Anspruchsvolle aber realistische Projektziele definieren

Fabian WalterChange Management, ZieleHinterlasse einen Kommentar

Was kann das Projekt leisten? Der Einfluss eines Projekts auf eine Situation wird meist massiv überschätzt und das führt oft – spätestens am Ende des Projekts – zu Frust auf allen Ebenen!

Wie du eine solche Situation mit einer realistischen Zieldefinition und einer logischen Wirkungsargumentation verhindern kannst, erfährst du in diesem Artikel!

 

Projektziele und Wirkungen

Gute Projektziele zu definieren ist eine der schwersten Aufgaben im Projektmanagement.

Leider zeigt sich aber immer wieder, dass viele Projektziele stark übertrieben sind und der Einfluss des Projekts auf eine Situation stark überschätzt wird.

Denn meist werden den vielen anderen Einflussfaktoren die das Ergebnis ebenfalls stark beeinflussen, auf die das Projekt aber keinen Einfluss hat, zu wenig Beachtung geschenkt.

Im besten Fall entwickeln sich diese externen Faktoren dann aus Sicht des Projekts zum Positiven, beeinflussen so die Situation und letztlich sieht es so aus als wäre es der Erfolg des Projekts gewesen.

In vielen Fällen läuft es aber leider anders: obwohl das Projektteam wirklich gute Arbeit leistet, stellen sich die Wirkungen nicht ein und die versprochenen Projektziele werden nicht erreicht.

Der Grund hierfür liegt dann oft in genau diesen externen Faktoren, die das Ergebnis Stark beeinflussen, auf die das Projekt aber keinen Einfluss hat.

Als Projektleiter:in aber auch als Auftraggeber:in solltest du deshalb schon bei der Zieldefinition genau darauf achten:

  • welche Ergebnisse das Projekt wirklich „versprechen“ kann,
  • auf welchen Auswirkungen das Projekt hoffen kann und
  • welche größeren Entwicklungen durch das Projekt positiv beeinflusst werden sollen (Einwirkungen)

Diese logische Wirkungskette sollte allen Beteiligten klar sein. Außerdem sollte klar sein: je weiter man sich in dieser Kette vom Projekt entfernt, desto geringer der eigene Einfluss!

 

Beispiel: Training von Bauern im ländlichen Afrika

Um diese drei Ebenen zu konkretisieren, stellen wir uns als Beispiel ein Projekt im ländlichen Afrika vor. Es will mit Bäuer:innen arbeiten, um die Ernährungssituation und so auch die Gesundheitssituation in der Region zu verbessern sowie die Einkommen der Bäuer:innen zu steigern.

Wenn das Ergebnis – also das, was das Projekt zu liefern „verspricht“ – nun die bessere Ernährungssituation oder die bessere Gesundheitssituation in der Region sein soll, dann würde das Projekt genau in die oben beschriebene Falle tappen. Denn diese Ziele werden überwiegend von unkontrollierbaren, projektexternen Einflüssen beeinflusst. Der Einfluss des Projekts ist sehr gering.

Betrachten wir also die 3 Ebenen – Ergebnis, Auswirkungen und Einwirkungen – für dieses Beispiel im Detail.

 

Ergebnis

Das Ergebnis unseres Beispielprojekts könnte hier z.B. sein, dass Trainings mit den Bäuer:innen zu modernen Anbaumethoden, mit denen der Ertrag nachhaltig gesteigert werden kann, durchgeführt wurden.

Die durchgeführten Trainings und das gestiegene Wissen zu den Anbaumethoden liegt klar im kontrollierbaren Bereich des Projekts.

 

Auswirkungen

Die Auswirkungen – auf die das Projekt hofft – sind dann, dass die Bäuer:innen dieses Wissen zuhause auf ihren Feldern auch anwenden und als Folge wirklich höhere Erträge und folglich auch ein höheres Einkommen haben werden.

Diese Annahme ist logisch und so kann das Projekt sich auch erhoffen diese Auswirkung wirklich auszulösen.

Aber bereits hier kommen externe Faktoren ins Spiel, die viel stärker wirken könnten, als es das Projekt kann. Beispielsweise kann durch eine Dürre oder eine Schädlingsplage die Ernte geringer ausfallen.Oder private Gründe könnten die Bäuer:innen davon abhalten ihr Wissen wirklich anzuwenden.

Auf diese Faktoren hat das Projekt aber keinen (oder nur sehr begrenzten Einfluss). Wenn der Projekterfolg nun aber ausschließlich nach höheren Ernteerträgen oder Einkommen bewertet werden würde, dann läge der Projekterfolg nicht in der Hand des Projektes.

 

Einwirkungen

Lass uns nun noch einen Schritt weiter gehen und uns die Einwirkungen – also die Beeinflussung einer Situation – anschauen.

In unserem Beispiel wäre das beispielsweise die Gesundheitssituation in der Region, die durch eine bessere Ernährungssituation positiv beeinflusst werden soll.

Hier kommen natürlich noch viel mehr externe Faktoren zum Tragen. Negativ könnte sich z.B. eine starke Ausbreitung der Malaria auswirken. Einen positiven Einfluss auf die Gesundheitssituation könnten beispielsweise andere (medizinische) Projekte oder Impfkampagnen haben.

Es zeigt sich also klar, dass der Erfolg unseres Projekts nicht wirklich an einer Verbesserung der Gesundheitssituation gemessen werden kann. Denn darauf hat es wirklich nur einen sehr geringen Einfluss.

 

Fazit: Kläre im Vorfeld welche Wirkung deinem Projekt zugeschrieben werden kann!

Zwar ist es in unserem Beispielprojekt relativ offensichtlich, was das Projekt „versprechen“ kann (Ergebnis), welche Auswirkungen es sich erhofft und wie diese dann das große Ganze beeinflussen sollen (Einwirkungen). Trotzdem findet man immer wieder ähnliche Projekte, deren Ziele auf der Ebene der Einwirkungen liegen – und damit völlig übertrieben sind.

Wie sieht es denn jetzt aber bei deinen Projekten aus? Auch wenn ich nicht weiß, um was es bei deinen Projekten geht, bin ich mir ziemlich sicher, dass die Trennung zwischen Ergebnissen, Auswirkungen und Einwirkungen nicht immer ganz so einfach ist. Zumindest nicht so einfach, wie in unserem Beispielprojekt.

Aus diesem Grund kann ich dir – egal ob du Projektleiter:in oder Auftraggeber:in bist – nur empfehlen, diese Klärung schon zu Beginn des Projekts zu tätigen!

Natürlich kannst (und solltest) du dir große Ziele setzen. Stelle aber auf jeden Fall klar, welche Ergebnisse du versprechen kannst, was die logischen Aus- bzw. Einwirkungen daraus sein sollen und welche anderen Faktoren diese Aus- und Einwirkungen beeinflussen könnten.

Denn selbst, wenn am Ende deines Projekts eine Wirkung beobachtet werden kann, heißt das einerseits nicht, dass dein Projekt alleine dafür verantwortlich ist.

Andererseits kannst du dir später viel Stress, Ärger und Enttäuschungen ersparen, wenn die erhofften Wirkungen ausbleiben. Denn dann wird nicht nur dein Projekt dafür verantwortlich gemacht, sondern es kann auch der Einfluss der anderen Faktoren bewertet werden.


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