schnell wie möglich zum Erfolg führen, ohne dich um die kleinen Details kümmern zu müssen.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass du jederzeit beliebig viele eigene Inhaltselemente hinzufügen kannst (oder die Vorlagen sogar anpassen kannst), so dass du die Elemente an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst!

WAS KUNDEN ZUM ARBEITSHEFT SAGEN:

Das Arbeitsheft war für mich bei der Erstellung eines Projektplans äußerst hilfreich.

Das Arbeitsheft gibt viele Informationen zu den einzelnen Bestandteilen eines Projektes. Gleichzeitig kann die Arbeitshilfe direkt als Vorlage verwendet werden. Ich kann das Arbeitsheft absolut Read more “Das Arbeitsheft war für mich bei der Erstellung eines Projektplans äußerst hilfreich.”

Philipp D.