Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wie viele Mitarbeiter benötige ich zu welchen Zeiten, um das Projekt termingerecht fertig zu stellen? Stehen die benötigten Maschinen zur richtigen Zeit zur Verfügung? Und wie kann ich Leerlaufzeiten, aber auch eine Überlastung meiner Mitarbeiter verhindern?

Auf all diese Fragen gibt dir die Ressourcenplanung im Projektmanagement Antworten. Im folgenden Artikel zeige ich dir, wie du in 3 Schritten deinen Ressourcenbedarf identifizieren und optimieren kannst.

 

Ressourcenplanung anhand von Gruppen und Qualifikationen

Bevor wir aber gleich zu den Schritten einer Ressourcenplanung und -optimierung kommen, ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass wir mit Personengruppen (und nicht mit realen Personen) arbeiten. Denn anders als bei Verantwortlichkeiten bestimmen wir in der Ressourcenplanung noch nicht, dass eine bestimmte Person X ein Arbeitspaket übernehmen soll. Bei der Ressourcenplanung beschreiben wir vielmehr Personengruppen mit bestimmten Qualifikationen, um bestimmte Aufgaben erledigen zu können. D.h. wir planen nicht mit Herrn Müller, sondern dass wir eine Person benötigen, die beispielsweise Parkett verlegen kann.

 

Bedarfsermittlung

Als Basis der Bedarfsermittlung nutzen wir die Ergebnisse des Projektstrukturplans, genauer gesagt die darin beschriebenen Arbeitspakete. Für jedes dieser Arbeitspakete schätzen wir, welche Ressourcen wir benötigen. So können wir Schritt für Schritt die benötigten Ressourcen für das gesamte Projekt ermitteln.

Bei der Schätzung jeder Ressource in jedem Arbeitspaket ist es wichtig zu bestimmen, ob es sich um eine Summenschätzung oder um eine Ratenschätzung handelt.

Den Unterschied dieser beiden Schätzarten will ich dir anhand eines Beispiels verdeutlichen: Nehmen wir an, unser Projekt ist das Renovieren einer Wohnung und wir wollen u.a. einen Parkettboden verlegen.

Bei der Mege an benötigtem Parkett handelt es sich um eine sogenannte Summenschätzung, da wir hier einfach die Bodenflächen der verschiedenen Räume aufsummieren müssen.

Bei der sogenannten Ratenschätzung hingegen verändert sich die Menge der benötigten Ressourcen anhand der Dauer, die wir für dieses Arbeitspaket benötigen. Klar wird das, wenn wir uns in unserem Beispiel die Ressource des Bodenverlegers anschauen. Denn hier macht es natürlich einen Unterschied, ob wir den Boden innerhalb von einer Woche oder innerhalb von zwei Wochen verlegen wollen. Basierend auf der geplanten Dauer benötigen wir den Bodenverleger in einen Fall für 5 Personentage und im anderen Fall für 10 Personentage.

 

Die Kapazitätsganglinie

Nachdem wir nun für jedes Arbeitspaket die benötigten Ressourcen bestimmt haben, müssen wir diesen Bedarf mit den Daten aus unserer Ablauf- und Terminplanung kombinieren. Denn dadurch wissen wir, wann die verschiedenen Arbeitspakete im Projektverlauf durchgeführt werden sollen:

 

Kombinieren wir also diesen Balkenplan aus der Ablauf- und Terminplanung mit den benötigten Ressourcen, bekommen wir eine sogenannte Kapazitätsganglinie, die uns anzeigt, wann wir wie viele Ressourcen benötigen:

 

In unserem Beispiel sehen wir, dass wir – laut bisheriger Planung – zu Beginn des Projekts relativ wenig Kapazitäten benötigen. Der Ressourcenbedarf steigt dann aber an, hat in der Mitte unseres Projekts eine Spitze und fällt danach wieder stark ab.

 

Der Kapazitätsabgleich

Da nun aber die wenigsten Projekte völlig frei über ihre Ressourcen verfügen können und wir natürlich auch eine möglichst ausgeglichene Auslastung unserer Projektmitarbeiter erreichen wollen, müssen wir jetzt noch den sogenannten Kapazitätsabgleich durchführen.

Folgendes Schaubild zeigt den Plan, wie die Arbeitskräfte in einem Projekt eingesetzt werden sollen:

 

Wir sehen, dass der bisherige Plan einen sehr unausgeglichenen Einsatz unserer Mitarbeiter vorsieht. Außerdem sehen wir, dass die Arbeitspakete so eingeplant sind, dass sie teilweise oberhalb und teilweise unterhalb der Kapazitätsgrenze liegen.

Dort wo sie oberhalb der Kapazitätsgrenze liegen, müsste das Projektteam dann entweder Überstunden machen oder externe Mitarbeiter hinzuziehen. Dort wo sie unterhalb der Kapazitätsgrenze liegen, haben wir einen Leerlauf und die Mitarbeiter wären nicht voll ausgelastet.

Um das nun zu verhindern, muss der Projektplan optimiert werden und das ist letztlich wie Tetris spielen. Denn für die Optimierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Dreh- und Angelpunkt ist der jeweilige Aufwand eines Arbeitspakets, also beispielsweise ein Aufwand von 4 Personentagen. Diese können auf verschiedene Art und Weise geleistet werden:

• von 2 Personen an 2 Tagen,
• von 4 Personen an einem Tag,
• von einer Person an 4 Tagen,
• oder auch mit einer wechselnden Anzahl an Personen (je nach Tag)

 

Um die zu leistende Arbeit also möglichst gleichmäßig zu verteilen, hast du folgende drei Möglichkeiten:

• Strecken oder Stauchen von Vorgängen:
  In vielen Fällen ist es möglich einen Vorgang zu strecken oder zu stauchen. D.h. dass für einen Vorgang, der an einem Tag hätte abgearbeitet werden sollen, jetzt vier Tage Zeit eingeplant sind. Durch diese Streckung reduziert sich die Kapazitätsauslastung an einem Tag und verteilt sich über die anderen Tage.
• Verschieben von Vorgängen:
  Sofern ein Vorgang einen freien Puffer hat, kannst du diesen natürlich auch verschieben, um ihn so in einen Bereich des Projektes zu bekommen, in dem die Kapazitäten noch nicht voll ausgelastet sind.
• Zerlegen und separates Abarbeiten der Vorgänge:
  Manche Vorgänge lassen sich auch in zwei Teilvorgänge aufbrechen, so dass sie zu unterschiedlichen Zeiten abgearbeitet werden können.

Nach erfolgter Optimierung kann die Kapazitätsauslastung dann beispielsweise wie folgt aussehen:

 

Zwar konnten in unserem Beispiel nicht alle Vorgänge so umgeplant werden, so dass keine Überstunden zu erwarten sind, aber die Auslastung des Projektteams ist insgesamt viel gleichmäßiger. Erreicht haben wir das, indem wir die Arbeitspakete B und H gestreckt und das Arbeitspaket D verschoben haben. Dafür hat sich aber auch das Ende des Projekts etwas nach hinten verschoben, was in unserem Beispielprojekt kein Problem war.

 

Zusammenfassung

Basierend auf den Ergebnissen des Projektstrukturplans kannst du also für jedes Arbeitspaket den Ressourcenbedarf ermitteln. In Kombination mit der Ablauf- und Terminplanung bekommst du dann die Kapazitätsganglinie mit der du siehst, wie gleichmäßig deine bisherige Ressourcenplanung ist. Anschließend kannst du deine Pläne so optimieren, dass du eine möglichst gleichmäßige Ressourcenauslastung erreichst und sicherstellen, dass dein Team nicht bereits durch den Plan überlastet ist und viele Überstunden schieben muss.