Eine der besten To-Do Apps: Warum ich Todoist als Aufgabenverwaltung nutze

Nur wer zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben im Blick hat, kann effektiv und effizient arbeiten und letztlich gegen Stress und die ständige Überforderung vorgehen. Und hierfür ist eine gut funktionierende Aufgabenverwaltung einer der zentralen Bausteine.

Aus diesem Grund ist es auch nicht verwunderlich, dass es unzählige Apps und Programme zur Aufgabenverwaltung gibt, die um die Gunst der Kunden buhlen. Und natürlich habe ich (im Laufe der letzten Jahre) viele dieser Programme getestet und kann sagen: es gibt wirklich viele gute Angebote, so dass hier für jeden das Richtige dabei sein sollte.

Aber leider macht das die Entscheidung auch nicht gerade leichter. Im folgenden Artikel zeige ich dir deshalb, warum ich mich für Todoist entschieden habe.

Todoist ist die beste Aufgabenverwaltung (für mich und im Moment)

Im letzten Artikel habe ich dir ja bereits meine 6 Faktoren für ein gut funktionierendes To-Do-System gezeigt. Und ich muss sagen, dass Todoist zurzeit für mich das beste Gesamtpaket bietet.

Warum habe ich mich nun aber für Todoist entschieden? Gehen wir die Punkte einfach Schritt für Schritt durch:

Konzentration auf das Wesentliche

Leider versuchen viele Programme – nach und nach – zur eierlegenden Wollmilchsau zu werden. Das Problem hierbei ist aber meist, dass das Programm dann (a) überladen und unübersichtlich wird und (b) alle Funktionen gut, aber keine mehr sehr gut erledigt.

Für mich muss eine Aufgabenverwaltung vor allem ihr Kerngeschäft optimal beherrschen: nämlich Aufgaben übersichtlich verwalten und hierfür optimale Funktionalität bereitstellen. Für alles andere nutze ich dann die dafür passenden Methoden und Programme.

Und genau dieses Kerngeschäft erfüllt Todoist. Sehr gut finde ich die Unterteilung in die drei automatischen Listen:

• “Eingang”, in dem alle Aufgaben landen, die (noch) keinem Projekt zugeordnet sind,
• “Heute”, wo ich alle Aufgaben für heute sehe und
• “Nächste 7 Tage”, die mir – immer ab dem heutigen Tag – einen Wochenüberblick gibt.

Zudem gibt es eine intelligente Umplan-Funktion für überfällige Aufgaben. Sie macht anhand von Gewohnheiten, Dringlichkeit der Aufgabe, Wochentag vs. Wochenende und vielem mehr Vorschläge, die mit einem Klick übernommen werden können.

Aufgaben erstellen leicht gemacht!

Ein weiterer Punkt, warum ich gerne mit Todoist arbeite ist, dass das Erstellen einer Aufgabe super schnell geht. Ich muss nämlich nicht erst die Aufgabe erstellen, um dann das Fälligkeitsdatum, wiederkehrende Zeit-Regeln oder sonstige Zusatzinformationen einzustellen. Das geht alles bereits beim Eingeben der Aufgabe:

Wie du siehst, kann ich über die Eingabe von “Jeden Freitag 14:00 Wochen-Review machen #Projekt-XY” eine Aufgabe erstellen, die:

• Jeden Freitag wiederholt wird
• Mich um 14:00 daran erinnert
• Und i Projekt-XY abgelegt ist.

Damit geht das Eintragen von Aufgaben wirklich schnell!

Frei definierbare Filter

Eine weitere tolle Funktion sind die frei definierbaren Filter, mit denen du punktgenau komplexe Suchanfragen speichern kannst. Diese Filter können dir auch in der unübersichtlichsten Projekt-Landschaft helfen, den Überblick zu bewahren.

So kannst du beispielsweise über den Filter “7 Tage & zugewiesen von mir” sehen, welche von dir delegierten Aufgaben in den nächsten 7 Tagen fällig sind. Und damit dir keine Aufgabe mehr “durchrutscht”, gibt es den Filter “geteilt & !zugewiesen”. Damit werden alle Aufgaben aus freigegebenen Projekten angezeigt, die noch keinen Verantwortlichen zugewiesen bekommen haben.

Da Todoist mit sogenannten booleschen Operatoren arbeitet, sind deiner Phantasie keine Grenzen gesetzt. Mehr dazu findest du hier.

Was mir sonst noch an Todoist gefällt

Abgesehen von den oben genannten Funktionen, die mich optimal in meiner Arbeit unterstützen, gibt es noch viele weitere Aspekte, die mir an Todoist gefallen:

Der Wohlfühlfaktor

Ich finde die Todoist-Oberfläche wirklich sehr gut gelungen. Hier ist für mich der Wohlfühlfaktor einfach gegeben und das führt dazu, dass ich auch gerne mit dem Programm arbeite. Und auch wenn Wunderlist nun in Microsoft To-Do übergehen wird, muss ich es dennoch als Negativbeispiel heranziehen: Zwar hatte Wunderlist viele gute Funktionen und war früh auch offline verfügbar, aber letztlich bin ich aufgrund des “Look&Feel” nie wirklich warm damit geworden.

Der Spaßfaktor

Ein weitere nette Funktion ist das Todoist Karma. Sobald du es eingeschaltet und Tages- und Wochenziele für die Erledigung von Aufgaben gesetzt hast, kannst du langsam vom “Anfänger” die einzelnen Karmastufen bis zum “Erleuchteten” aufsteigen. Zum einen bringt diese Gamification Spaß und zum anderen bekommst du manchmal beim Erreichen einer neuen Stufe sogar eine Belohnung in Form von Premium-Gutscheinen.

Zudem gibt es noch die Tages- und die Wochenpunktzahl, die dir anzeigt, wie lange du schon deine Tages- oder Wochenziele ohne Unterbrechung erreichst hast. Und je länger du diese Kette nicht brichst, desto stärker wird der Anreiz sie auch weiterhin nicht zu brechen.

Die Verfügbarkeit des Systems

Der letzte Punkt – den zwar viele andere Programme auch erfüllen – ist die Verfügbarkeit auf fast allen Plattformen. So gibt es Apps für iOS und Android, Programme für Windows und Mac und ganz allgemein den Zugriff über gängige Webbrowser. Außerdem gibt es Add-Ons für Chrome, Firefox, Safari sowie für Outlook und Gmail.

Für Todoist gibt es zudem noch unzählige weitere Integrationen in Dienste, wie Google Drive & Dropbox, IFTTT, oder auch Workflow oder PomoDone.

Richtig durchstarten mit Todoist Premium

Abschließend will ich noch kurz auf den Preis von Todoist zu sprechen kommen. Zwar kann Todoist auch völlig kostenlos genutzt werden, aber viele der hilfreichen Funktionen sind nur in der Premium-Version enthalten. Wer täglich mit Todoist arbeitet – und sich damit viel Stress erspart und eine hohe Produktivität erlangt – dem sollten die 28,99€ pro Jahr nicht zu viel sein. Vor allem, wenn man berechnet, dass das nur knapp 8ct. pro Tag sind.

Alles in allem erfüllt Todoist meine Anforderungen sehr gut und ist derzeit für mich das beste Angebot im Bereich Aufgabenverwaltung. Geht dir das auch so? Oder gibst du einem anderen Programm den Vorzug? Lass es mich doch einfach kurz – in einem Kommentar – wissen.