5 Schritte zum optimalen Risikomanagement – Teil 2

Letzte Woche haben wir die ersten zwei Schritte des Risikoprozesses besprochen. Wir haben die Projektrisiken identifiziert, bewertet und sie in die Risikomatrix eingetragen.

Heute geht es deshalb um die Maßnahmen, die du einleiten oder vorbereiten solltest, um mit den Risiken optimal umzugehen. Zudem stellen wir uns die Frage, wie du Veränderungen kontrollierst und die ganzen Informationen letztlich systematisch dokumentierst, damit sie dir auch wirklich etwas bringen.

Der Risikomanagement-Prozess – Übersicht

Bevor wir uns nun aber die Schritte drei bis fünf des Risikomanagement-Prozesses genauer anschauen, hier nochmal ein kurzer Überblick über den gesamten Prozess:

Die ersten beiden Schritte (Identifikation und Bewertung der Risiken), wie auch die kostenlose Vorlage zur Risikomatrix findest du im Artikel von letzter Woche!

3) Maßnahmen einleiten (Minderung / Maximierung)

Nun aber zum dritten Schritt des Risikomanagement-Prozesses: Maßnahmen einleiten! In diesem dritten Schritt geht es – wie die Bezeichnung schon sagt – darum, gezielte Maßnahmen für die negativen wie auch die positiven Risiken einzuleiten. Hier kann man zwischen zwei Arten unterscheiden:

• Proaktive Maßnahmen
  Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die schon vor dem Eintreten des Risikos umgesetzt werden. Meist sollen diese die Eintrittswahrscheinlichkeit eines negativen Risikos reduzieren, so dass dass es gar nicht erst eintritt. Bei positiven Risiken gilt natürlich das Gegenteil: Hier soll die Eintrittswahrscheinlichkeit erhöht werden, so dass dieses positive Risiko (oder die Chance) möglichst wahrscheinlich eintritt.
  Eine klassische proaktive Maßnahme wäre beispielsweise die regelmäßige Wartung deines Autos, so dass die Wahrscheinlichkeit einer Panne reduziert wird.

• Reaktive Maßnahmen
  Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, die dann umgesetzt werden, wenn das Risiko bereits Wirklichkeit geworden ist.
  Eine reaktive Maßnahme – um in unserem Beispiel zu bleiben – wäre der Anruf bei einem Pannendienst, der dir im Falle einer Panne zur Hilfe eilt.

An diesen Beispielen zeigt sich, dass es auch Mischformen (bei proaktiven und reaktiven Maßnahmen) gibt:

• Du kannst beispielsweise dem ADAC beitreten, so dass das Abschleppen im Falle einer Panne nicht so teuer wird.
• Manche reaktiven Maßnahmen müssen auch „proaktiv“ vorbereitet werden, denn ein Ersatzrad bringt dir ja nur etwas, wenn du es vor deiner Abfahrt im Auto verstaut hast. Obwohl du proaktiv tätig geworden bist, handelt es sich hier dennoch um eine reaktive Maßnahme, weil du erst nachdem du einen Platten hast, wirklich aktiv wirst.

Kommen wir nun aber zurück zu unserem Risiko-Mapping (das wir letzte Woche in Schritt 2 besprochen hatten). Wie du siehst, gibt es drei Risiko-Faktoren, die dir zeigen um welche Risiken du dich wie intensiv kümmern solltest:

• GRÜN – GERINGER RISIKO (BZW. CHANCEN) FAKTOR

  Die grünen Zellen stehen für einen geringen Risikofaktor. Diese Risiken solltest du regelmäßig überprüfen, damit du erkennen kannst, ob es Veränderungen bei der Wahrscheinlichkeit oder den Konsequenzen gegeben hat. Falls dies der Fall ist, solltest du sie in der Matrix neu einordnen.

• GELB – MITTLERER RISIKO (BZW. CHANCEN) FAKTOR
  Die gelben Zellen stehen für einen mittleren Riskofaktor. Diese Risiken solltest du überwachen. Die Überwachung soll dazu führen, dass Änderungen bei der Wahrscheinlichkeit oder den Konsequenzen so frühzeitig erkannt werden, dass geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Hierbei geht es um die Minimierung negativer Konsequenzen sowie die Maximierung positiver Konsequenzen!

• ROT – HOHER RISIKO (BZW. CHANCEN) FAKTOR
  Die roten Zellen stehen für einen hohen Risikofaktor und deshalb solltest du sie sehr engmaschig überwachen. Zudem solltest du gleich von Anfang an Maßnahmen einleiten, welche die Eintrittswahrscheinlichkeit für negative Risiken reduziert und für positive Risiken erhöht.

4) Kontrolle

Im vierten Schritt geht es darum in festgelegten Intervallen zu überprüfen, ob es Veränderungen bei den Risiken gegeben hat.
 Fragen, die du dir stellen solltest, sind u.a. „Können wird neue Risiken erkennen?“ und „Hat sich etwas an der Eintrittswahrscheinlichkeit oder den Konsequenzen der Risiken verändert?“. Hier siehst du auch, ob deine bereits eingeleiteten Maßnahmen erfolgreich waren.

Diese regelmäßige Kontrolle der Risiken ist – neben der Identifikation der Risiken in Schritt 1 – einer der wichtigsten Schritte im Risikoprozess. Hier entscheidet sich, ob dein Risikomanagement wirklich etwas bringt, oder doch nur Zeitverschwendung ist. Wenn du die Projekt-Risiken nämlich nur einmal analysierst und die Dokumente danach in der Schublade verschwinden, hättest du dir die Arbeit auch sparen können. Die Qualität deines Risikomanagements steht und fällt damit, ob es sich bei den Dokumenten um „lebende“ Dokumente handelt, die regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

5) Risiko-Dokumentation / -Kommunikation

Im fünften und letzten Schritt geht es um das Risikoberichtswesen. Hier werden die aus den vorherigen Schritten gewonnenen Informationen aufgeschrieben und an die relevanten Akteure weitergeleitet.
 Leider wird dieser Schritt oft vernachlässigt – und damit der Nutzen des Risikomanagements drastisch reduziert.

Nur wenn die Erkenntnisse über Risiken, Eintrittswahrscheinlichkeiten und geplante/umgesetzte Maßnahmen gut dokumentiert und den relevanten Akteuren zugänglich gemacht werden, können diese Informationen auch dazu genutzt werden, den Risiken optimal zu begegnen.

Außerdem kann eine solche Dokumentation in einem späteren, neuen Projekt genutzt werden, um die Identifikation der Risiken zu erleichtern.

Das Risikoportfolio

Um das Risikoberichtswesen nicht unnötig kompliziert zu machen, kannst du dir einfach eine Excel-Tabelle mit folgenden Spalten anlegen:

• Nummer des Risikos (für dessen eindeutige Zuordenbarkeit)
• Name des Risikos
• Kategorie (fällt das Risiko zusammen mit anderen Risiken in eine Kategorie?)
• Beschreibung (so detailliert, dass jeder versteht, worum es bei dem Risiko geht)
• Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen und Risikofaktor (die du im letzten Artikel berechnet hast)
• Maßnahmen (die eingeleitet werden sollen)
• Verantwortlicher (für deren Umsetzung – immer nur 1 Person!)
• Review Termin (wann soll das Risiko und die Maßnahmen erneut überprüft werden?)

Damit hast du die 5 Schritte des Risikoprozesses für ein professionelles Risikomanagement durchlaufen!

Du hast (1) die Risiken identifiziert und (2) bewertet – und in einer Risikomatrix eingetragen. Danach hast du (3) Maßnahmen geplant und eingeleitet sowie (4) kontrolliert welche Veränderungen sich ergeben haben und welche Maßnahmen erfolgreich waren. Mit deinem (5) Risikoberichtswesen stellst du sicher, dass die gesammelten Informationen – über dein Risikoportfolio – für die relevanten Akteure und für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.

Mit diesem systematischen und professionellen Risikomanagement optimierst du deine Zielerreichung und verschaffst dir einen Wettbewerbsvorteil, der am Schluss den Unterschied ausmachen kann!

In diesem Sinne wünsche ich dir erfolgreiche Projekte!

Bildquelle (Titelbild): Morguefile.com – davidpwhelan (https://www.ofaolain.com)