Was ist ein Projektstrukturplan? (Aufbau, Gliederung und wie erstellen)

Der Projektstrukturplan (PSP) ist einer der wichtigsten Pläne im Projektmanagement. Er wird deshalb auch ehrfürchtig die “Mutter aller Pläne” genannt. Doch viele Projektleiter trauen sich nicht wirklich an ihn ran. Auch ich muss zugeben, dass ich mich lange Zeit nicht wirklich mit ihm anfreunden konnte.

Doch was hat es denn nun wirklich mit dem Projektstrukturplan (PSP) auf sich? Warum ist er so wichtig? Und worauf musst du bei der Erstellung achten? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel, damit du diesen zentralen Baustein in deinem Projekt optimal einsetzen kannst!

Der Projektstrukturplan: Übersichtlichkeit durch Vollständigkeit

Der Projektstrukturplan, der im Englischen den ebenfalls treffenden Namen Work Breakdown Structure (WBS) hat, macht genau das: er gibt deinem Projekt eine Struktur, indem er die Arbeit in plan- und überschaubare Pakete herunterbricht. Und damit wird schon jetzt klar, warum der Projektstrukturplan eines der zentralen Elemente einer guten Projektplanung ist.

Das Ziel eines PSP ist nämlich die vollständige Darstellung aller Aufgaben(-pakete) in deinem Projekt in einer übersichtlichen und für alle Beteiligten verständlichen Form. Diese Darstellung hilft dir dann später im Projekt den Überblick zu behalten. Zudem ermöglicht er dir eine eindeutige Zuordnung der Zuständigkeiten und erleichtert die projektinterne Kommunikation. Folgende schematische Darstellung zeigt dir, wie ein Projektstrukturplan aussehen kann:

Der Aufbau eines Projektstrukturplans

Um den Projektstrukturplan zu erarbeiten, gibt es zwei grundlegende Fragen, die geklärt werden müssen. Zum einen ist es die Gliederungsart, zum anderen der Ablauf der Erstellung.

Die Gliederung

Kommen wir als erstes zur Frage der Gliederungsart: Du musst dich zunächst entscheiden, nach welchem Prinzip der PSP gegliedert werden soll. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

• Phasenorientierte Gliederung:
  Eine der am häufigsten anzutreffende Gliederungsart bei Projektstrukturplänen ist die phasenorientierte Gliederung. Hierbei wird das Projekt anhand seines chronologischen Ablaufs durchgespielt und die anstehenden Arbeitspakete in den jeweiligen Phasen geplant.

Phasenorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

• Funktionsorientierte Gliederung:
  Eine weitere weit verbreitete Gliederungsart ist die Funktionsorientierung. Hier wird der Projektstrukturplan anhand der Organisationsfunktionen aufgeteilt. Diese Gliederungsart wird gerne gewählt, wenn Projekte in (bzw. nahe an) der Linienorganisation durchgeführt werden sollen. Denn die Aufteilung beispielsweise anhand Entwicklungs-, Produktions-, Design- oder Marketingabteilung ist den Beteiligten ja aus der alltäglichen Arbeit bekannt.

Funktionsorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

• Objektorientierte Gliederung:
  Das dritte Gliederungsprinzip ist die objektorientierte Gliederung. Diese macht vor allem dann Sinn, wenn im Projekt einzelne Objekte voneinander abzugrenzen sind. Als Beispiel könnte man hier den Bau eines Hauses mit den Objekten (bzw. Komponenten) Fundament, Keller, Erdgeschoss, Obergeschoss und Dach nennen. Auch bei großen Events kann diese Objektorientierung sehr sinnvoll sein.

Objektorientierte Gliederung (klicken um zu vergrößern)

• Mischformen sind möglich!
  Neben den “Reinformen” kannst du auch eine Gemischtorientierung nutzen. Hierbei ist es wichtig, dass du auf einer Gliederungsebene immer das gleiche Gliederungsprinzip nutzt. D.h. du kannst nicht einfach auf der obersten Gliederungsebene zwischen Phasenorientierung und Objektorientierung wechseln. Wenn aber die erste Gliederungsebene anhand der Projektphasen geordnet ist, kannst du eine Ebene tiefer ohne Probleme beispielsweise auf eine Funktionsorientierung wechseln.

Achtung bei der Gemischtorientierung! (klicken um zu vergrößern)

Immer mit dabei: der Aufgabenbereich „Projektmanagement“

Was du bei der Auswahl der Gliederungsart jedoch niemals vergessen solltest, ist die separate Auflistung der Projektmanagementaufgaben. Und das ganz egal, ob du eine Objekt-, Funktions- oder Phasenorientierung wählst. Denn ein Aufgabenbereich des Projekts ist immer das Projektmanagement und das wird – wenn es nicht im PSP aufgeführt wird – gerne unterschätzt oder “vergessen” einzuplanen.

Einen Projektstrukturplan erstellen: der Ablauf

Nach diesen Vorüberlegungen geht es jetzt an die Erstellung des Projektstrukturplans, wobei du aus drei Vorgehensweisen auswählen kannst:

Top-Down-Ansatz

Bei der – auch als deduktiver Ansatz bekannten – Top-Down-Vorgehensweise zerlegst du das Projekt Schritt für Schritt in seine Einzelteile. D.h. also, dass dich deine Analyse vom großen Ganzen hin zu den Details führt.

Diese Vorgehensweise ist vor allem dann empfehlenswert, wenn du bereits ähnliche Projekte durchgeführt hast und du die Teilbereiche deines Projektes klar vor dir siehst.

Bottom-Up-Ansatz

Die – auch als induktiver Ansatz bekannte – Bottom-Up-Vorgehensweise beginnt dagegen bei den Details, aus denen nach und nach das Projekt “zusammengesetzt” wird.

Diese Vorgehensweise eignet sich vor allem bei innovativen Projekten mit einem hohen Grad an Unsicherheit.

JoJo-Ansatz

Natürlich kannst du auch beide oben genannten Ansätze kombinieren, um ihre Vorteile zu verbinden. D.h. du gehst beispielsweise zuerst deduktiv vor und überprüfst die “Vollständigkeit” deiner Analyse, indem du anschließend induktiv von den Details zum großen und Ganzen zurückgehts.

Prüfe dein Ergebnis mit dem MECE-Prinzipiell

Nachdem du nun deinen Projektstrukturplan erfolgreich aufgebaut hast, solltest du ihn nochmal auf Vollständigkeit und Logik prüfen. Hier bietet sich das MECE-Prinzip an:
MECE steht für Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, was bedeutet, dass es bei den einzelnen Bereichen deines PSP nicht zu Überlappungen kommen darf (Mutually Exclusive), die Unterbereiche aber immer die darüberliegende Ebene zu 100% beschreiben (Collectively Exhaustive).

Fazit: Ein PSP ist viel Aufwand, aber er ist mitentscheidend, ob dein Projekt ein Erfolg wird!

Wie du siehst, ist mit der Erstellung eines Projektstrukturplans einiges an Arbeit verbunden: zuerst musst du das richtige Gliederungsprinzip festlegen und dann viel Arbeit in die deduktive oder induktive Analyse deines Projekts stecken.

Leider schrecken viele Projektleiter vor dieser Arbeit zurück, weil sie das Gefühl haben am Anfang des Projektes nicht vom Fleck zu kommen und zu viel Zeit bei der Planung zu “verschwenden”. Ich kann dir aber versichern, dass sich dieser “Mehraufwand” im Laufe deines Projektes mehrfach auszahlen wird. Denn neben einem reibungsloseren Ablauf – der dir viel Stress, Ärger und Zusatzarbeit zur Lösung der “plötzlich” auftretenden Probleme spart – wird auch die Qualität, die das Projekt liefern kann, deutlich höher liegen.

Hast du ähnliche Erfahrungen, oder wie ist dein Verhältnis zur “Mutter aller Pläne”? Schreibe mir doch einfach einen kurzen Kommentar!