Ganz einfach die richtige Projektmanagement-Methode finden (die Stacey-Matrix)

Agil oder klassisch – das ist hier die Frage. Projektmanagement-Methoden müssen immer zur aktuellen Situation passen, sonst können sie ihre volle Wirkung nicht entfalten. Wenn du unsicher bist, ob du dein Projekt eher mit klassischen oder lieber mit agilen Methoden umsetzen sollst, dann wirst du die Stacey-Matrix lieben! Mit ihr kannst du ganz einfach die passende Projektmanagement-Methode für dein Projekt finden.

 

Projektmanagement-Methoden sind wie Medizin. Ähnlich wie beispielsweise Antibiotika können sie – richtig angewendet – eine fantastische Wirkung erzielen. Doch falsch angewendet sind sie im besten Fall wirkungslos und wenn es schlecht läuft sogar schädlich. Wie kannst du also die richtige Methode für dein Projekt auswählen? Solltest du lieber klassisch, oder doch besser agil vorgehen?

Auch bei dieser Entscheidung hält der Vergleich mit der Medizin stand. Denn Ärzte brauchen jahrelange Erfahrung, um die richtige Diagnose zu stellen und dann die richtige Medizin auswählen zu können. Und als Projektleiter benötigst du ebenso viel Erfahrung, um die Situation, in der du ein Projekt umsetzen sollst, richtig einschätzen zu können. Anschließend musst du die richtige Projektmanagement-Methode auswählen und diese dann auch noch korrekt anwenden. Das sind schon echt viele Herausforderungen. Und dabei wurden die im Projekt enthaltenen Probleme auf dem Weg zum Ziel überhaupt noch nicht betrachtet…

 

Stacey-Matrix: das WAS und das WIE sind entscheidend!

Zum Glück gibt es aber Hilfe in Form der Stacey-Matrix. Sie geht auf den britischen Management-Professor Ralph Douglas Stacey zurück und hilft dir bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode für dein Projekt.

Für deine Entscheidung für die richtige Projektmanagement-Methode musst du zwei Faktoren deines Projekts bestimmen. Zum einen geht es – auf der vertikalen Achse – um die Anforderungen und damit um die Frage “Was soll erreicht werden?”. Hier kannst du zwischen den Ausprägungen “klar” und “unklar” wählen. Der zweite Faktor, den du bestimmen musst, ist der Lösungsansatz bzw. die Frage “Wie kann das Ziel erreicht werden?”. Auch hier kannst du auf einer Skala von “bekannt” zu “unbekannt” wählen.

 

Einfach, kompliziert, komplex oder chaotisch?

Je nachdem, wie diese beiden Faktoren in deinem Projekt ausgeprägt sind, befindest du dich in einer der folgenden vier Situationen:

Einfache Situationen

Einfach sind Situationen dann, wenn sowohl die Anforderungen klar, als auch der Weg zur Zielerreichung bekannt sind. Das gilt meist für Routinetätigkeiten, bei denen schon eine gewisse Erfahrung vorliegt. Ein Beispiel für eine solche Situation wäre eine Gebührenerhöhung für Bestandskunden. Hier kann im Vorfeld klar bestimmt werden, (a) was erreicht werden soll (Anforderungen) und (b) wie diese Gebührenerhöhung durchgeführt werden kann (Weg zum Ziel). Anschließend müssen die einzelnen Arbeitsschritte nur noch ausgeführt werden.

Anzuwendende Methode: klassische Standardprozesse, in der Regel keine Projektmanagement-Methode nötig.

 

Komplizierte Situationen

Kompliziert sind Situationen dann, wenn bei den Anforderungen und/oder bei dem Weg zur Lösung eine gewisse Unklarheit herrscht. In komplizierten Situationen erreicht man mit klassischem Projektmanagement meist sehr gute Ergebnisse. Wichtig ist hierbei aber zu beachten, dass je nach Ausprägung der Faktoren ein unterschiedlicher Fokus gewählt werden sollte.

Bestehen nämlich Unklarheiten in Bezug auf die Ziele des Projekts, dann spricht Ralph Douglas Stacey vom Bereich des “political decisionmaking”. Es geht also primär um Kompromisse und Verhandlungen und darum die Willensbildung und den Entscheidungsprozess im Blick zu behalten. Wichtig hierbei ist es eng mit den Stakeholdern zusammen zu arbeiten und auch ein gutes Projekt-Marketing ist hier von zentraler Bedeutung.

Bestehen aber Unklarheiten in Bezug auf den Lösungsweg, dann spricht Stacey von “judgemental decisionmaking”. In diesem Bereich geht es darum, sich mit Experten zu beraten, um aus mehreren Alternativen (good practice) den für diese Situation besten Lösungsweg zu finden.

Anzuwendende Methode: klassisches Projektmanagement (Wasserfall).

 

Komplexe Situationen

Wenn nun aber die Anforderungen sehr unklar sind und sich oft ändern oder wenn der Weg zum Ziel unklar und nicht vorhersehbar ist, befindet sich dein Projekt in einem komplexen Umfeld.

Und da sich ein solches komplexes System in ständiger Bewegung befindet, solltest du auch nicht zu sehr versuchen Ordnung und Sicherheit herzustellen. Denn der Versuch einen zu Beginn erstellten Plan einfach bis zum Ende abzuarbeiten ist hier nicht erfolgversprechend. Viel wichtiger ist es sich in einer solchen Situation iterativ – also schrittweise und in Widerholungen gleicher oder ähnlicher Handlungen – an das Ziel anzunähern. So kannst du erwünschte Ergebnisse weiter verfolgen und Fehlentwicklungen schnell korrigieren. In komplexen Systemen sind also agile Vorgehensweisen sehr vielversprechend.

Anzuwendende Methode: agile Projektmanagement-Methoden (z.B. SCRUM).

 

Chaotische Situationen

Wenn nun aber beide Faktoren – d.h. das Ziel sowie der Weg zum Ziel – völlig unklar sind, dann befindest du dich in einer chaotischen Situation. Hier ist der Versuch eine richtige Antwort im Vorfeld zu bestimmen sinnlos.

In chaotischen Situationen ist es deshalb extrem wichtig Ordnung herzustellen. Es gilt also beherzt zu handeln, um das “WAS” und/oder das “WIE” klarer werden zu lassen. So verändert sich dann auch die Situation vom Chaos hin zu einer komplexen oder komplizierten Situation, in der du dann wieder erfolgversprechende Ansätze hast.

Anzuwendende Methode: Klärung der Ziele + agile Projektmanagement-Methoden (Experimente mit schnellem Feedback und Anpassung des Vorgehens aufgrund der Ergebnisse)

 

Die richtige Projektmanagement-Methode häng immer von der aktuellen Situation ab.

Wie du siehst, ist die Wahl der “richtigen” Projektmanagement-Methode immer abhängig von der Situation in der du dich befindest. Und auch wenn in den letzten Jahren bei vielen der Eindruck entstanden ist, dass agiles Projektmanagement der “heilige Gral” sei und dass das klassisches Projektmanagement quasi nicht mehr zeitgemäß sei, muss man bei genauerer Betrachtung feststellen, dass jede Methode ihre Stärken und Schwächen hat. Und genauso, wie ein guter Arzt zuerst die richtige Diagnose stellen muss, bevor er das passende Medikament verabreichen kann, solltest du dich vor jedem deiner Projekte fragen:

• Sind die Anforderungen / das Ziel klar?
• Kennen wir den Weg zum Ziel?
• Wie stabil bzw. wie dynamisch ist das Umfeld?

Basierend auf dieser Einordnung kannst du dann die richtige Vorgehensweise wählen.

 

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