Remote Retrospektiven mit verteilten Teams (in 5 Schritten)

Fabian WalterAgiles Projektmanagement, Team(-building)1 Kommentar

Remote Retrospektiven mit verteilten Teams (5 Schritte)

Erfahre, wie du in 5 einfachen Schritten großartige Remote-Retrospektiven mit verteilten Teams durchführen und so dein Team zu einem Hochleistungsteam entwickeln kannst – auch wenn jeder in seinem ganz eigenen Home Office sitzt!

 

Was ist eine Retrospective?

Die Retrospektive ist zwar eigentlich eine klassische Aktivität im SCRUM, aber auch für nicht-agil arbeitende Teams ist dieses regelmäßige Meeting eine super Möglichkeit gemeinsam auf die – meist vergangenen 14 Tage – zurück zu blicken und nach Möglichkeiten zu suchen, wie die bisherige Zusammenarbeit verbessert werden kann.

Durch das regelmäßige, gemeinsame Zurückblicken übernimmt das Team als Ganzes meist mehr Verantwortung für die gemeinsamen Prozesse. Diese Prozesse werden – durch die Retrospektiven – nach und nach immer weiter verbessert, so dass letztlich die Menge und die Qualität der geleisteten Arbeit deutlich steigt. Zudem steigt auch das Vertrauen der Teammitglieder untereinander, was wiederum zu einer höheren Leistungsfähigkeit führt.

Für viele Teams entwickelt sich die Retro zum mit Abstand wichtigsten aller Meetings, denn sie ermöglicht es dem Team letztlich sich zu einem wirklichen Hochleistungsteam zu entwickeln.

Am einfachsten funktioniert die Retro natürlich mit Stiften, Post-ITs, einer Wand und vor allem mit allen Teammitgliedern gemeinsam in einem Raum. Was machst du aber, wenn es sich bei deinem Team um ein Remote-Team handelt (bei dem jeder in seinem HomeOffice sitzt)?

Damit du auch mit deinem Remote-Team nicht auf eine Retrospektive verzichten musst, zeige ich dir im Folgenden – am Beispiel des kostenlosen Tools “Trello” – wie du ganz einfach eine “Remote-Retro” durchführen kannst.

Natürlich kannst du neben Trello auch noch viele weitere Tools, wie beispielsweise Zenkit oder Jira nutzen. Wichtig ist, dass du verschiedene “Karten” in verschiedene “Spalten” einordnen und zwischen ihnen hin und her verschieben kannst.

 

Die Vorbereitungen (in Trello)

Als erstes musst du ein Retro-Board erstellen und dein Team dazu einladen. Hierfür habe ich dir DIESE VORLAGE erstellt, die du einfach kopieren kannst.

Remote Retrospektiven - Trello Board Vorlage

Wie du siehst besteht das Board aus 4 Spalten:

  • WAS LIEF GUT: für alle positiven Dinge, Menschen und Prozesse/Abläufe/etc.
  • WAS SOLLTEN WIR ÄNDERN: für alles, was ihr ändern, verbessern oder nicht mehr tun solltet.
  • FRAGEN & DISKUSSIONEN: für alles Andere, was nicht in die vorherigen Spalten passt.
  • TODOs: für Aufgaben, die sich – während der Retro – aus euren Diskussionen ergeben.

Zudem brauchst du noch die Möglichkeit eine Telefon-Konferenz mit deinem gesamten Team abzuhalten. Hierfür bietet sich u.a. Skype oder Zoom an.

 

Der Remote Retro Prozess (in 5 Schritten)

Nachdem du die Vorbereitungen abgeschlossen hast, geht es nun an die Durchführung der Retro. Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten eine solche Retro durchzuführen, aber für eine Remote-Retro bietet sich folgende Vorgehensweise an:

1) Stand der TODOs der letzten Retro prüfen

Wenn du zum ersten Mal eine Retro durchführst, dann kannst du diesen Schritt überspringen.

Ansonsten ist jetzt die Zeit, um zu prüfen, wie es um die TODOs, die ihr in der letzten Retro identifiziert habt, steht. Ist das Thema / Problem gelöst bzw. abgeschlossen? Gibt es Fortschritte? Sind weitere Maßnahmen zu ergreifen?

 

2) Karten zum Board hinzufügen

Als nächstes können nun alle Teammitglieder ihre Themen – in die Spalten „Was lief gut“, „Was sollten wir ändern“ und „Fragen & Diskussionen“ – eintragen und sich ihre Karten selbst zuweisen. Dadurch seht ihr sofort, wer die jeweilige Karte erstellt hat.

Remote Retrospektiven - Trello Karte zuweisen

Um dir eine Karte zuzuweisen, öffne die Karte mit einem Klick und wähle dich über den Button “Mitglieder” aus.

Tipp: Erstelle die Karten auch während deiner täglichen Arbeit!
In deiner täglichen Arbeit stößt du sicherlich oft auf Themen, die du in der nächsten Retro ansprechen willst. Aber bis die nächste Retro dann da ist, hast du vieles bereits wieder vergessen… Um dieses Problem zu lösen, solltest du dir angewöhnen, die Themen immer gleich aufzuschreiben, wenn sie dir auffallen.

Trello (und auch viele der anderen Tools) bieten hier z.B. die Möglichkeit “Aufgaben” per E-Mail zu erstellen. So sind sie schnell erstellt und sicher bis zur nächsten Retro aufgenommen.

 

3) Vorstellung der Karten

Nach einigen Minuten könnt ihr nun dazu übergehen, dem Team die Karten vorzustellen. Geht einfach der Reihe nach die Karten durch und jeder stellt seine Karten ganz kurz vor. Und falls jemandem eine Karte unklar ist, könnt ihr Nachfragen dazu stellen.

Wichtig hierbei ist aber, dass ihr euch auf reine Verständnisfragen konzentriert! Steigt noch nicht in eine inhaltliche Diskussion ein. Das kommt erst später.

 

4) Voting der zu besprechenden Karten

Nachdem alle Karten vorgestellt und mögliche Unklarheiten beseitigt wurden, geht es nun darum zu klären, welche Karten im Detail besprochen werden sollen.

Hierfür würde ich euch empfehlen, dass jeder 3 Stimmen bekommt, die er auf die Karten in den Spalten „Was sollten wir ändern“ und „Fragen & Diskussionen“ verteilen darf.

Remote Retrospektiven - Trello Stimme abgeben

Um deine Stimme für eine Karte abzugeben, öffne die Karte und klicke – unter “Aktionen” – auf “Abstimmen”.

Wenn alle Teammitglieder ihre Stimmen abgegeben haben, kannst du die Spalten nach “Mehrheit der Stimmen” sortieren. Klicke dazu rechts oben in der gewünschten Spalte auf “…”, wähle “Sortieren nach…” und dann “Mehrheit der Stimmen” aus.

 

5) Top-Karten besprechen und TODOs ableiten

Jetzt könnt ihr die inhaltliche Diskussion starten: Nehmt euch dazu die Karte mit den meisten Stimmen vor und diskutiert, war ihr mit diesem Thema anstellen wollt.

Wichtig bei diesem Schritt ist, dass ihr immer versuchen solltet, mindestens ein TODO abzuleiten (siehe TODO-Spalte) und dies dann auch einer(!) Person zuzuordnen.

TIPP: Begrenzt eure Diskussion pro Thema auf 10 Minuten + 5 Minuten + …
Wahrscheinlich könnt ihr bereits über das erste Thema stundenlang diskutieren. Da es aber mehrere Themen gibt und die Zeit eurer Retro begrenzt ist, solltet ihr eure Zeit pro Thema begrenzen. Es zeigt sich immer wieder, dass nach ca. 10 Minuten die wichtigsten Punkte bereits gesagt wurden.

Deshalb solltet ihr euch einen Timer auf 10 Minuten stellen und dann entscheiden, ob ihr zum nächsten Thema übergehen könnt. Wenn die Mehrheit für eine “Verlängerung” der Diskussion ist, dann gebt euch weitere 5 Minuten. Solltet ihr nach weiteren 5 Minuten immer noch diskutieren, könnt ihr erneut abstimmen (solange bis die Mehrheit zum nächsten Thema übergehen will). 

Nun könnt ihr solange diskutieren und Verbesserungsmöglichkeiten ausarbeiten, bis die Zeit, die ihr euch für eure Retro reserviert habt (z.B. 90 Minuten), aufgebraucht ist. Da ihr die TODOs immer gleich in die passende Spalte schreiben könnt, braucht ihr am Ende der Retro keine wirkliche Nacharbeit mehr.

Nach der Retro kann dann jeder die ihm zugewiesenen TODOs bearbeiten und die nächste Retro beginnt dann wieder bei Schritt 1: “Stand der TODOs der letzten Retro prüfen”.

 

Gar nicht so schwer: Die Retrospektiven mit einem Remote-Team!

Wie du siehst, ist die Durchführung einer Retro mit einem Remote-Team nicht viel komplizierter, als wenn sich alle in einem Raum befinden. Ein Vorteil dieses digitalen Ablaufs gegenüber der analogen Durchführung ist sogar, dass du am Ende der Retro keine weitere Dokumentation mehr anfertigen musst. Denn die Ergebnisse sind ja bereits in Trello dokumentiert. Und wenn du für jede Retro ein neues Board erstellst, dann bleibt diese Dokumentation auch erhalten.

Du musst also mit deinem Remote-Team nicht auf Retrospektiven verzichten! Und so steht euch, auf eurem Weg zum Hochleistungsteam, nichts mehr im Wege!


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Ein Kommentar zu “Remote Retrospektiven mit verteilten Teams (in 5 Schritten)”

  1. Michael

    Hallo Fabian,
    ich schreibe gerade an einer Hausarbeit für mein Bachelor-Studium. Konnte deiner Seite und im Speziellen diesem Beitrag einige wertvolle Infos entnehmen. Vielen Dank dafür!
    Mach weiter so und herzliche Grüße
    Michael

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