Die schleichende Gefahr für dein Projekt: Scope Creep

Scope Creep – also die schleichende Ausweitung des Projektumfangs – ist einer der am weitesten verbreiteten Gründe für Zeit- und Geldverschwendung, Unzufriedenheit bei Projektteams und Stakeholder und letztlich auch für verpasste Ziele.

Aber was genau ist Scope Creep, wie entsteht er und wie lässt er sich begrenzen oder sogar ganz verhindern?

Im Folgenden betrachten wir die Top 4 Gründe für Scope Creep und suchen nach Gegenmitteln.

 

Was ist Scope Creep?

Um den wirklichen Kern des Problems zu erkennen und anschließend die richtigen Gegenmaßnahmen identifizieren zu können, ist es erst einmal wichtig zu klären was Scope Creep genau ist:

Als PROJECT SCOPE bezeichnet man den Umfang des Projekts. Also alle Produkte, Dienstleistungen und sonstigen Resultate, die ein Projekt liefern soll. Oft wird zur Dokumentation des Projekt-Scopes ein Projektstrukturplan verwendet, der dann vom Auftraggeber genehmigt wird.

SCOPE CREEP ist dann dementsprechend definiert als das Hinzufügen neuer Anforderungen oder Aufgaben zum Projekt, ohne deren Auswirkungen auf Zeitplanung, Kosten und Ressourcenbedarf zu berücksichtigen oder ohne Genehmigung durch den Auftraggeber (siehe dazu auch das magische Dreieck).

 

Das Problem des Scope Creeps

Aber wo liegt jetzt das Problem? Denn klar ist doch, dass kein Projekt jemals genau das umsetzen wird, was zu Beginn angedacht war.

In jedem Projekt wird es Änderungen des Projektumfangs geben. Und das ist auch gut so! Denn die Veränderung des Projektumfangs ist nötig und wichtig für jedes Projekt. Hier liegt also nicht der Kern des Problems!

Das eigentliche Problem an der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs ist vielmehr, dass die Änderungen nicht genehmigt und/oder nicht im Plan berücksichtigt werden. Denn wenn Projektänderungen genehmigt (und deren Auswirkungen eingeplant werden) handelt es sich ja nicht um Scope Creep.

Wenn aber an nicht genehmigten Aufgaben gearbeitet wird, muss dies normalerweise innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens geleistet werden. Das lässt dann wiederum weniger Zeit für die genehmigten Aufgaben. Im schlimmsten Fall hat das dann zur Konsequenz, dass entweder vereinbarte Ergebnisse nicht erledigt werden können oder mehr Zeit und/oder Geld dafür benötigt wird.

 

Top 4: Wann tritt Scope Creep auf?

Scope Creep hat zwar viele Ursachen. Sie lassen sich aber in folgende vier Hauptgründe bündeln:

Unklar bzw. unvollständig definierter Projektumfang

Der offensichtlichste, aber leider auch häufigste Grund für Scope Creep liegt darin, dass der Projektumfang nie klar definiert wurde. Und wenn der Projektumfang schwammig formuliert ist, wundert es nicht, dass es am Ende auch unterschiedliche Vorstellungen darüber gibt.

Gegenmaßnahmen:

• Nimm dir – mit deinem Team – ausreichend Zeit für eine saubere Projektinitialisierung und -Planung.
• Wichtig ist hierbei nicht nur eine eindeutige Definition der Ziele (siehe dazu auch mein Video zu SMART-Zielen) sondern auch eine möglichst klare Abgrenzung der Nicht-Ziele. D.h. es sollte, wenn möglich, auch klargestellt werden, was das Projekt nicht bearbeiten soll.
• Gerade zu Beginn eines Projekts nehmen die verfügbaren Informationen täglich stark zu. Wiederhole deshalb die Planungsschritte mehrmals, um nach und nach von einer Grobplanung zu einer immer detaillierteren Planungstiefe zu gelangen.
• Erstelle einen Projektstrukturplan in dem alle Arbeitspakete aufgeführt werden und lasse ihn dir vom Auftraggeber absegnen.

 

Kein Inhalts- und Umfangsmanagement

Im laufenden Projekt wird es zwangsweise zu veränderten Anforderungen kommen. Manche Punkte kommen neu hinzu, andere fallen weg. Aber ohne ein gutes Inhalts- und Umfangsmanagement (engl.: scope management) kann nicht sichergestellt werden, dass im Projekt genau die Aufgaben durchgeführt werden, die zum erfolgreichen Abschluss notwendig sind.

Gegenmaßnahmen:

• Achte darauf, dass es in deinem Projekt einen klaren und einfachen Prozess gibt, den Änderungsanforderungen durchlaufen müssen. Hierbei ist es vor allem auch wichtig, dass klar geregelt ist, wer Änderungen absegnen darf.
• Kontrolliere in regelmäßigen Abständen mit dem Auftraggeber, ob der vereinbarte Umfang noch passend ist, oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen.
• Für jede Aufgabe im Projekt muss klar sein, warum sie umgesetzt werden soll. Denn nur wenn klar ist, wie sie zum Projekterfolg beiträgt, fällt auch auf, wenn die Notwendigkeit zur Umsetzung – beispielsweise durch veränderte Rahmenbedingungen – wegfällt.

 

Nicht (ausreichend) involvierte Auftraggeber und Stakeholder

Nicht wenige Projekte stehen vor dem Problem, dass der Auftraggeber nicht eng genug in das Projekt eingebunden ist und für wichtige Entscheidungen nicht zur Verfügung steht.

Ähnlich sieht es bei vielen Stakeholdern aus: sie investieren nicht ausreichend Zeit in das Projekt und/oder beteiligen sich nicht genügend an der Detaillierung der verschiedenen Anforderungen.

So verständlich dieses Verhalten ist, so gefährlich ist es aber auch für das Projekt. Denn ein Projektteam, das diese Lücken schließen muss, wird sich sehr wahrscheinlich schnell mit Scooe Creep konfrontiert sehen.

Gegenmaßnahmen:

• Auftraggeber sollten die Projektvision und Projektnutzen, aber auch die Abgrenzung zu anderen Projekten vornehmen.
• Die verschiedenen Erwartungen und Rollen im Projekt sollten dokumentiert UND den Beteiligten kommuniziert werden. Oft haben verschiedene Akteure nämlich grundlegend unterschiedliche Auffassungen über die verschiedenen Rollen (und handeln dementsprechend). Siehe dazu auch “Warum dein Projekt an ungeklärten Erwartungen scheitern kann!“
• Stakeholder sollten über regelmäßig Statusberichte informiert und wo möglich auch zur Mitarbeit bewegt werden.
• Das Risiko einer nicht ausreichenden Beteiligung der Stakeholder sollte in keiner Risikoanalyse fehlen. So können frühzeitig Gegenmaßnahmen und Alternativen entwickelt werden.

 

Länge des Projekts

Die Länge des Projekts ist – wenn man es genau nimmt – eigentlich kein eigenständiger Grund, sondern intensiviert nur die vorangegangenen Probleme. Denn je länger ein Projekt ist, desto mehr fällt ein unklar bzw. unvollständig definierter Projektumfang, mangelndes Inhalts- und Umfangsmanagement sowie nicht (ausreichend) involvierte Auftraggeber und Stakeholder ins Gewicht.

Gegenmaßnahmen:

• Unterteile dein Projekt in kleinere Teilprojekte.
• Unterteile deine (Teil-)Projekte in kleinere Phasen.
• Schließe jedes Teilprojekt bzw. jede Phase bewusst ab. Führe ein After Action Review / Lessons Learned Workshop durch und aktualisiere bzw. verfeinere deine Pläne bzw. den Umfang für noch ausstehende Teile.

 

Fazit

Scope Creep – also die schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist einer der am weitesten verbreiteten Gründe für Zeit- und Geldverschwendung, Unzufriedenheit bei Projektteams und Stakeholder und letztlich auch für verpasste Zielen.

Und obwohl sich die Gefahr nie vollständig verhindern lässt, kannst du sie mit folgenden Schritten stark eingrenzen:

• Beschreibe den Projektumfang möglichst detailliert und lasse ihn vom Auftraggeber absegnen.
• Definiere einen möglichst einfachen Prozess, wie Änderungswünsche in das Projekt eingebracht, bearbeitet und ggf. in die Pläne eingearbeitet werden sollen.
• Achte auf eine enge Einbindung des Auftraggebers und anderer Stakeholder in das Projekt
• Unterteile das Projekt in kleinere, in sich abgeschlossene und einfacher handhabbare Teilprojekte/Phasen.

 

Wie gehst du gegen Scope Creep in deinen Projekten vor? Was funktioniert bei dir gut und was eher weniger? Und hast du noch weitere Tipps? Über einen kurzen Kommentar würde ich mich sehr freuen!